Mẫu công văn 2026 (tải Word)

Công văn là loại văn bản hành chính thông dụng, được doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để trao đổi, đề nghị, giải trình, phúc đáp hoặc thông báo về một nội dung công việc cụ thể với cơ quan, tổ chức, cá nhân khác.

Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật và không đặt ra quy tắc xử sự chung. Tuy vậy, công văn vẫn cần được trình bày theo thể thức văn bản hành chính để bảo đảm tính rõ ràng, trang trọng và thuận tiện khi lưu trữ, tra cứu.

Mẫu dưới đây mang tính tham khảo, bạn nên điều chỉnh nội dung và thể thức cho phù hợp với thực tế của đơn vị.

⬇ Tải mẫu (file Word)

Nội dung mẫu công văn

⬇ Tải mẫu (file Word)

Hướng dẫn điền

• Ghi tên cơ quan, doanh nghiệp ban hành ở góc trên bên trái; quốc hiệu và tiêu ngữ ở góc trên bên phải.
• Điền số và ký hiệu công văn, phần trích yếu nội dung (V/v ...) ngắn gọn, đúng nội dung.
• Ghi địa danh và ngày, tháng, năm ban hành ở phía dưới quốc hiệu, bên phải.
• Nêu rõ nơi nhận tại mục Kính gửi và trình bày nội dung theo bố cục mở đầu, nội dung chính, kết thúc.
• Phần Nơi nhận liệt kê các đơn vị nhận và nơi lưu (Văn thư).
• Người có thẩm quyền ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của đơn vị.

Lưu ý pháp lý

• Công văn là văn bản hành chính thông thường, không phải văn bản quy phạm pháp luật và không đặt ra quy tắc xử sự chung có tính bắt buộc chung.
• Cần trình bày đúng thể thức văn bản hành chính: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, trích yếu, địa danh và ngày tháng, nội dung, nơi nhận, chữ ký và con dấu.
• Trích yếu nội dung (V/v ...) nên ngắn gọn, phản ánh đúng chủ đề của công văn để thuận tiện tra cứu, lưu trữ.
• Người ký công văn phải là người có thẩm quyền của cơ quan, doanh nghiệp; công văn được đóng dấu theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
• Mẫu chỉ mang tính tham khảo; nên điều chỉnh thể thức và nội dung cho phù hợp với thực tế của từng đơn vị.

Câu hỏi thường gặp

Công văn có phải là văn bản quy phạm pháp luật không?

Không. Công văn là văn bản hành chính thông thường dùng để trao đổi, đề nghị, phúc đáp công việc; không đặt ra quy tắc xử sự chung và không phải là văn bản quy phạm pháp luật.

Ai có thẩm quyền ký công văn của doanh nghiệp?

Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền, phân công có thẩm quyền của doanh nghiệp sẽ ký công văn. Công văn được đóng dấu của doanh nghiệp theo quy định về quản lý, sử dụng con dấu.

Phần trích yếu 'V/v' trong công văn là gì?

Đó là phần tóm tắt ngắn gọn nội dung chính của công văn, đặt dưới số và ký hiệu. Trích yếu giúp người đọc nhanh chóng nắm được chủ đề và thuận tiện cho việc lưu trữ, tra cứu.

Công văn cần có những thành phần thể thức nào?

Thông thường gồm: tên cơ quan/doanh nghiệp ban hành, số và ký hiệu, quốc hiệu và tiêu ngữ, địa danh và ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi nhận (kính gửi), nội dung công văn, phần nơi nhận và chữ ký của người có thẩm quyền kèm con dấu.