Mẫu nội quy lao động 2026 (doanh nghiệp, tải Word)

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành quy định các quy tắc làm việc, kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong doanh nghiệp. Đây là căn cứ để quản lý lao động và xử lý kỷ luật khi có vi phạm.

Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh.

Căn cứ pháp lý: Điều 118, 119 Bộ luật Lao động 2019.

⬇ Tải mẫu (file Word)

Nội dung mẫu nội quy lao động doanh nghiệp 2026

⬇ Tải mẫu (file Word)

Nội quy lao động là gì? Khi nào bắt buộc phải có?

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định các quy tắc làm việc, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất mà mọi người lao động trong đơn vị phải tuân thủ. Nội quy là căn cứ duy nhất để xử lý kỷ luật lao động: hành vi không được quy định trong nội quy (hoặc hợp đồng lao động, pháp luật lao động) thì không được xử lý kỷ luật.

• Mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động (khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019).
• Sử dụng từ 10 người lao động trở lên: nội quy phải bằng văn bản và phải đăng ký tại Sở Nội vụ nơi đăng ký kinh doanh.
• Sử dụng dưới 10 người lao động: không bắt buộc bằng văn bản, nhưng nếu muốn xử lý kỷ luật thì nên thỏa thuận nội dung kỷ luật trong hợp đồng lao động.

9 nội dung chủ yếu bắt buộc phải có

Theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động không được trái pháp luật và phải gồm các nội dung chủ yếu sau:

1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
2. Trật tự tại nơi làm việc;
3. An toàn, vệ sinh lao động;
4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục;
5. Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
6. Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
7. Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
8. Trách nhiệm vật chất;
9. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Nội dung chi tiết từng mục được hướng dẫn tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Thiếu một trong các nội dung trên, Sở Nội vụ sẽ thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung khi đăng ký.

Điều chỉnh mẫu theo loại hình doanh nghiệp

Mẫu ở trên là khung chung. Khi áp dụng, nên bổ sung các quy định đặc thù theo ngành để nội quy sát thực tế và dễ áp dụng khi xử lý kỷ luật:

• Văn phòng, công ty dịch vụ: quy định giờ làm việc linh hoạt, làm việc từ xa, sử dụng máy tính, thư điện tử, bảo mật dữ liệu khách hàng và thông tin nội bộ.
• Nhà máy, xưởng sản xuất: chi tiết ca kíp, làm thêm giờ, trang bị bảo hộ lao động, quy trình vận hành máy, khu vực cấm, xử lý khi gây hư hỏng máy móc, nguyên vật liệu (trách nhiệm vật chất).
• Nhà hàng, khách sạn: đồng phục, vệ sinh an toàn thực phẩm, thái độ phục vụ khách, quản lý tiền thu ngân, tiền boa, ca đêm.
• Cửa hàng bán lẻ, chuỗi cửa hàng: quản lý hàng hóa, kiểm kê, thất thoát, tiền mặt, giờ mở cửa, đổi ca.
• Doanh nghiệp có người lao động nước ngoài: nên có bản song ngữ; quy định về giấy phép lao động, thời hạn cư trú của người lao động nước ngoài.

Các quy định đặc thù vẫn phải nằm trong khuôn khổ Bộ luật Lao động 2019, không được đặt ra hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật (khoản 2 Điều 127).

Các hình thức xử lý kỷ luật lao động được phép quy định

Nội quy chỉ được áp dụng 4 hình thức kỷ luật theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019:

1. Khiển trách;
2. Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng;
3. Cách chức;
4. Sa thải (chỉ áp dụng trong các trường hợp tại Điều 125, ví dụ trộm cắp, tham ô, đánh bạc, tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 30 ngày không có lý do chính đáng).

Thủ tục đăng ký nội quy tại Sở Nội vụ (hồ sơ, thời hạn 10 ngày, hiệu lực sau 15 ngày) xem chi tiết tại bài đăng ký nội quy lao động.

Cách soạn và ban hành nội quy lao động

• Rà soát quy mô lao động: doanh nghiệp từ 10 người lao động trở lên bắt buộc có nội quy lao động bằng văn bản.
• Bảo đảm đầy đủ các nội dung chủ yếu theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
• Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành.
• Đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành.
• Niêm yết, thông báo nội quy đến toàn thể người lao động và lưu tại nơi làm việc.

Quy định pháp luật và mức xử phạt

• Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019.
• Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 (từ năm 2025 là Sở Nội vụ, thay cho Sở Lao động, Thương binh và Xã hội trước đây). Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký, theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019.
• Hồ sơ đăng ký nội quy lao động (Điều 120 Bộ luật Lao động 2019) gồm: văn bản đề nghị đăng ký; nội quy lao động; văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nơi có tổ chức này); các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
• Mức xử phạt: theo Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên, hoặc không đăng ký nội quy lao động, bị phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng đối với cá nhân và từ 10 đến 20 triệu đồng đối với tổ chức; không thông báo công khai hoặc không niêm yết nội dung chính của nội quy ở nơi cần thiết bị phạt từ 1 đến 3 triệu đồng (cá nhân).
• Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật và phải bao gồm các nội dung chủ yếu quy định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp dưới 10 lao động có phải đăng ký nội quy không?

Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản và không phải đăng ký, nhưng nếu có ban hành thì nội dung về kỷ luật, trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.

Nội quy lao động có hiệu lực từ khi nào?

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019.

Có được sa thải người lao động khi không quy định trong nội quy không?

Không. Chỉ được xử lý kỷ luật sa thải đối với các hành vi đã được quy định cụ thể trong nội quy lao động và thuộc các trường hợp tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019.

Có những hình thức kỷ luật lao động nào?

Theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 có 4 hình thức: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng; cách chức; sa thải. Người sử dụng lao động không được áp dụng hình thức nào ngoài các hình thức này.

Nội quy chưa đăng ký có dùng để xử lý kỷ luật được không?

Nội quy lao động phải được đăng ký và có hiệu lực mới là căn cứ để xử lý kỷ luật lao động. Ngoài ra, Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật và nghiêm cấm xâm phạm sức khỏe, danh dự, nhân phẩm của người lao động khi xử lý kỷ luật.