Hồ sơ thành lập công ty gồm những gì

Khi bắt đầu khởi nghiệp, câu hỏi được đặt ra nhiều nhất là hồ sơ thành lập công ty gồm những gì và chuẩn bị thế nào cho đúng ngay từ lần nộp đầu tiên. Một bộ hồ sơ thiếu giấy tờ, điền sai thông tin hoặc chữ ký không khớp là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả về, kéo dài thời gian và làm lỡ kế hoạch kinh doanh.

Bài viết này liệt kê đầy đủ thành phần hồ sơ theo từng loại hình doanh nghiệp, hướng dẫn cách điền các giấy tờ quan trọng, chỉ ra những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả và cách nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung cập nhật theo Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi, bổ sung năm 2025 (Luật số 76/2025/QH15), Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Cơ quan tiếp nhận và thời gian giải quyết

Từ năm 2025, thẩm quyền đăng ký doanh nghiệp thuộc Cơ quan đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Tài chính cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Đây là điểm khác biệt cần lưu ý so với hộ kinh doanh: doanh nghiệp đăng ký ở cấp tỉnh, còn hộ kinh doanh đăng ký ở cấp xã.

Thời gian giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ, theo khoản 5 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi năm 2025. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ ra thông báo bằng văn bản nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung; thời hạn 03 ngày làm việc được tính lại từ khi doanh nghiệp nộp lại hồ sơ đã sửa.

Về chi phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp năm 2026 là 25.000 đồng mỗi lần, và thường được miễn khi nộp hồ sơ trực tuyến. Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 100.000 đồng. Từ ngày 01/01/2026, lệ phí môn bài được bãi bỏ nên doanh nghiệp thành lập mới không còn phải nộp khoản này.

Xác định loại hình doanh nghiệp trước khi làm hồ sơ

Thành phần hồ sơ phụ thuộc trực tiếp vào loại hình doanh nghiệp bạn chọn. Vì vậy, việc đầu tiên là xác định rõ mình sẽ đăng ký loại hình nào để chuẩn bị đúng giấy tờ. Bốn loại hình phổ biến gồm:

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu.
Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn.
Công ty cổ phần: có tối thiểu 3 cổ đông sáng lập, không giới hạn số lượng tối đa.
Doanh nghiệp tư nhân: do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản.

Điểm chung của mọi loại hình là đều cần Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của người có liên quan. Điểm khác biệt nằm ở việc có bắt buộc phải có Điều lệ công ty, Danh sách thành viên hay Danh sách cổ đông sáng lập hay không.

Danh mục hồ sơ theo từng loại hình

Bảng dưới đây tổng hợp thành phần hồ sơ cơ bản của từng loại hình để bạn dễ đối chiếu khi chuẩn bị:

Thành phần hồ sơ	Trách nhiệm hữu hạn một thành viên	Trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên	Công ty cổ phần	Doanh nghiệp tư nhân
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp	Có	Có	Có	Có
Điều lệ công ty	Có	Có	Có	Không
Danh sách thành viên	Không	Có	Không	Không
Danh sách cổ đông sáng lập	Không	Không	Có	Không
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân	Có	Có	Có	Có
Giấy tờ pháp lý và văn bản ủy quyền với thành viên/cổ đông là tổ chức	Nếu chủ sở hữu là tổ chức	Nếu có thành viên là tổ chức	Nếu có cổ đông là tổ chức	Không áp dụng

Chi tiết từng giấy tờ và cách chuẩn bị

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Đây là văn bản bắt buộc trong mọi bộ hồ sơ, sử dụng theo mẫu do cơ quan đăng ký kinh doanh ban hành kèm theo Thông tư hiện hành. Giấy đề nghị thể hiện các thông tin cốt lõi: tên công ty (tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài nếu có, tên viết tắt), địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thông tin người đại diện theo pháp luật và thông tin chủ sở hữu hoặc thành viên, cổ đông.

Khi điền, cần đặc biệt chú ý: tên công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký; địa chỉ trụ sở phải đầy đủ số nhà, đường, phường/xã, tỉnh/thành phố và không được là căn hộ chung cư dùng để ở; ngành nghề phải ghi và mã hóa theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Điều lệ công ty

Điều lệ là văn bản nội bộ quan trọng nhất, bắt buộc với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần (doanh nghiệp tư nhân không cần). Điều lệ phải có đầy đủ các nội dung theo Điều 24 Luật Doanh nghiệp, bao gồm: tên và địa chỉ trụ sở; ngành nghề kinh doanh; vốn điều lệ và phần vốn góp của từng thành viên hoặc số cổ phần của cổ đông sáng lập; quyền và nghĩa vụ của thành viên, cổ đông; cơ cấu tổ chức quản lý; người đại diện theo pháp luật; thể thức thông qua quyết định; nguyên tắc phân chia lợi nhuận và xử lý lỗ; các trường hợp giải thể và thủ tục thanh lý tài sản.

Điều lệ phải có chữ ký của các thành viên, chủ sở hữu hoặc cổ đông sáng lập. Nhiều người tải mẫu điều lệ trên mạng rồi dùng nguyên mà không sửa cho khớp với thực tế công ty, dẫn đến mâu thuẫn giữa điều lệ và các giấy tờ khác trong hồ sơ.

Danh sách thành viên và Danh sách cổ đông sáng lập

Với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, hồ sơ phải có Danh sách thành viên. Với công ty cổ phần, hồ sơ phải có Danh sách cổ đông sáng lập, và nếu có cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài thì có thêm danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.

Danh sách này ghi rõ họ tên, thông tin giấy tờ pháp lý, địa chỉ liên lạc, phần vốn góp hoặc số cổ phần đăng ký mua, tỷ lệ và thời điểm góp vốn của từng người. Tổng phần vốn góp hoặc tổng số cổ phần trong danh sách phải khớp với vốn điều lệ ghi trong Giấy đề nghị và Điều lệ.

Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân

Mỗi thành viên, cổ đông sáng lập, chủ sở hữu và người đại diện theo pháp luật là cá nhân đều phải nộp bản sao giấy tờ pháp lý còn hiệu lực: thẻ căn cước, căn cước công dân hoặc hộ chiếu. Bản sao cần rõ nét, còn thời hạn sử dụng và thông tin trên giấy tờ phải trùng khớp với thông tin đã khai trong hồ sơ.

Giấy tờ với thành viên, cổ đông là tổ chức

Nếu thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập là tổ chức, ngoài các giấy tờ nêu trên còn cần: bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương); văn bản cử người đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp; và bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền đó. Với tổ chức nước ngoài, các giấy tờ này phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt.

Văn bản ủy quyền khi nộp thay

Người đại diện theo pháp luật không nhất thiết phải trực tiếp nộp hồ sơ. Nếu ủy quyền cho cá nhân khác hoặc cho tổ chức dịch vụ thực hiện thủ tục, hồ sơ phải kèm văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền. Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả về

Hồ sơ bị trả lại chủ yếu vì những lỗi hoàn toàn phòng tránh được. Nắm trước danh sách sau giúp bạn qua ngay từ lần nộp đầu:

Tên công ty bị trùng hoặc gây nhầm lẫn: không tra cứu trước dẫn đến trùng tên với doanh nghiệp đã đăng ký. Nên tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi chốt tên.
Địa chỉ trụ sở không hợp lệ: ghi thiếu cấp hành chính, hoặc đặt trụ sở tại căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở.
Ngành nghề ghi sai mã: không mã hóa theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, hoặc đăng ký ngành nghề có điều kiện mà chưa đáp ứng điều kiện.
Thông tin không thống nhất giữa các giấy tờ: vốn điều lệ, họ tên, số giấy tờ pháp lý trong Giấy đề nghị, Điều lệ và Danh sách thành viên không khớp nhau.
Thiếu chữ ký hoặc chữ ký không đúng người: điều lệ, danh sách thiếu chữ ký của thành viên, cổ đông sáng lập theo quy định.
Giấy tờ pháp lý hết hạn hoặc mờ: bản sao căn cước, hộ chiếu không rõ hoặc đã quá thời hạn sử dụng.
Thiếu văn bản ủy quyền: người nộp không phải người đại diện theo pháp luật nhưng hồ sơ không có ủy quyền hợp lệ.

Hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến

Hiện nay việc đăng ký doanh nghiệp được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn. Quy trình cơ bản gồm các bước sau:

Tạo tài khoản đăng ký kinh doanh: truy cập cổng, đăng ký tài khoản và kích hoạt. Đây là bước bắt buộc trước khi nộp hồ sơ.
Chuẩn bị bản scan hồ sơ: số hóa toàn bộ giấy tờ thành tệp điện tử, thường ở định dạng ảnh hoặc tài liệu theo yêu cầu của cổng, bảo đảm rõ nét và đúng dung lượng.
Kê khai thông tin trên cổng: nhập đầy đủ thông tin doanh nghiệp theo biểu mẫu điện tử và tải các tệp hồ sơ đã scan lên hệ thống.
Ký và xác thực hồ sơ: hồ sơ điện tử được xác thực bằng chữ ký số công cộng, hoặc bằng tài khoản đăng ký kinh doanh. Chữ ký số phải thuộc về người có thẩm quyền ký trong hồ sơ.
Nộp và theo dõi: gửi hồ sơ và thanh toán các khoản phí, lệ phí theo hướng dẫn. Hệ thống sẽ cấp Giấy biên nhận điện tử để theo dõi trạng thái xử lý.

Có hai cách xác thực hồ sơ trực tuyến: sử dụng chữ ký số công cộng, hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh. Với cách dùng tài khoản đăng ký kinh doanh, người nộp phải bổ sung một số giấy tờ xác thực cá nhân theo yêu cầu của hệ thống. Với cách dùng chữ ký số công cộng, quy trình gọn hơn vì chữ ký số đã bảo đảm giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử.

Kết quả nhận được

Nếu hồ sơ hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Với hồ sơ nộp trực tuyến, kết quả trả về dưới dạng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử có giá trị pháp lý.

Trên Giấy chứng nhận có mã số doanh nghiệp, đồng thời cũng là mã số thuế của doanh nghiệp. Sau khi có Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các công việc tiếp theo: khắc dấu và quản lý con dấu, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số phục vụ kê khai thuế, treo biển hiệu tại trụ sở, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện các nghĩa vụ khai thuế ban đầu theo quy định.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp tư nhân có cần Điều lệ công ty không?

Không. Điều lệ chỉ bắt buộc với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân chỉ gồm Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của chủ doanh nghiệp tư nhân.

Không có chữ ký số công cộng thì nộp hồ sơ trực tuyến được không?

Được. Ngoài cách dùng chữ ký số công cộng, bạn có thể xác thực hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh. Khi dùng cách này, hệ thống yêu cầu bổ sung một số giấy tờ xác thực cá nhân của người nộp.

Bản sao giấy tờ trong hồ sơ có bắt buộc công chứng không?

Với hồ sơ nộp trực tuyến, bạn scan giấy tờ pháp lý và tải lên cổng, sau đó chịu trách nhiệm về tính chính xác. Yêu cầu về bản sao chứng thực phụ thuộc vào từng trường hợp và hình thức nộp; riêng giấy tờ của tổ chức nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt.

Hồ sơ bị trả về thì có phải nộp lại phí không?

Khi hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký ra thông báo nêu rõ nội dung cần sửa. Bạn chỉnh sửa và nộp lại; lệ phí đăng ký doanh nghiệp thường được miễn khi nộp trực tuyến, nên chi phí phát sinh chủ yếu là thời gian, không phải khoản phí mới.

Mất bao lâu để nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?

Thời hạn là 03 ngày làm việc kể từ khi Cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung thì thời hạn này được tính lại từ thời điểm nộp lại hồ sơ đã hoàn thiện.