Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót: điều chỉnh, thay thế, hủy

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, sai sót về thông tin người mua, số tiền, thuế suất hay tên hàng hóa là tình huống thường gặp. Xử lý đúng cách giúp doanh nghiệp bảo đảm chứng từ hợp pháp và tránh rủi ro khi kê khai thuế. Bài viết trình bày các cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo quy định hiện hành.

1. Căn cứ pháp lý

Việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Điều 19) và Thông tư 78/2021/TT-BTC (Điều 7), cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung có liên quan theo quy định hiện hành. Cách xử lý cụ thể phụ thuộc vào việc hóa đơn đã được gửi cho người mua và cơ quan thuế hay chưa, cũng như loại sai sót.

2. Ba cách xử lý cơ bản

Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải ghi rõ thông tin liên hệ tới hóa đơn bị điều chỉnh, thay thế theo quy định để bảo đảm truy vết được nghiệp vụ gốc.

3. Các trường hợp sai sót thường gặp

Cách xử lý phân theo mức độ và thời điểm phát hiện sai sót:

• Hóa đơn có mã đã lập nhưng chưa gửi cho người mua, phát hiện sai sót: người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn mới;
• Sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế, các nội dung khác không sai: người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thông báo với cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn;
• Sai về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng: người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo lựa chọn và thỏa thuận với người mua.

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót và thông báo, người bán rà soát, xử lý theo hướng dẫn và thời hạn trong thông báo.

4. Mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót

Khi thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót, người bán sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mẫu này dùng để thông báo các nội dung như hủy hóa đơn đã lập sai hoặc giải trình về hóa đơn có sai sót theo quy định.

5. Các bước xử lý hóa đơn sai sót

1. Xác định loại sai sót: sai thông tin người mua, sai mã số thuế, sai số tiền, thuế suất, tên hàng hóa;
2. Xác định thời điểm phát hiện: hóa đơn đã gửi người mua hay chưa, đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế hay chưa;
3. Chọn cách xử lý phù hợp: hủy, điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng trường hợp quy định;
4. Lập thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế khi thuộc trường hợp phải thông báo;
5. Lập hóa đơn mới (điều chỉnh hoặc thay thế) nếu cần và gửi cho người mua;
6. Kê khai điều chỉnh nghĩa vụ thuế tương ứng theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

6. Lưu ý khi kê khai thuế

Khi hóa đơn được điều chỉnh, thay thế hoặc hủy, người bán và người mua phải điều chỉnh số liệu kê khai thuế giá trị gia tăng cho đúng bản chất nghiệp vụ. Cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ về hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, thay thế và thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT để giải trình khi cần. Do quy định về xử lý hóa đơn sai sót có thay đổi qua các văn bản sửa đổi, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hiện hành tại thời điểm xử lý.

7. Câu hỏi thường gặp

Chỉ sai tên, địa chỉ người mua thì có phải lập lại hóa đơn không? Nếu đúng mã số thuế và các nội dung khác không sai, người bán thông báo cho người mua và thông báo với cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn.

Chọn điều chỉnh hay thay thế? Cả hai đều hợp lệ khi hóa đơn đã gửi người mua; doanh nghiệp lựa chọn theo thỏa thuận với người mua và tính thuận tiện trong theo dõi, kê khai.

Xử lý hóa đơn sai sót đúng quy định giúp bảo toàn quyền khấu trừ và ghi nhận chi phí; xem thêm bài hóa đơn điện tử là gì và cách kê khai thuế giá trị gia tăng. LTV Law cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp xử lý hóa đơn điện tử sai sót và điều chỉnh kê khai đúng quy định — tìm hiểu tại dịch vụ kế toán.