Kỷ luật lao động và sa thải: Hình thức, Trình tự & Trường hợp áp dụng

Kỷ luật lao động là công cụ để người sử dụng lao động duy trì trật tự, nề nếp trong quá trình làm việc, đồng thời cũng là vấn đề dễ phát sinh tranh chấp nếu áp dụng không đúng quy định. Trong các hình thức kỷ luật, sa thải là hình thức nặng nhất vì trực tiếp chấm dứt quan hệ lao động, nên pháp luật đặt ra những điều kiện, thời hiệu và trình tự khá chặt chẽ. Bài viết dưới đây tổng hợp quy định của Bộ luật Lao động 2019 về hình thức, trình tự và các trường hợp áp dụng kỷ luật lao động, đặc biệt là sa thải, với mong muốn giúp bạn đọc hình dung rõ hơn quyền và nghĩa vụ của mình. Nội dung mang tính tham khảo chung, không thay thế cho tư vấn theo hồ sơ cụ thể.

1. Kỷ luật lao động là gì và vai trò của nội quy lao động

Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và theo quy định của pháp luật. Nói cách khác, người lao động phải thực hiện công việc theo trật tự đã được thiết lập, và khi vi phạm thì có thể bị xử lý kỷ luật.

Nội quy lao động là căn cứ quan trọng nhất để xử lý kỷ luật. Một hành vi chỉ bị coi là vi phạm và bị xử lý kỷ luật nếu hành vi đó cùng với hình thức xử lý tương ứng đã được quy định trong nội quy lao động, hoặc được pháp luật quy định. Theo Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động. Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản, nhưng nếu có thì các nội dung về kỷ luật vẫn phải phù hợp pháp luật.

Chính vì vậy, việc xây dựng nội quy lao động rõ ràng, hợp pháp và đăng ký đúng quy định là bước nền tảng. Nếu nội quy sơ sài hoặc thiếu, người sử dụng lao động sẽ gặp khó khăn khi cần chứng minh căn cứ xử lý kỷ luật một cách hợp pháp.

2. Bốn hình thức kỷ luật lao động theo Điều 124

Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 quy định bốn hình thức xử lý kỷ luật lao động, sắp xếp theo mức độ từ nhẹ đến nặng. Người sử dụng lao động chỉ được áp dụng một trong các hình thức này và phải tương xứng với mức độ vi phạm, không được tự đặt ra hình thức khác.

Hình thức nhẹ nhất là khiển trách. Tiếp theo là kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng. Nặng hơn nữa là cách chức, áp dụng với người lao động đang giữ chức vụ nhất định. Cuối cùng và nặng nhất là sa thải, dẫn tới chấm dứt quan hệ lao động. Mỗi hành vi vi phạm chỉ bị xử lý bằng một hình thức kỷ luật, và khi một người lao động có nhiều hành vi vi phạm cùng lúc thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.

Bảng dưới đây tóm tắt bốn hình thức kỷ luật để bạn đọc dễ theo dõi. Đây là thông tin tham khảo, việc áp dụng cụ thể phụ thuộc vào nội quy lao động và mức độ vi phạm trong từng trường hợp.

Hình thức kỷ luật	Nội dung và phạm vi áp dụng
Khiển trách	Hình thức nhẹ nhất, áp dụng với vi phạm ở mức độ nhẹ theo nội quy lao động
Kéo dài thời hạn nâng lương	Kéo dài không quá 6 tháng so với thời điểm được nâng lương theo quy chế
Cách chức	Áp dụng với người lao động đang giữ chức vụ theo bổ nhiệm hoặc phân công
Sa thải	Hình thức nặng nhất, chấm dứt quan hệ lao động, chỉ áp dụng cho các trường hợp luật định tại Điều 125

Việc lựa chọn hình thức kỷ luật phải cân nhắc tính tương xứng. Áp dụng hình thức nặng hơn mức độ vi phạm, chẳng hạn sa thải một hành vi lẽ ra chỉ khiển trách, có thể bị coi là xử lý kỷ luật trái pháp luật.

3. Các trường hợp áp dụng sa thải theo Điều 125

Sa thải là hình thức kỷ luật nghiêm khắc nhất nên Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 giới hạn cụ thể các trường hợp được áp dụng. Người sử dụng lao động chỉ được sa thải khi người lao động thuộc một trong các trường hợp luật định, không được mở rộng tùy tiện.

Nhóm trường hợp thứ nhất là các hành vi vi phạm nghiêm trọng ngay tại nơi làm việc: người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc. Nhóm thứ hai liên quan đến bí mật và tài sản của doanh nghiệp: người lao động có hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, hoặc có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động, hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động.

Nhóm thứ ba là trường hợp tái phạm: người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật. Tái phạm được hiểu là lặp lại hành vi vi phạm đã bị xử lý kỷ luật mà chưa được xóa kỷ luật. Nhóm thứ tư là trường hợp tự ý bỏ việc: người lao động tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày, hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày kể từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng.

Lý do chính đáng bao gồm các trường hợp như thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền, và các trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động. Bảng tóm tắt các trường hợp sa thải giúp người sử dụng lao động và người lao động cùng đối chiếu để xác định một hành vi có thuộc diện bị sa thải hay không.

4. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động theo Điều 123

Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là khoảng thời gian mà pháp luật cho phép người sử dụng lao động được tiến hành xử lý kỷ luật kể từ khi phát sinh hành vi vi phạm. Quá thời hiệu này, người sử dụng lao động không còn quyền xử lý kỷ luật đối với hành vi đó.

Theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, thời hiệu xử lý kỷ luật lao động tối đa là 6 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm. Riêng trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu xử lý kỷ luật tối đa là 12 tháng.

Bộ luật cũng dự liệu trường hợp không được xử lý kỷ luật trong một số khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn khi người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng, nghỉ việc được sự đồng ý, đang bị tạm giữ, tạm giam, đang chờ kết quả xác minh của cơ quan có thẩm quyền, hoặc lao động nữ mang thai, đang nghỉ thai sản, nuôi con nhỏ. Khi hết các khoảng thời gian này mà thời hiệu đã hết hoặc còn lại không đủ thì được kéo dài thời hiệu để xử lý kỷ luật nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu trên. Việc nắm đúng thời hiệu rất quan trọng, bởi xử lý kỷ luật khi đã hết thời hiệu là trái pháp luật.

5. Nguyên tắc, trình tự và thủ tục xử lý kỷ luật theo Điều 122

Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định nguyên tắc, trình tự và thủ tục xử lý kỷ luật lao động. Đây là các yêu cầu bắt buộc, nếu vi phạm thì việc xử lý kỷ luật có thể bị coi là không hợp pháp, kể cả khi người lao động thực sự có lỗi.

Về nguyên tắc, người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động. Việc xử lý kỷ luật phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên. Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật. Việc xử lý kỷ luật phải được lập thành biên bản.

Về trình tự, khái quát các bước gồm: người sử dụng lao động phát hiện hành vi vi phạm và lập biên bản; tổ chức họp xử lý kỷ luật với thành phần theo quy định, thông báo trước cho các bên liên quan về nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp và bảo đảm sự có mặt của người lao động; tại cuộc họp, các bên trao đổi, người lao động trình bày và tự bào chữa, sau đó lập biên bản cuộc họp có chữ ký của những người tham dự; cuối cùng, người có thẩm quyền ban hành quyết định xử lý kỷ luật trong thời hiệu và gửi cho các bên. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

6. Những hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật theo Điều 127

Để bảo vệ người lao động khỏi việc xử lý kỷ luật tùy tiện, Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê những hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật lao động. Đây là ranh giới mà người sử dụng lao động không được vượt qua.

Các hành vi bị nghiêm cấm gồm: xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm của người lao động; phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động; và xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết, hoặc không có quy định của pháp luật về lao động. Nói cách khác, người sử dụng lao động không thể tự nghĩ ra một lỗi rồi phạt, mà lỗi và chế tài phải có căn cứ rõ ràng từ trước.

Việc dùng biện pháp phạt tiền hoặc trừ lương để thay cho kỷ luật là điều khá phổ biến trên thực tế nhưng lại bị pháp luật cấm. Người sử dụng lao động cần đặc biệt lưu ý điểm này để tránh rủi ro bị khiếu nại, khởi kiện.

7. Xóa kỷ luật, giảm thời hạn kỷ luật và hệ quả của việc xử lý trái pháp luật

Sau khi bị kỷ luật, người lao động có thể được xóa kỷ luật theo thời gian. Người lao động bị khiển trách sau một thời gian nhất định kể từ ngày bị xử lý, nếu không tiếp tục vi phạm, thì đương nhiên được xóa kỷ luật. Người bị xử lý bằng hình thức kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức cũng được xóa kỷ luật hoặc được giảm thời hạn theo quy định nếu tiến bộ và không tái phạm. Việc xóa kỷ luật có ý nghĩa quan trọng, vì tái phạm khi chưa xóa kỷ luật là một trong các căn cứ dẫn tới sa thải.

Nếu người sử dụng lao động xử lý kỷ luật, đặc biệt là sa thải, không đúng căn cứ, không đúng thời hiệu hoặc vi phạm trình tự, thủ tục thì quyết định kỷ luật có thể bị coi là trái pháp luật. Khi sa thải bị xác định là trái pháp luật, hệ quả về cơ bản tương tự trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật: người sử dụng lao động có thể phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả tiền lương, các khoản bảo hiểm trong những ngày người lao động không được làm việc và một khoản bồi thường theo quy định. Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết về chấm dứt hợp đồng lao động để hiểu rõ hơn về các hệ quả này.

8. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có bắt buộc phải có nội quy lao động không?

Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải có nội quy lao động bằng văn bản và phải đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động. Doanh nghiệp dưới 10 người không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản, nhưng nội quy là căn cứ để xử lý kỷ luật, nên việc có nội quy rõ ràng vẫn rất cần thiết.

Có bao nhiêu hình thức kỷ luật lao động?

Theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 có bốn hình thức: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng; cách chức; và sa thải. Mỗi hành vi vi phạm chỉ bị áp dụng một hình thức kỷ luật tương xứng với mức độ vi phạm.

Tự ý bỏ việc bao nhiêu ngày thì bị sa thải?

Theo Điều 125, người lao động tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày, hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày mà không có lý do chính đáng thì có thể bị áp dụng hình thức sa thải. Lý do chính đáng gồm thiên tai, hỏa hoạn, bản thân hoặc thân nhân ốm có xác nhận của cơ sở khám chữa bệnh và các trường hợp khác quy định trong nội quy lao động.

Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là bao lâu?

Thời hiệu tối đa là 6 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm. Riêng hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh thì thời hiệu tối đa là 12 tháng. Xử lý kỷ luật khi đã hết thời hiệu là trái pháp luật.

Doanh nghiệp có được phạt tiền hoặc trừ lương thay cho kỷ luật không?

Không. Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm việc phạt tiền hoặc cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động, cũng như nghiêm cấm xâm phạm sức khỏe, danh dự, nhân phẩm của người lao động và xử lý kỷ luật với hành vi không được quy định trong nội quy hoặc pháp luật.

Kết luận

Xử lý kỷ luật lao động, đặc biệt là sa thải, đòi hỏi người sử dụng lao động tuân thủ chặt chẽ cả về căn cứ, hình thức, thời hiệu lẫn trình tự, thủ tục. Chỉ cần một sai sót về căn cứ hoặc về thủ tục cũng có thể khiến quyết định kỷ luật bị coi là trái pháp luật, kéo theo nghĩa vụ nhận lại người lao động và bồi thường. Về phía người lao động, việc nắm rõ các hình thức kỷ luật, trường hợp bị sa thải và những hành vi bị nghiêm cấm sẽ giúp bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình. Hiểu đúng quy định ngay từ đầu và xây dựng nội quy lao động bài bản là cách hiệu quả để hạn chế tranh chấp.

Nếu bạn đang cần xây dựng, rà soát nội quy lao động, đánh giá một tình huống kỷ luật hoặc sa thải cụ thể, LTV Law sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ đánh giá hồ sơ theo hoàn cảnh của bạn. Bạn có thể tham khảo thêm các dịch vụ pháp lý của chúng tôi để được hỗ trợ phù hợp.