Hóa đơn điện tử là gì? Quy định & cách sử dụng (2026)

Hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức hóa đơn bắt buộc trong hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hiểu đúng bản chất, các loại hóa đơn điện tử và cách kiểm tra tính hợp lệ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế và bảo đảm chứng từ hợp pháp. Bài viết trình bày quy định hiện hành về hóa đơn điện tử và cách sử dụng.

1. Căn cứ pháp lý

Quy định về hóa đơn điện tử hiện nay được điều chỉnh bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện. Đây là hai văn bản nền tảng cho việc khởi tạo, lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, được sửa đổi, bổ sung bởi các văn bản có liên quan theo quy định hiện hành.

2. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế. Hóa đơn điện tử bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Khác với hóa đơn giấy trước đây, hóa đơn điện tử không tồn tại ở dạng bản in làm gốc; bản thể hiện in ra chỉ có giá trị lưu giữ, tra cứu, không có giá trị pháp lý như bản dữ liệu điện tử gốc.

3. Các loại hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử gồm các loại chính:

Xét theo cách quản lý, hóa đơn điện tử chia thành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Loại áp dụng cho từng doanh nghiệp phụ thuộc vào ngành nghề, quy mô và mức độ rủi ro về thuế theo quy định.

4. Bắt buộc áp dụng từ ngày 01/7/2022

Theo lộ trình tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử được áp dụng bắt buộc trên phạm vi toàn quốc từ ngày 01/7/2022. Từ thời điểm này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định.

5. Định dạng và nội dung hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử sử dụng định dạng chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế công bố, là tệp dữ liệu theo ngôn ngữ định dạng văn bản (XML) dùng để chứa dữ liệu và truyền, nhận dữ liệu giữa các bên. Nội dung của một hóa đơn điện tử thường gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có);
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa thuế, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán;
• Chữ ký số của người bán và thời điểm lập hóa đơn; mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã.

Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các chỉ tiêu; nội dung cụ thể áp dụng theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

6. Cách tra cứu tính hợp lệ của hóa đơn

Để kiểm tra một hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không, người mua có thể tra cứu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Các bước cơ bản:

1. Truy cập cổng tra cứu hóa đơn điện tử của cơ quan thuế;
2. Nhập các thông tin theo yêu cầu: mã số thuế người bán, ký hiệu và số hóa đơn, tổng tiền hoặc mã tra cứu (nếu có);
3. Kiểm tra kết quả: hóa đơn tồn tại trên hệ thống, thông tin người bán khớp, trạng thái hoạt động của hóa đơn;
4. Đối chiếu nội dung hóa đơn nhận được với dữ liệu tra cứu để bảo đảm trùng khớp.

Việc tra cứu giúp phát hiện hóa đơn không tồn tại, hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn hoặc hóa đơn đã bị hủy, hạn chế rủi ro khi kê khai khấu trừ và hạch toán chi phí.

7. Câu hỏi thường gặp

Bản in của hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý không? Bản thể hiện in ra chỉ có giá trị lưu giữ, ghi sổ và theo dõi; giá trị pháp lý nằm ở tệp dữ liệu điện tử gốc có chữ ký số.

Thời điểm lập hóa đơn là khi nào? Nói chung là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa; một số trường hợp đặc thù áp dụng theo quy định riêng.

Sai sót trên hóa đơn điện tử xử lý thế nào? Tùy trường hợp mà điều chỉnh, thay thế hoặc hủy theo quy định; xem chi tiết tại bài xử lý hóa đơn điện tử sai sót.

Sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử đúng quy định là điều kiện để khấu trừ thuế và ghi nhận chi phí hợp lệ; xem thêm bài hóa đơn đỏ là gì và chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. LTV Law cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp khởi tạo, lập và quản lý hóa đơn điện tử đúng quy định — tìm hiểu tại dịch vụ kế toán.