Nghĩa vụ sử dụng nhãn hiệu: Quy định, Rủi ro & Bằng chứng sử dụng

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần đăng ký và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu là đã yên tâm nắm giữ quyền. Trên thực tế, pháp luật đặt ra một yêu cầu song hành với quyền: chủ sở hữu có nghĩa vụ đưa nhãn hiệu vào sử dụng. Một nhãn hiệu được cấp văn bằng nhưng bị bỏ không trong thời gian dài có thể trở thành đối tượng bị bên thứ ba yêu cầu chấm dứt hiệu lực. Bài viết trình bày quy định về nghĩa vụ sử dụng nhãn hiệu, rủi ro khi không sử dụng và cách lưu giữ bằng chứng sử dụng, dựa trên Luật Sở hữu trí tuệ (văn bản hợp nhất, sửa đổi năm 2022).

Nghĩa vụ sử dụng nhãn hiệu theo quy định pháp luật

Theo Điều 136 Luật Sở hữu trí tuệ, chủ sở hữu nhãn hiệu có nghĩa vụ sử dụng liên tục nhãn hiệu của mình. Đây không chỉ là quyền mà còn là trách nhiệm gắn với việc duy trì hiệu lực của văn bằng bảo hộ. Mục đích của quy định là bảo đảm nhãn hiệu thực sự phục vụ hoạt động thương mại, phân biệt hàng hóa, dịch vụ trên thị trường, thay vì bị đăng ký để giữ chỗ hoặc ngăn cản người khác một cách không cần thiết.

Điều 136 cũng ghi nhận rằng việc sử dụng nhãn hiệu bởi bên nhận chuyển quyền sử dụng nhãn hiệu theo hợp đồng cũng được coi là hành vi sử dụng nhãn hiệu của chủ sở hữu. Nói cách khác, nếu chủ sở hữu cho phép một đơn vị khác dùng nhãn hiệu thông qua hợp đồng chuyển quyền sử dụng (li-xăng), thì việc sử dụng của bên nhận quyền được tính là sử dụng của chính chủ sở hữu. Điều này giúp các doanh nghiệp có mô hình nhượng quyền, phân phối hoặc giao cho công ty thành viên khai thác nhãn hiệu vẫn đáp ứng được nghĩa vụ sử dụng.

Vì sao nghĩa vụ sử dụng lại quan trọng

Nghĩa vụ sử dụng gắn trực tiếp với sự tồn tại của văn bằng. Một nhãn hiệu chỉ có giá trị khi nó được dùng để gắn lên sản phẩm, dịch vụ và được người tiêu dùng nhận biết. Khi nhãn hiệu được sử dụng đều đặn và có hồ sơ chứng minh, chủ sở hữu vừa giữ được hiệu lực bảo hộ, vừa củng cố vị thế của mình trong trường hợp cần xử lý hành vi xâm phạm. Ngược lại, một nhãn hiệu đăng ký rồi để không sẽ dễ bị đánh giá là chỉ nhằm chiếm giữ, và có nguy cơ bị chấm dứt hiệu lực theo yêu cầu của người khác.

Rủi ro khi không sử dụng nhãn hiệu

Rủi ro lớn nhất được quy định tại Điều 95 Luật Sở hữu trí tuệ. Theo đó, Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có thể bị chấm dứt hiệu lực nếu nhãn hiệu không được chủ sở hữu hoặc người được chủ sở hữu cho phép sử dụng trong thời hạn năm năm liên tục trước ngày có yêu cầu chấm dứt hiệu lực mà không có lý do chính đáng. Việc chấm dứt hiệu lực này không diễn ra tự động, mà theo yêu cầu của bên thứ ba gửi tới cơ quan có thẩm quyền.

Hệ quả rất đáng lưu ý: một nhãn hiệu được đăng ký nhưng bỏ không, không đưa vào kinh doanh thực tế, có thể bị một cá nhân hoặc doanh nghiệp khác, thường là bên muốn sử dụng chính dấu hiệu đó, yêu cầu chấm dứt hiệu lực để dọn đường cho việc đăng ký của họ. Khi văn bằng bị chấm dứt, chủ sở hữu ban đầu mất đi độc quyền và có thể mất luôn cơ hội đăng ký lại nếu người khác đã nộp đơn. Vì vậy, tâm lý đăng ký để giữ chỗ mà không khai thác chứa đựng rủi ro pháp lý thực sự.

Chi tiết về các trường hợp chấm dứt và hủy bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ được phân tích thêm trong bài viết chấm dứt, hủy bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ.

Những hành vi được coi là sử dụng nhãn hiệu

Để biết thế nào là đã sử dụng nhãn hiệu, cần đối chiếu với Điều 124 Luật Sở hữu trí tuệ. Điều luật này liệt kê các hành vi được coi là sử dụng nhãn hiệu, bao gồm việc gắn nhãn hiệu lên hàng hóa và các phương tiện kinh doanh, cũng như đưa hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu vào lưu thông trên thị trường. Việc hiểu đúng phạm vi này giúp doanh nghiệp chủ động tạo lập và lưu giữ chứng cứ.

Bằng chứng sử dụng nhãn hiệu cần lưu giữ

Trong một vụ việc yêu cầu chấm dứt hiệu lực vì lý do không sử dụng, gánh nặng chứng minh việc đã sử dụng thường thuộc về chủ sở hữu nhãn hiệu. Do đó, việc lưu giữ hồ sơ có hệ thống, theo dòng thời gian, đóng vai trò quyết định. Doanh nghiệp nên xây dựng thói quen tập hợp và lưu trữ các tài liệu chứng minh nhãn hiệu vẫn đang được khai thác thực tế.

Các nhóm bằng chứng thường được sử dụng gồm: hóa đơn, chứng từ bán hàng thể hiện sản phẩm mang nhãn hiệu; hình ảnh sản phẩm, bao bì có gắn nhãn; tài liệu quảng cáo, tờ rơi, catalogue, ảnh chụp màn hình website và trang mạng xã hội; hợp đồng phân phối, hợp đồng đại lý; tài liệu tham gia hội chợ, triển lãm; và hợp đồng chuyển quyền sử dụng nhãn hiệu nếu việc sử dụng được thực hiện qua bên nhận quyền. Điểm quan trọng là các tài liệu này nên thể hiện rõ mốc thời gian để chứng minh nhãn hiệu được sử dụng trong giai đoạn được xem xét.

Nếu doanh nghiệp giao nhãn hiệu cho đối tác khai thác, cần lưu giữ đầy đủ hợp đồng chuyển quyền sử dụng cùng chứng từ chứng minh việc sử dụng thực tế của bên nhận quyền. Nội dung này được trình bày kỹ hơn trong bài viết về chuyển quyền sử dụng nhãn hiệu.

Lý do chính đáng khi không sử dụng nhãn hiệu

Điều 95 không quy định chấm dứt hiệu lực một cách máy móc trong mọi trường hợp không sử dụng, mà mở ra ngoại lệ đối với việc không sử dụng có lý do chính đáng. Lý do chính đáng thường được hiểu là những trở ngại khách quan, nằm ngoài ý muốn và khả năng kiểm soát của chủ sở hữu, khiến nhãn hiệu không thể được đưa vào sử dụng trong giai đoạn liên quan.

Ví dụ về các tình huống có thể được xem xét gồm trở ngại phát sinh từ quy định của pháp luật khiến sản phẩm chưa được phép lưu hành, hoặc sự kiện bất khả kháng ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, việc một lý do có được chấp nhận là chính đáng hay không phụ thuộc vào chứng cứ và đánh giá của cơ quan có thẩm quyền trong từng vụ việc cụ thể. Doanh nghiệp không nên xem đây là căn cứ để trì hoãn việc sử dụng, mà chỉ nên coi là cơ chế dự phòng cho các hoàn cảnh thực sự khách quan.

Khuyến nghị thực tế cho doanh nghiệp

Từ các quy định nêu trên, có thể rút ra một số khuyến nghị. Thứ nhất, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, doanh nghiệp nên đưa nhãn hiệu vào sử dụng thực tế trong hoạt động kinh doanh càng sớm càng tốt, thay vì để văn bằng nằm im. Thứ hai, nếu vì lý do kế hoạch mà tạm thời chưa thể sử dụng, cần cân nhắc mốc năm năm liên tục và chuẩn bị phương án khai thác trước khi rơi vào rủi ro bị yêu cầu chấm dứt hiệu lực.

Thứ ba, doanh nghiệp nên thiết lập cơ chế lưu trữ bằng chứng sử dụng ngay từ đầu và duy trì đều đặn, tránh tình trạng đến khi có tranh chấp mới đi thu thập tài liệu cũ. Thứ tư, khi giao nhãn hiệu cho đối tác dùng, cần lập hợp đồng chuyển quyền sử dụng rõ ràng để việc sử dụng của bên nhận quyền được tính cho chủ sở hữu. Việc quản trị nhãn hiệu một cách chủ động sẽ giúp giữ vững hiệu lực bảo hộ và tạo cơ sở thuận lợi khi cần xử lý hành vi xâm phạm.

Câu hỏi thường gặp

Đăng ký nhãn hiệu rồi có bắt buộc phải sử dụng không?

Có. Theo Điều 136 Luật Sở hữu trí tuệ, chủ sở hữu có nghĩa vụ sử dụng liên tục nhãn hiệu. Nếu không sử dụng trong năm năm liên tục mà không có lý do chính đáng, văn bằng có thể bị bên thứ ba yêu cầu chấm dứt hiệu lực theo Điều 95.

Không sử dụng nhãn hiệu bao lâu thì có nguy cơ bị chấm dứt hiệu lực?

Mốc được quy định là năm năm liên tục trước ngày có yêu cầu chấm dứt hiệu lực. Trong khoảng thời gian này, nếu nhãn hiệu không được sử dụng và không có lý do chính đáng, người khác có thể nộp yêu cầu chấm dứt hiệu lực đối với văn bằng.

Việc bên nhận li-xăng sử dụng có được tính là chủ sở hữu đã sử dụng không?

Có. Điều 136 ghi nhận việc sử dụng nhãn hiệu bởi bên nhận chuyển quyền sử dụng theo hợp đồng cũng được coi là hành vi sử dụng của chủ sở hữu. Doanh nghiệp nên lưu giữ hợp đồng và chứng từ sử dụng của bên nhận quyền.

Những tài liệu nào được coi là bằng chứng sử dụng nhãn hiệu?

Thường gồm hóa đơn, chứng từ bán hàng; hình ảnh sản phẩm và bao bì gắn nhãn; tài liệu quảng cáo, catalogue, website; hợp đồng phân phối; tài liệu tham gia hội chợ. Các tài liệu nên thể hiện rõ mốc thời gian sử dụng.

Không sử dụng vì lý do khách quan có bị chấm dứt hiệu lực không?

Điều 95 loại trừ trường hợp không sử dụng có lý do chính đáng, chẳng hạn trở ngại khách quan ngoài ý muốn. Tuy nhiên, việc lý do có được chấp nhận hay không phụ thuộc vào chứng cứ và đánh giá của cơ quan có thẩm quyền trong từng vụ việc.

Kết luận

Nghĩa vụ sử dụng nhãn hiệu là mặt trách nhiệm đi kèm với quyền của chủ sở hữu. Đăng ký thành công mới là bước đầu; đưa nhãn hiệu vào sử dụng thực tế và lưu giữ bằng chứng sử dụng theo thời gian mới là cách bền vững để giữ hiệu lực văn bằng, phòng ngừa rủi ro bị yêu cầu chấm dứt hiệu lực và củng cố vị thế khi cần bảo vệ quyền. Nếu quý khách cần rà soát tình trạng sử dụng nhãn hiệu, xây dựng hồ sơ bằng chứng hoặc tư vấn đăng ký, LTV Law sẵn sàng đồng hành. Tham khảo thêm dịch vụ đăng ký nhãn hiệu hoặc liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.