Đăng ký nội quy lao động: khi nào bắt buộc, hồ sơ, thủ tục

Nội quy lao động là văn bản quan trọng bảo vệ cả doanh nghiệp lẫn người lao động: nó là căn cứ để xử lý kỷ luật, giải quyết tranh chấp và quản lý trật tự nơi làm việc. Nhiều doanh nghiệp không biết mình bắt buộc phải đăng ký nội quy, dẫn tới bị xử phạt hoặc không thể kỷ luật hợp pháp người lao động.

Bài viết của LTV Law hướng dẫn đầy đủ theo Bộ luật Lao động 2019: khi nào bắt buộc, nội dung, hồ sơ và thủ tục đăng ký.

Khi nào bắt buộc phải có và đăng ký nội quy lao động?

Theo Điều 118 và 119 Bộ luật Lao động 2019: người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động; nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy phải bằng văn bản và phải ĐĂNG KÝ tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (thường là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) nơi đăng ký kinh doanh.

Thời hạn: trong 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký.

Nội dung chủ yếu của nội quy lao động

Nội quy không được trái pháp luật và phải có các nội dung chủ yếu (Điều 118):

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
• Trật tự tại nơi làm việc;
• An toàn, vệ sinh lao động;
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
• Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ;
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật;
• Trách nhiệm vật chất;
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Hồ sơ và thủ tục đăng ký

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động (Điều 120) gồm: văn bản đề nghị đăng ký; nội quy lao động; văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có); và các văn bản có quy định liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất (nếu có).

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh. Nếu nội quy có nội dung trái pháp luật, cơ quan sẽ thông báo và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại.

Hiệu lực của nội quy lao động

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký (Điều 121). Với doanh nghiệp dưới 10 lao động (không bắt buộc bằng văn bản), nếu ban hành nội quy bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp dưới 10 người có phải đăng ký nội quy không?

Không bắt buộc phải có nội quy bằng văn bản và không bắt buộc đăng ký. Tuy nhiên vẫn nên ban hành nội quy (kể cả không bằng văn bản phải có nội dung về kỷ luật) để có căn cứ quản lý và xử lý kỷ luật.

Không đăng ký nội quy lao động bị phạt không?

Có. Doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc mà không đăng ký nội quy lao động có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, và quan trọng hơn là khó xử lý kỷ luật người lao động một cách hợp pháp.

Đăng ký ở đâu?

Tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.

Kết luận

Doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên bắt buộc có nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký trong 10 ngày; nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi cơ quan nhận đủ hồ sơ. Đây là văn bản nền tảng để quản lý nhân sự và xử lý kỷ luật hợp pháp. LTV Law hỗ trợ soạn thảo và đăng ký nội quy lao động cùng các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp. Liên hệ để được tư vấn.