Hướng dẫn đăng ký mã số mã vạch trực tuyến qua VNeID theo Nghị định 37/2026

Từ ngày 01/7/2026, thủ tục cấp quyền sử dụng mã số mã vạch thực hiện theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP. Điểm thay đổi lớn nhất với doanh nghiệp là hồ sơ được thiết kế để nộp trực tuyến: doanh nghiệp đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử VNeID, kê khai biểu mẫu điện tử theo Mẫu số 05 Phụ lục VII, nộp phí trực tuyến và nhận quyền sử dụng mã số mã vạch bản điện tử. Bài viết dưới đây hướng dẫn từng bước khai hồ sơ trực tuyến, các lỗi thường khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, và so sánh với cách nộp hồ sơ giấy vẫn còn được tiếp nhận.

Giải đáp nhanh: để đăng ký mã số mã vạch trực tuyến, doanh nghiệp cần tài khoản VNeID đã xác thực của tổ chức (hoặc của cá nhân nếu là cá nhân kinh doanh), đăng nhập dichvucong.gov.vn, tìm thủ tục cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch, kê khai biểu mẫu điện tử Mẫu số 05, chọn loại mã và thời hạn hiệu lực, nộp phí cấp 1.000.000 đồng. Khi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và đã nộp phí, quyền sử dụng mã được cấp trong 07 ngày làm việc. Sau đó doanh nghiệp nộp phí duy trì năm đầu và khai báo sản phẩm trên hệ thống của GS1 Việt Nam trước khi đưa hàng ra thị trường.

Căn cứ pháp lý và cơ quan giải quyết

• Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa. Điều 28 quy định nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân sử dụng mã số mã vạch; Điều 29 và Điều 30 quy định hồ sơ, cách nộp; Điều 31 quy định trình tự, thời hạn giải quyết, thời hạn hiệu lực và các trường hợp thu hồi. Nghị định này thay thế các quy định về mã số mã vạch tại Nghị định 132/2008/NĐ-CP, Nghị định 74/2018/NĐ-CP và Nghị định 13/2022/NĐ-CP.
• Thông tư 232/2016/TT-BTC quy định mức thu phí cấp mã số mã vạch và phí duy trì sử dụng mã số mã vạch.
• Cơ quan giải quyết là Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, thông qua Trung tâm Mã số mã vạch quốc gia (GS1 Việt Nam).

Theo khoản 3 Điều 29, hồ sơ trực tuyến gồm hai thành phần: biểu mẫu điện tử kê khai thông tin đăng ký theo Mẫu số 05 Phụ lục VII và việc sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID đã được xác thực của tổ chức, cá nhân. Doanh nghiệp chỉ phải đính kèm bản sao điện tử giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khi các thông tin này chưa được tích hợp với tài khoản VNeID. Mỗi lần đăng ký lập 01 bộ hồ sơ (Điều 30).

Điều kiện trước khi khai hồ sơ trực tuyến

1. Tài khoản định danh điện tử VNeID

Cổng Dịch vụ công quốc gia cho phép đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử. Doanh nghiệp nên dùng tài khoản định danh điện tử của tổ chức. Tài khoản này do người đại diện theo pháp luật đăng ký trên ứng dụng VNeID, và người đại diện phải có tài khoản định danh điện tử cá nhân mức độ 2. Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh dùng tài khoản VNeID mức độ 2 của chủ hộ hoặc của chính cá nhân đó.

Trước khi khai, nên mở ứng dụng VNeID để kiểm tra: tài khoản tổ chức đã được phê duyệt, tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở hiển thị đúng với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đã đổi địa chỉ theo tên đơn vị hành chính mới sau sắp xếp năm 2025, cần bảo đảm thông tin đăng ký doanh nghiệp đã được cập nhật, vì thông tin không khớp là một trong những lý do thường gặp khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.

2. Quyết định trước loại mã và thời hạn hiệu lực

Theo khoản 1 Điều 31, doanh nghiệp tự chọn loại tiền tố mã doanh nghiệp. Loại mã quyết định số lượng mã sản phẩm có thể tạo và mức phí duy trì hằng năm:

Loại mã doanh nghiệp	Số mã sản phẩm có thể tạo	Phí duy trì mỗi năm
Loại 10 chữ số	100 mã	500.000 đồng
Loại 9 chữ số	1.000 mã	800.000 đồng
Loại 8 chữ số	10.000 mã	1.500.000 đồng
Loại 7 chữ số	100.000 mã	2.000.000 đồng

Nghị định 37/2026/NĐ-CP còn cho phép chọn loại tiền tố 12 chữ số, nhưng biểu phí tại Thông tư 232/2016/TT-BTC hiện chỉ liệt kê các loại 10, 9, 8 và 7 chữ số, nên cần hỏi Trung tâm Mã số mã vạch quốc gia về mức phí trước khi chọn loại này.

Cách ước tính đơn giản: đếm số mặt hàng hiện có, nhân với các biến thể sẽ cần mã riêng (dung tích, khối lượng, hương vị, màu sắc, quy cách đóng gói), cộng thêm số mặt hàng dự kiến ra mắt trong vài năm tới. Ví dụ một cơ sở có 15 sản phẩm, mỗi sản phẩm 3 quy cách, thì cần 45 mã; loại 10 chữ số với 100 mã là đủ.

Về thời hạn hiệu lực, khoản 2 Điều 31 cho phép doanh nghiệp đăng ký thời hạn theo nhu cầu, thay cho thời hạn cố định 03 năm của Giấy chứng nhận trước đây. Trong suốt thời hạn, doanh nghiệp vẫn phải nộp phí duy trì hằng năm.

3. Chuẩn bị sẵn thông tin để kê khai

• Tên doanh nghiệp bằng tiếng Việt, tên bằng tiếng nước ngoài nếu có, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính đúng với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Họ tên, chức danh của người đại diện theo pháp luật; họ tên, số điện thoại, thư điện tử của người liên hệ phụ trách mã số mã vạch.
• Danh mục nhóm sản phẩm dự kiến gắn mã và số lượng mặt hàng ước tính.
• Bản điện tử giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (định dạng PDF, rõ nét) để đính kèm nếu hệ thống yêu cầu.
• Phương thức thanh toán trực tuyến: tài khoản ngân hàng có dịch vụ ngân hàng điện tử hoặc ví điện tử được Cổng Dịch vụ công quốc gia hỗ trợ.

Các bước đăng ký mã số mã vạch trực tuyến

Giao diện Cổng Dịch vụ công quốc gia có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ, nên tên nút và vị trí các mục trên màn hình có thể khác đôi chút với mô tả dưới đây. Trình tự và nội dung cần khai theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP thì không thay đổi.

Bước 1. Đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia

Truy cập dichvucong.gov.vn, chọn đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID. Khi được hỏi đối tượng đăng nhập, chọn tổ chức hoặc doanh nghiệp (nếu đăng ký cho doanh nghiệp), rồi xác thực trên ứng dụng VNeID theo hướng dẫn hiển thị, thường là quét mã QR hoặc xác nhận thông báo đăng nhập trên điện thoại.

Bước 2. Tìm đúng thủ tục

Dùng ô tìm kiếm trên Cổng, nhập từ khóa "mã số, mã vạch". Trong danh sách kết quả, chọn thủ tục cấp quyền sử dụng mã số, mã vạch do Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia (Bộ Khoa học và Công nghệ) giải quyết. Đọc phần thông tin thủ tục (thành phần hồ sơ, thời hạn, phí) rồi chọn nộp trực tuyến. Lưu ý phân biệt với các thủ tục khác cùng lĩnh vực, như đăng ký sử dụng mã nước ngoài hoặc các thủ tục về mã số mã vạch không dành cho mã doanh nghiệp đầu 893.

Bước 3. Kê khai biểu mẫu điện tử theo Mẫu số 05

Đây là bước quan trọng nhất. Nhiều thông tin của doanh nghiệp được hệ thống tự điền từ dữ liệu định danh; doanh nghiệp kiểm tra lại và khai các phần còn lại. Theo nội dung Mẫu số 05 Phụ lục VII, biểu mẫu điện tử xoay quanh các nhóm thông tin sau:

• Thông tin tổ chức, cá nhân đăng ký: tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, điện thoại, thư điện tử, người đại diện. Thông tin phải trùng khớp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; không viết tắt tên doanh nghiệp theo cách tự đặt.
• Người liên hệ: người sẽ nhận thông báo yêu cầu bổ sung và trao đổi với cơ quan xử lý. Nên ghi số điện thoại và thư điện tử thường xuyên kiểm tra.
• Loại mã đăng ký: chọn loại tiền tố mã doanh nghiệp (12, 10, 9, 8 hoặc 7 chữ số) theo số mặt hàng đã ước tính. Nếu cần mã địa điểm toàn cầu hoặc mã rút gọn EAN-8 thì khai tại phần tương ứng nếu biểu mẫu có.
• Thời hạn hiệu lực đăng ký: khai thời hạn doanh nghiệp muốn được cấp quyền sử dụng (khoản 2 Điều 31).
• Thông tin sản phẩm dự kiến gắn mã: nhóm sản phẩm, số lượng mặt hàng ước tính. Phạm vi này liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ chỉ gắn mã lên sản phẩm thuộc phạm vi đã đăng ký theo Điều 28.
• Cam kết: xác nhận thông tin kê khai là đúng sự thật và cam kết thực hiện các quy định về sử dụng mã số mã vạch.

Mẫu đơn bản giấy mà Trung tâm Mã số mã vạch quốc gia dùng khi tiếp nhận hồ sơ giấy có nội dung tương tự; doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch để chuẩn bị sẵn nội dung trước khi khai trực tuyến.

Bước 4. Đính kèm giấy tờ khi hệ thống yêu cầu

Nếu tài khoản VNeID của tổ chức đã tích hợp thông tin đăng ký doanh nghiệp, thường không phải đính kèm thêm. Nếu chưa, đính kèm bản sao điện tử giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc quyết định thành lập. Bản sao điện tử phải là bản sao điện tử từ sổ gốc hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính. Một bản chụp điện thoại mờ, thiếu trang hoặc là bản đã hết hiệu lực sẽ dẫn đến yêu cầu bổ sung.

Bước 5. Nộp hồ sơ và nộp phí cấp mã trực tuyến

Sau khi rà soát lại toàn bộ nội dung, doanh nghiệp nộp hồ sơ và thanh toán phí cấp mã doanh nghiệp 1.000.000 đồng, không phân biệt loại mã (khoản 1 Điều 4 Thông tư 232/2016/TT-BTC). Phí cấp mã địa điểm toàn cầu hoặc mã EAN-8 là 300.000 đồng cho mỗi mã. Việc thanh toán thực hiện qua chức năng thanh toán trực tuyến của Cổng Dịch vụ công quốc gia. Doanh nghiệp nên lưu lại biên lai điện tử và mã hồ sơ do hệ thống cấp. Thời hạn 07 ngày làm việc chỉ bắt đầu tính khi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và phí đã được nộp.

Bước 6. Theo dõi tình trạng hồ sơ và bổ sung nếu được yêu cầu

Theo điểm a khoản 1 Điều 31, nếu hồ sơ chưa đầy đủ, trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan xử lý thông báo qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Doanh nghiệp có 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo để sửa đổi, bổ sung. Vì thời hạn bổ sung ngắn, người phụ trách nên đăng nhập kiểm tra mục quản lý hồ sơ của tài khoản và hộp thư điện tử đã khai hằng ngày trong tuần đầu sau khi nộp.

Bước 7. Nhận quyền sử dụng mã số mã vạch bản điện tử

Khi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và đã nộp phí, cơ quan xử lý cấp quyền sử dụng mã số mã vạch bản điện tử theo Mẫu số 06 Phụ lục VII trong thời hạn 07 ngày làm việc (điểm b khoản 1 Điều 31). Kết quả trả trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia; doanh nghiệp tải về, lưu trữ cùng hồ sơ pháp lý của công ty. Từ ngày 01/7/2026 không còn cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch bản giấy như trước. Thời hạn tính theo ngày làm việc, không tính thứ Bảy, Chủ nhật và ngày nghỉ lễ.

Bước 8. Nộp phí duy trì năm đầu

Sau khi được cấp, doanh nghiệp nộp phí duy trì cho năm được cấp mã theo loại mã đã chọn (bảng ở trên). Nếu được cấp sau ngày 30 tháng 6, doanh nghiệp nộp 50% mức phí duy trì của năm đó. Từ năm tiếp theo, phí duy trì nộp chậm nhất ngày 30 tháng 6 hằng năm (khoản 3 và khoản 6 Điều 4 Thông tư 232/2016/TT-BTC). Ví dụ với mã loại 10 chữ số, tổng phí nhà nước năm đầu là 1.500.000 đồng, hoặc 1.250.000 đồng nếu được cấp sau ngày 30 tháng 6. Chi tiết từng mức phí xem tại bài chi phí đăng ký và phí duy trì mã vạch.

Bước 9. Tạo mã sản phẩm và khai báo trên hệ thống của GS1 Việt Nam

Từ mã doanh nghiệp được cấp, doanh nghiệp tự tạo mã thương phẩm toàn cầu (mã GTIN) cho từng mặt hàng. Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 28 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, trước khi đưa sản phẩm vào lưu thông, doanh nghiệp phải khai báo, cập nhật thông tin sản phẩm vào cơ sở dữ liệu tại vnpc.gs1.gov.vn, tối thiểu gồm: mã GTIN, tên sản phẩm và nhãn hiệu, mô tả, nhóm sản phẩm, tên doanh nghiệp, thị trường mục tiêu và hình ảnh sản phẩm. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính đơn nhất của từng mã và không được bán, chuyển nhượng quyền sử dụng mã cho tổ chức, cá nhân khác.

Lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung

• Thông tin doanh nghiệp không khớp: tên, địa chỉ khai trên biểu mẫu khác với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nhất là sau khi đổi tên phường, xã theo đơn vị hành chính mới nhưng chưa cập nhật đăng ký doanh nghiệp.
• Đăng nhập sai loại tài khoản: dùng tài khoản VNeID cá nhân của nhân viên để nộp cho doanh nghiệp, khiến người nộp không trùng với tổ chức đăng ký.
• Giấy tờ đính kèm không hợp lệ: bản chụp mờ, thiếu trang, không phải bản sao điện tử từ sổ gốc hoặc bản sao điện tử có chứng thực.
• Chọn loại mã không phù hợp với số mặt hàng kê khai, hoặc bỏ trống phần thời hạn hiệu lực đăng ký.
• Chưa nộp phí hoặc thanh toán không thành công nhưng không kiểm tra lại, khiến thời hạn giải quyết chưa bắt đầu.
• Không phản hồi trong 03 ngày làm việc khi có thông báo bổ sung do không theo dõi hồ sơ, thư điện tử hoặc số điện thoại liên hệ.
• Đăng ký mới khi đang có Giấy chứng nhận còn hiệu lực mà không xác định đúng trường hợp. Theo khoản 1 Điều 29, việc cấp áp dụng khi chưa đăng ký, đã dùng hết quỹ mã, bị thu hồi nhưng đủ điều kiện cấp lại, hết thời hạn hiệu lực, hình thành pháp nhân mới do sáp nhập, liên doanh, liên kết, hoặc thay đổi tên, địa chỉ khi quyền sử dụng còn hiệu lực.

So sánh nộp trực tuyến và nộp hồ sơ giấy

Nộp trực tuyến là cách chính theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP và được Trung tâm Mã số mã vạch quốc gia khuyến khích. Theo thông báo của Trung tâm ngày 31/12/2025, doanh nghiệp vẫn có thể nộp hồ sơ không trực tuyến: nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu chính tại Bộ phận Một cửa của Bộ Khoa học và Công nghệ, số 113 Trần Duy Hưng, phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội. Bộ phận Một cửa cũ của Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia tại số 8 Hoàng Quốc Việt đã dừng tiếp nhận thủ tục này từ ngày 01/01/2026.

Tiêu chí	Nộp trực tuyến	Nộp hồ sơ giấy
Nơi nộp	Cổng Dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn)	Bộ phận Một cửa của Bộ Khoa học và Công nghệ, số 113 Trần Duy Hưng, phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội; nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính
Hồ sơ	Biểu mẫu điện tử Mẫu số 05; đính kèm bản sao điện tử giấy tờ đăng ký doanh nghiệp khi chưa tích hợp với VNeID	Mẫu đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch bản giấy, bản sao giấy tờ đăng ký doanh nghiệp, giấy ủy quyền nếu người khác đi nộp
Điều kiện	Tài khoản VNeID đã xác thực của tổ chức hoặc cá nhân	Không cần thao tác trên Cổng khi nộp, nhưng vẫn cần theo dõi kết quả trực tuyến
Nộp phí	Thanh toán trực tuyến ngay khi nộp	Theo hướng dẫn của nơi tiếp nhận
Thời hạn giải quyết	07 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và đã nộp phí, theo khoản 1 Điều 31 Nghị định 37/2026/NĐ-CP
Kết quả	Quyền sử dụng mã số mã vạch bản điện tử, trả trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia
Phù hợp với	Hầu hết doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã có tài khoản VNeID	Trường hợp chưa thể dùng tài khoản VNeID của tổ chức hoặc thuận tiện đến Hà Nội

Nếu ủy quyền cho nhân viên hoặc đơn vị tư vấn nộp hồ sơ giấy thay, doanh nghiệp dùng mẫu giấy ủy quyền đăng ký mã số mã vạch.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp chưa có tài khoản VNeID của tổ chức thì có đăng ký được không?

Có hai hướng. Người đại diện theo pháp luật đăng ký tài khoản định danh điện tử của tổ chức trên ứng dụng VNeID (người đại diện cần có tài khoản cá nhân mức độ 2), sau khi được phê duyệt thì nộp trực tuyến. Nếu chưa thể có tài khoản kịp thời, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ giấy tại Bộ phận Một cửa của Bộ Khoa học và Công nghệ, số 113 Trần Duy Hưng, phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội.

Đăng ký mã số mã vạch trực tuyến mất bao lâu?

Theo khoản 1 Điều 31 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, quyền sử dụng được cấp trong 07 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và đã nộp phí. Nếu hồ sơ thiếu, cơ quan xử lý thông báo trong 01 ngày làm việc và doanh nghiệp có 03 ngày làm việc để bổ sung; thời hạn 07 ngày làm việc chỉ tính từ khi hồ sơ đã hợp lệ.

Phí đăng ký mã số mã vạch trực tuyến có khác nộp giấy không?

Không. Phí cấp và phí duy trì áp dụng chung theo Thông tư 232/2016/TT-BTC, không phụ thuộc cách nộp: phí cấp mã doanh nghiệp 1.000.000 đồng; phí duy trì từ 500.000 đồng mỗi năm (loại 10 chữ số) đến 2.000.000 đồng mỗi năm (loại 7 chữ số).

Có nhận được Giấy chứng nhận bản giấy không?

Không. Từ ngày 01/7/2026, kết quả là quyền sử dụng mã số mã vạch bản điện tử theo Mẫu số 06 Phụ lục VII, trả trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Doanh nghiệp tải về và lưu trữ; bản điện tử này dùng để chứng minh quyền sử dụng mã khi làm việc với nhà phân phối, siêu thị hoặc sàn thương mại điện tử.

Giấy chứng nhận cũ cấp trước ngày 01/7/2026 có phải đăng ký lại trực tuyến không?

Chưa phải. Theo khoản 1 Điều 98 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, Giấy chứng nhận đã cấp trước đây được tiếp tục sử dụng đến hết thời hạn hiệu lực. Khi hết hạn, hoặc khi cần cấp do thay đổi tên, địa chỉ, doanh nghiệp làm thủ tục theo quy định mới. Phí duy trì vẫn nộp hằng năm.

Sau khi được cấp mã, doanh nghiệp có phải đăng ký riêng cho từng sản phẩm không?

Không phải xin cấp riêng. Doanh nghiệp tự tạo mã GTIN cho từng mặt hàng từ mã doanh nghiệp, nhưng phải khai báo thông tin sản phẩm trên vnpc.gs1.gov.vn trước khi đưa sản phẩm vào lưu thông (khoản 1 và khoản 2 Điều 28 Nghị định 37/2026/NĐ-CP).

LTV Law hỗ trợ đăng ký mã số mã vạch

LTV Law hỗ trợ doanh nghiệp chọn loại mã và thời hạn hiệu lực phù hợp, rà soát thông tin trước khi kê khai, cùng doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến hoặc chuẩn bị hồ sơ giấy, theo dõi đến khi được cấp và hướng dẫn khai báo sản phẩm. LTV Law không cam kết thời gian ngắn hơn thời hạn giải quyết của cơ quan nhà nước. Xem chi tiết tại dịch vụ đăng ký mã số mã vạch.

Bài viết mang tính tham khảo, cập nhật theo quy định có hiệu lực đến ngày 22/10/2026. Giao diện Cổng Dịch vụ công quốc gia có thể thay đổi; doanh nghiệp nên đối chiếu hướng dẫn hiển thị trên Cổng khi thực hiện.