Giao kết hợp đồng: Đề nghị, Chấp nhận & Thời điểm có hiệu lực

Giao kết hợp đồng là quá trình các bên bày tỏ và thống nhất ý chí để hình thành một thỏa thuận có giá trị pháp lý. Theo Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Trên thực tế, phần lớn tranh chấp không nằm ở nội dung mà nằm ở câu hỏi hợp đồng đã được giao kết hay chưa và có hiệu lực từ thời điểm nào. Bài viết trình bày trình tự giao kết qua hai giai đoạn đề nghị và chấp nhận, cách xác định thời điểm giao kết cùng thời điểm có hiệu lực, dựa trên các quy định của Bộ luật Dân sự 2015.

Hợp đồng và nguyên tắc giao kết

Hợp đồng được xác lập trên cơ sở thỏa thuận, nên nền tảng của việc giao kết là ý chí tự nguyện của các bên. Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015 ghi nhận những nguyên tắc cơ bản mà mọi giao kết phải tôn trọng: các bên bình đẳng, không được lấy lý do khác biệt để đối xử bất bình đẳng; việc xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự phải trên cơ sở tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận. Cam kết, thỏa thuận hợp pháp có hiệu lực thực hiện đối với các bên và phải được chủ thể khác tôn trọng.

Tự do giao kết không phải là tự do tuyệt đối. Các bên được tự do quyết định giao kết hay không, giao kết với ai và với nội dung nào, nhưng thỏa thuận không được vi phạm điều cấm của luật và không trái đạo đức xã hội. Bên cạnh đó, các bên phải hành xử một cách thiện chí, trung thực trong suốt quá trình đàm phán và thực hiện. Những nguyên tắc này là căn cứ để tòa án xem xét khi một bên cho rằng ý chí của mình bị ép buộc, lừa dối hoặc nhầm lẫn.

Đề nghị giao kết hợp đồng

Theo Điều 386 Bộ luật Dân sự 2015, đề nghị giao kết hợp đồng là việc thể hiện rõ ý định giao kết hợp đồng và chịu sự ràng buộc về đề nghị này của bên đề nghị đối với bên đã được xác định hoặc tới công chúng. Hai dấu hiệu quan trọng là: ý định giao kết được thể hiện rõ, và bên đưa ra đề nghị chấp nhận chịu ràng buộc nếu bên kia đồng ý.

Đặc điểm chịu ràng buộc giúp phân biệt một đề nghị thực sự với những lời mời chào, quảng cáo, báo giá mang tính tham khảo. Nếu văn bản chỉ nhằm thăm dò hoặc mời các bên khác đưa ra đề nghị thì đó chưa phải là đề nghị giao kết theo nghĩa của điều luật. Vì vậy, khi soạn thư chào, báo giá hay điều khoản, doanh nghiệp nên cân nhắc câu chữ để tránh vô tình tạo ra một đề nghị có giá trị ràng buộc.

Thời điểm đề nghị giao kết hợp đồng có hiệu lực được quy định tại Điều 388: do bên đề nghị ấn định, hoặc nếu bên đề nghị không ấn định thì đề nghị có hiệu lực kể từ khi bên được đề nghị nhận được đề nghị đó. Một đề nghị được coi là đã nhận khi được chuyển đến nơi cư trú hoặc trụ sở của bên được đề nghị, được đưa vào hệ thống thông tin chính thức, hoặc bên được đề nghị biết được đề nghị thông qua các phương thức khác.

Thay đổi, rút lại, hủy bỏ và chấm dứt đề nghị

Trước khi hợp đồng được giao kết, bên đề nghị vẫn có những quyền nhất định đối với đề nghị của mình. Theo Điều 389, bên đề nghị có thể thay đổi hoặc rút lại đề nghị nếu bên được đề nghị nhận được thông báo về việc thay đổi hoặc rút lại trước hoặc cùng thời điểm nhận được đề nghị, hoặc khi điều kiện thay đổi, rút lại phát sinh trong trường hợp bên đề nghị có nêu rõ điều kiện này. Khi đề nghị được thay đổi thì đề nghị đó được coi là đề nghị mới.

Điều 390 cho phép bên đề nghị hủy bỏ đề nghị nếu đã nêu rõ quyền hủy bỏ trong đề nghị và bên được đề nghị nhận được thông báo về việc hủy bỏ trước khi người này gửi thông báo chấp nhận. Điều 391 liệt kê các trường hợp chấm dứt đề nghị, gồm: bên được đề nghị chấp nhận giao kết; bên được đề nghị trả lời không chấp nhận; hết thời hạn trả lời chấp nhận; thông báo về việc thay đổi hoặc rút lại đề nghị có hiệu lực; thông báo về việc hủy bỏ đề nghị có hiệu lực; và theo thỏa thuận của các bên trong thời hạn chờ trả lời. Nắm rõ các mốc này giúp mỗi bên biết mình còn hay đã hết quyền rút lui trước khi ràng buộc hình thành.

Chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng

Điều 393 Bộ luật Dân sự 2015 định nghĩa chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng là sự trả lời của bên được đề nghị về việc chấp nhận toàn bộ nội dung của đề nghị. Yêu cầu chấp nhận toàn bộ nội dung là điểm mấu chốt. Nếu bên được đề nghị trả lời nhưng sửa đổi, bổ sung hoặc đặt thêm điều kiện thì đó không còn là chấp nhận, mà được coi là một đề nghị mới, và vai trò đề nghị chuyển sang phía họ.

Một quy tắc cần đặc biệt lưu ý: sự im lặng của bên được đề nghị không được coi là chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc theo thói quen đã được xác lập giữa các bên. Do đó, không thể mặc định rằng không phản hồi tức là đồng ý; muốn coi im lặng là chấp nhận, các bên phải có thỏa thuận trước hoặc đã hình thành thói quen giao dịch tương ứng.

Về thời hạn trả lời, Điều 394 quy định khi bên đề nghị có ấn định thời hạn trả lời thì việc trả lời chấp nhận chỉ có hiệu lực khi được thực hiện trong thời hạn đó. Nếu bên đề nghị nhận được trả lời khi đã hết thời hạn thì chấp nhận này được coi là đề nghị mới của bên chậm trả lời. Trường hợp thông báo chấp nhận đến chậm vì lý do khách quan mà bên đề nghị biết hoặc phải biết, thì thông báo vẫn có hiệu lực, trừ khi bên đề nghị trả lời ngay không đồng ý với chấp nhận đó. Khi các bên trực tiếp trao đổi, kể cả qua điện thoại hoặc phương tiện khác, bên được đề nghị phải trả lời ngay có chấp nhận hay không, trừ khi có thỏa thuận về thời hạn.

Thời điểm giao kết hợp đồng

Xác định đúng thời điểm giao kết có ý nghĩa lớn, vì đây là mốc để tính hiệu lực, thời hiệu và trách nhiệm. Điều 400 Bộ luật Dân sự 2015 đưa ra nguyên tắc chung: hợp đồng được giao kết vào thời điểm bên đề nghị nhận được chấp nhận đề nghị. Như vậy, hợp đồng không hình thành khi bên được đề nghị gửi đi trả lời, mà khi trả lời chấp nhận đó đến được bên đề nghị.

Điều 400 cũng dự liệu các trường hợp riêng. Khi các bên có thỏa thuận im lặng là sự trả lời chấp nhận trong một thời hạn thì thời điểm giao kết hợp đồng là thời điểm cuối cùng của thời hạn đó. Đối với hợp đồng giao kết bằng lời nói, thời điểm giao kết là thời điểm các bên đã thỏa thuận về nội dung của hợp đồng. Đối với hợp đồng giao kết bằng văn bản, thời điểm giao kết là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hoặc bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản.

Đi kèm là địa điểm giao kết. Điều 399 quy định địa điểm giao kết hợp đồng do các bên thỏa thuận; nếu không có thỏa thuận thì địa điểm giao kết là nơi cư trú của cá nhân hoặc trụ sở của pháp nhân đã đưa ra đề nghị giao kết. Địa điểm này có thể liên quan đến việc xác định pháp luật áp dụng và cơ quan giải quyết khi phát sinh tranh chấp.

Hình thức và thời điểm có hiệu lực của hợp đồng

Hình thức là cách các bên thể hiện thỏa thuận ra bên ngoài. Theo Điều 119 và Điều 400 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có thể được giao kết bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể. Với đa số giao dịch, các bên tự do lựa chọn hình thức. Tuy nhiên, khi luật quy định một loại hợp đồng phải được thể hiện bằng văn bản, phải công chứng, chứng thực hoặc đăng ký thì phải tuân theo quy định đó; nếu không, hợp đồng có thể bị coi là chưa hoàn tất về hình thức và ảnh hưởng đến hiệu lực.

Về hiệu lực, Điều 401 xác định hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật liên quan có quy định khác. Kể từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực, các bên phải thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với nhau theo cam kết. Hợp đồng chỉ có thể bị sửa đổi hoặc hủy bỏ theo thỏa thuận của các bên hoặc theo quy định của pháp luật.

Cần phân biệt hai mốc tuy gần nhau nhưng không luôn trùng nhau: thời điểm giao kết là khi thỏa thuận hình thành, còn thời điểm có hiệu lực là khi các bên bắt đầu chịu ràng buộc thực hiện. Theo nguyên tắc chung, hai mốc trùng nhau; nhưng nếu các bên thỏa thuận hợp đồng phát sinh hiệu lực vào một ngày sau, hoặc luật liên quan yêu cầu công chứng, đăng ký mới có hiệu lực, thì thời điểm có hiệu lực sẽ tách khỏi thời điểm giao kết.

Để dễ theo dõi, bảng dưới đây tổng hợp bốn mốc quan trọng của quá trình giao kết cùng căn cứ tương ứng.

Một số lưu ý thực tế khi giao kết

Thứ nhất, hãy lưu giữ đầy đủ chứng cứ về quá trình trao đổi: thư đề nghị, phản hồi, thời điểm gửi và nhận. Khi phát sinh tranh chấp, việc chứng minh bên đề nghị đã nhận được chấp nhận vào lúc nào là cơ sở để xác định hợp đồng đã giao kết hay chưa.

Thứ hai, thận trọng với những văn bản có thể bị coi là đề nghị có ràng buộc. Nếu chưa muốn cam kết, nên ghi rõ tính chất tham khảo, thời hạn hiệu lực của báo giá và quyền thay đổi, rút lại theo Điều 389, Điều 390.

Thứ ba, xác định đúng thời điểm giao kết và hiệu lực giúp tính chính xác thời hiệu khởi kiện, thời hạn thực hiện nghĩa vụ và thời điểm phát sinh trách nhiệm. Với hợp đồng mà pháp luật yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc đăng ký, cần hoàn tất thủ tục trước khi coi hợp đồng đã có hiệu lực đầy đủ. Nếu một thỏa thuận có nguy cơ vi phạm điều kiện có hiệu lực, doanh nghiệp nên rà soát sớm để tránh rủi ro hợp đồng bị tuyên vô hiệu; bạn có thể tham khảo thêm bài viết về hợp đồng vô hiệu và hậu quả pháp lý.

Câu hỏi thường gặp

Im lặng có được coi là chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng không?

Về nguyên tắc là không. Điều 393 Bộ luật Dân sự 2015 quy định sự im lặng của bên được đề nghị không được coi là chấp nhận, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận hoặc theo thói quen đã được xác lập giữa họ. Do đó, không nên mặc định việc bên kia không phản hồi là đã đồng ý.

Hợp đồng được giao kết vào thời điểm nào?

Theo Điều 400, hợp đồng được giao kết vào thời điểm bên đề nghị nhận được chấp nhận đề nghị. Với hợp đồng bằng lời nói là thời điểm các bên đã thỏa thuận nội dung; với hợp đồng bằng văn bản là thời điểm bên sau cùng ký hoặc xác nhận trên văn bản.

Thời điểm giao kết và thời điểm có hiệu lực có phải là một không?

Theo nguyên tắc chung tại Điều 401, hợp đồng có hiệu lực từ thời điểm giao kết nên hai mốc thường trùng nhau. Tuy nhiên, nếu các bên có thỏa thuận khác về thời điểm phát sinh hiệu lực, hoặc luật liên quan quy định phải công chứng, đăng ký mới có hiệu lực, thì hai mốc này có thể tách rời.

Bên đề nghị có được rút lại đề nghị đã gửi không?

Có, trong những điều kiện nhất định. Điều 389 cho phép thay đổi hoặc rút lại đề nghị nếu bên được đề nghị nhận được thông báo trước hoặc cùng thời điểm nhận đề nghị, hoặc khi điều kiện rút lại đã nêu rõ phát sinh. Điều 390 cho phép hủy bỏ đề nghị nếu đã nêu rõ quyền này và thông báo đến trước khi bên kia gửi chấp nhận.

Trả lời chấp nhận sau thời hạn có giá trị không?

Theo Điều 394, nếu chấp nhận đến sau thời hạn ấn định thì được coi là đề nghị mới của bên chậm trả lời. Riêng trường hợp chậm vì lý do khách quan mà bên đề nghị biết hoặc phải biết, thông báo chấp nhận vẫn có hiệu lực, trừ khi bên đề nghị trả lời ngay là không đồng ý.

Kết luận

Giao kết hợp đồng là quá trình hai giai đoạn: đề nghị và chấp nhận đề nghị, với những quy tắc rõ ràng về hiệu lực, thay đổi, rút lại và chấm dứt. Xác định đúng thời điểm giao kết theo Điều 400 và thời điểm có hiệu lực theo Điều 401 là điều kiện để mỗi bên biết mình bị ràng buộc từ khi nào và phải thực hiện những nghĩa vụ gì. Việc rà soát câu chữ trong đề nghị, thỏa thuận rõ về hình thức và mốc hiệu lực sẽ giúp hạn chế tranh chấp về sau.

Nếu bạn cần rà soát điều khoản, xác định thời điểm hiệu lực hay chuẩn hóa quy trình giao kết, LTV Law có thể hỗ trợ qua dịch vụ tư vấn soạn thảo hợp đồng. Vui lòng liên hệ để được trao đổi cụ thể theo tình huống của bạn.