Chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Xác định đúng chi phí được trừ là yếu tố then chốt khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, vì chi phí được trừ càng đầy đủ và hợp lệ thì thu nhập tính thuế càng phản ánh đúng thực tế. Ghi nhận sai có thể dẫn tới bị loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt. Bài viết trình bày điều kiện chi phí được trừ và các khoản không được trừ theo quy định hiện hành.

1. Căn cứ pháp lý

Quy định về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nằm trong pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn. Doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản hiện hành tại thời điểm quyết toán, trong đó Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/10/2025 và các nghị định, thông tư hướng dẫn. Nguyên tắc chung về điều kiện chi phí được trừ được kế thừa ổn định qua các thời kỳ.

2. Ba điều kiện để chi phí được trừ

Về nguyên tắc, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
2. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật;
3. Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Ngưỡng 20 triệu đồng và yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt là quy định đã áp dụng ổn định; do chính sách thuế có thể được điều chỉnh, doanh nghiệp nên kiểm tra mức và điều kiện áp dụng theo văn bản hiện hành khi quyết toán.

3. Lưu ý về điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt

• Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng cho từng hóa đơn, không phải cộng dồn cả kỳ;
• Trường hợp mua hàng nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một nhà cung cấp mà tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì cũng phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định;
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm các hình thức theo quy định của pháp luật, ví dụ chuyển khoản qua ngân hàng.

4. Các khoản chi phí không được trừ thường gặp

Bên cạnh nguyên tắc chung, pháp luật liệt kê nhiều khoản chi không được trừ dù có hóa đơn, chứng từ. Một số nhóm thường gặp:

Đây là các nhóm mang tính minh họa. Danh mục chi tiết các khoản không được trừ được quy định cụ thể trong văn bản pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp; doanh nghiệp cần đối chiếu để áp dụng chính xác.

5. Vì sao cần kiểm soát chi phí được trừ?

Thu nhập tính thuế thu nhập doanh nghiệp được xác định trên cơ sở doanh thu trừ chi phí được trừ và cộng, trừ một số khoản theo quy định. Nếu chi phí bị loại do không đủ điều kiện, thu nhập tính thuế tăng lên, kéo theo số thuế phải nộp tăng và có thể phát sinh tiền chậm nộp, tiền phạt khi bị cơ quan thuế loại chi phí qua thanh tra, kiểm tra.

6. Cách hạn chế rủi ro bị loại chi phí

1. Thu thập đầy đủ hóa đơn hợp pháp cho mọi khoản chi ngay khi phát sinh;
2. Thanh toán qua ngân hàng với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên và lưu chứng từ thanh toán;
3. Lập hồ sơ, hợp đồng, biên bản cho các khoản chi có tính chất đặc thù (chi khoán, chi phúc lợi, công tác phí);
4. Theo dõi các khoản chi có mức khống chế để không vượt giới hạn được trừ;
5. Rà soát định kỳ trước khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

7. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn dưới 20 triệu đồng trả tiền mặt có được trừ không? Nếu đáp ứng điều kiện thực tế phát sinh phục vụ sản xuất, kinh doanh và có hóa đơn, chứng từ hợp pháp thì được trừ; điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt chỉ bắt buộc với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

Chi phí không có hóa đơn có được trừ không? Về nguyên tắc là không, trừ một số khoản đặc thù được phép lập bảng kê theo quy định. Cần kiểm tra điều kiện áp dụng cho từng trường hợp.

Kiểm soát chi phí được trừ gắn liền với hóa đơn, khấu hao và tiền lương; xem thêm bài hóa đơn điện tử là gì, khấu hao tài sản cố định và cách tính lương và lập bảng lương. LTV Law cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp rà soát chi phí được trừ và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp đúng quy định — tìm hiểu tại dịch vụ kế toán.