Người đại diện theo ủy quyền của tổ chức: Quy định, Tiêu chuẩn & Trách nhiệm

Một tổ chức không thể tự mình ngồi họp, biểu quyết hay ký kết. Vì vậy, khi chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông của công ty là một tổ chức, tổ chức đó phải cử một hoặc một số cá nhân để nhân danh mình thực hiện các quyền và nghĩa vụ tại công ty. Những cá nhân này được gọi là người đại diện theo ủy quyền. Đây là chế định thường gặp trong các doanh nghiệp có vốn góp của công ty mẹ, quỹ đầu tư, tổng công ty hoặc cơ quan đại diện chủ sở hữu vốn nhà nước. Bài viết trình bày căn cứ pháp lý, số lượng người đại diện, văn bản cử, tiêu chuẩn và trách nhiệm theo Luật Doanh nghiệp 2020 để bạn tham khảo.

Người đại diện theo ủy quyền là gì?

Theo Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Nói cách khác, khi phần vốn góp hay cổ phần trong công ty thuộc về một pháp nhân, thì pháp nhân đó vẫn là chủ thể sở hữu vốn, nhưng người trực tiếp tham dự họp, phát biểu, biểu quyết và ký các nghị quyết lại là cá nhân được pháp nhân cử ra. Cá nhân này hành động nhân danh tổ chức chứ không nhân danh bản thân, và phạm vi quyền hạn của họ gắn với tỷ lệ sở hữu vốn của tổ chức mà họ đại diện.

Khi nào phải cử người đại diện theo ủy quyền?

Việc cử người đại diện theo ủy quyền phát sinh khi một tổ chức trở thành chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông của công ty. Một số trường hợp thường gặp gồm: công ty mẹ góp vốn thành lập hoặc mua lại phần vốn góp tại công ty con; một doanh nghiệp là thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; một tổ chức mua cổ phần và trở thành cổ đông của công ty cổ phần; hoặc cơ quan, tổ chức được giao làm đại diện chủ sở hữu vốn nhà nước tại doanh nghiệp.

Trong tất cả các trường hợp đó, do bản thân tổ chức là một thực thể pháp lý chứ không phải con người cụ thể, nên tổ chức bắt buộc phải cử cá nhân làm người đại diện theo ủy quyền để thực hiện quyền cổ đông hoặc quyền thành viên của mình tại công ty.

Số lượng người đại diện theo ủy quyền

Số lượng người đại diện theo ủy quyền trước hết do Điều lệ công ty quy định. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc cử người đại diện theo ủy quyền được thực hiện theo nguyên tắc gắn với tỷ lệ sở hữu vốn như sau: tổ chức là thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có sở hữu ít nhất 35% vốn điều lệ có thể ủy quyền tối đa 3 người đại diện theo ủy quyền; tổ chức là cổ đông công ty cổ phần có sở hữu ít nhất 10% tổng số cổ phần phổ thông có thể ủy quyền tối đa 3 người đại diện theo ủy quyền.

Bảng dưới đây tóm tắt nguyên tắc số lượng người đại diện theo ủy quyền áp dụng khi Điều lệ công ty không có quy định khác:

Cần lưu ý đây là nguyên tắc áp dụng khi Điều lệ công ty không quy định khác. Nếu Điều lệ có quy định riêng về số lượng người đại diện theo ủy quyền thì áp dụng theo Điều lệ. Việc một tổ chức được cử nhiều người đại diện thường nhằm phân chia phần vốn góp hoặc cổ phần thành các phần tương ứng để mỗi người đại diện thực hiện quyền biểu quyết trên phần vốn được phân bổ.

Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và hiệu lực

Việc cử người đại diện theo ủy quyền phải được lập thành văn bản. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền phải được thông báo cho công ty và chỉ có hiệu lực đối với công ty kể từ ngày công ty nhận được văn bản. Đây là điểm rất quan trọng về mặt thời điểm: người đại diện chỉ được công ty thừa nhận để thực hiện quyền và nghĩa vụ kể từ khi công ty nhận được văn bản cử, chứ không phải kể từ ngày tổ chức ký văn bản.

Về nội dung, văn bản cử người đại diện theo ủy quyền phải bao gồm các thông tin chủ yếu sau: thông tin của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức; số lượng người đại diện theo ủy quyền và tỷ lệ sở hữu cổ phần, phần vốn góp tương ứng của mỗi người đại diện theo ủy quyền; thông tin của từng người đại diện theo ủy quyền; và thời hạn ủy quyền tương ứng của từng người đại diện theo ủy quyền. Trong trường hợp cử nhiều người đại diện, văn bản cần ghi rõ số cổ phần, phần vốn góp mà mỗi người đại diện thay mặt tổ chức thực hiện quyền để tránh chồng lấn hoặc bỏ sót khi biểu quyết.

Do văn bản cử chỉ phát sinh hiệu lực đối với công ty từ khi công ty nhận được, tổ chức nên gửi và lưu lại bằng chứng về việc công ty đã tiếp nhận. Khi thay đổi người đại diện, tổ chức cũng cần gửi văn bản cử mới cho công ty theo cách tương tự để bảo đảm tính liên tục và tránh tranh chấp về thẩm quyền tham dự họp, biểu quyết.

Tiêu chuẩn, điều kiện của người đại diện theo ủy quyền

Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020 đặt ra yêu cầu về tiêu chuẩn, điều kiện đối với người đại diện theo ủy quyền. Theo đó, người đại diện theo ủy quyền không thuộc đối tượng bị cấm theo quy định của pháp luật; ngoài ra, các tiêu chuẩn và điều kiện khác do Điều lệ công ty quy định.

Nhóm đối tượng bị cấm cần được rà soát theo quy định chung của Luật Doanh nghiệp về những người không được tham gia quản lý, điều hành doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Điều lệ công ty có thể bổ sung các tiêu chuẩn riêng, chẳng hạn về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, hoặc yêu cầu không có xung đột lợi ích với công ty. Vì vậy, trước khi cử người đại diện theo ủy quyền, tổ chức nên đối chiếu đồng thời quy định của pháp luật và Điều lệ công ty nơi mình sở hữu vốn.

Trách nhiệm của người đại diện theo ủy quyền

Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về trách nhiệm của người đại diện theo ủy quyền. Người đại diện theo ủy quyền có trách nhiệm tham dự đầy đủ cuộc họp của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông; thực hiện các quyền và nghĩa vụ được ủy quyền một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất, bảo vệ lợi ích hợp pháp của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đã cử người đại diện.

Người đại diện theo ủy quyền chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đã cử mình do vi phạm trách nhiệm nêu trên. Chủ sở hữu, thành viên, cổ đông cử người đại diện chịu trách nhiệm trước bên thứ ba đối với trách nhiệm phát sinh liên quan đến quyền và nghĩa vụ được thực hiện thông qua người đại diện theo ủy quyền. Cơ chế này giúp phân định rõ: người đại diện chịu trách nhiệm nội bộ với tổ chức cử mình, còn tổ chức cử đại diện là bên gánh chịu hệ quả pháp lý đối với bên ngoài trong phạm vi quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Phân biệt với người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo ủy quyền của tổ chức rất dễ bị nhầm với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, nhưng đây là hai chế định khác nhau về bản chất.

Người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho chính doanh nghiệp để thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp trước Trọng tài, Tòa án. Mỗi doanh nghiệp phải có người đại diện theo pháp luật và bảo đảm luôn có ít nhất một người cư trú tại Việt Nam. Người đại diện theo pháp luật gắn với bản thân doanh nghiệp, được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Ngược lại, người đại diện theo ủy quyền là cá nhân được một tổ chức đang sở hữu vốn cử ra để thực hiện quyền cổ đông hoặc quyền thành viên của tổ chức đó tại công ty. Người này nhân danh cổ đông, thành viên là tổ chức để tham dự họp, biểu quyết chứ không nhân danh công ty. Việc cử người đại diện theo ủy quyền không làm thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp và không được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty. Nếu bạn cần tìm hiểu thêm về thủ tục liên quan đến người đại diện theo pháp luật, có thể tham khảo bài viết thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty.

Một số lưu ý thực tiễn

Thứ nhất, tổ chức nên rà soát Điều lệ công ty trước khi cử người đại diện, vì Điều lệ có thể quy định số lượng, tiêu chuẩn khác với nguyên tắc chung. Thứ hai, cần gửi văn bản cử cho công ty và lưu bằng chứng tiếp nhận, bởi hiệu lực đối với công ty được tính từ ngày công ty nhận được. Thứ ba, khi cử nhiều người đại diện, phải phân bổ rõ tỷ lệ cổ phần, phần vốn góp tương ứng của từng người để việc biểu quyết không bị chồng lấn. Thứ tư, khi thay đổi hoặc chấm dứt ủy quyền, tổ chức cần thông báo kịp thời cho công ty để bảo đảm người đại diện mới được thừa nhận đúng thời điểm.

Câu hỏi thường gặp

Người đại diện theo ủy quyền có bắt buộc phải là thành viên hay cổ đông của công ty không?

Không bắt buộc. Người đại diện theo ủy quyền là cá nhân được tổ chức cử ra nhân danh tổ chức để thực hiện quyền và nghĩa vụ, họ không cần phải tự mình sở hữu phần vốn góp hay cổ phần trong công ty. Quyền của họ gắn với tỷ lệ sở hữu của tổ chức đã cử họ.

Một tổ chức được cử tối đa bao nhiêu người đại diện theo ủy quyền?

Nếu Điều lệ công ty không quy định khác, tổ chức là thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên sở hữu ít nhất 35% vốn điều lệ, hoặc tổ chức là cổ đông công ty cổ phần sở hữu ít nhất 10% tổng số cổ phần phổ thông, có thể ủy quyền tối đa 3 người đại diện. Trường hợp Điều lệ có quy định riêng thì áp dụng theo Điều lệ.

Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền có hiệu lực từ khi nào?

Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền phải được thông báo cho công ty và chỉ có hiệu lực đối với công ty kể từ ngày công ty nhận được văn bản, không phải kể từ ngày tổ chức ký văn bản. Vì vậy tổ chức nên lưu lại bằng chứng công ty đã tiếp nhận.

Người đại diện theo ủy quyền chịu trách nhiệm với ai?

Người đại diện theo ủy quyền phải thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất và chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đã cử mình do vi phạm. Đối với bên thứ ba, tổ chức cử người đại diện là bên chịu trách nhiệm trong phạm vi quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Người đại diện theo ủy quyền có phải người đại diện theo pháp luật không?

Không. Đây là hai chế định khác nhau. Người đại diện theo pháp luật đại diện cho chính doanh nghiệp và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Người đại diện theo ủy quyền chỉ đại diện cho một tổ chức đang sở hữu vốn để thực hiện quyền cổ đông, quyền thành viên tại công ty.

Kết luận

Người đại diện theo ủy quyền là chế định quan trọng giúp các tổ chức thực hiện quyền cổ đông, quyền thành viên tại công ty mà mình sở hữu vốn. Để việc cử người đại diện đúng luật, tổ chức cần lưu ý nguyên tắc số lượng theo tỷ lệ sở hữu, nội dung và thời điểm hiệu lực của văn bản cử, tiêu chuẩn của người được cử và cơ chế trách nhiệm giữa người đại diện với tổ chức. Nếu bạn cần hỗ trợ rà soát Điều lệ, soạn văn bản cử người đại diện theo ủy quyền hoặc tư vấn quản trị doanh nghiệp, đội ngũ LTV Law sẵn sàng đồng hành cùng bạn qua trang dịch vụ của chúng tôi.