Mẫu giấy xác nhận 2026 (nhân viên, công tác, tải Word)

Giấy xác nhận là văn bản do một đơn vị, tổ chức cấp nhằm xác nhận một sự việc, thông tin hoặc tình trạng có thật liên quan đến cá nhân hay tổ chức khác. Trong doanh nghiệp, giấy xác nhận thường được người sử dụng lao động cấp cho người lao động để phục vụ các thủ tục hành chính, tài chính hoặc pháp lý.

Các loại giấy xác nhận thường gặp gồm: giấy xác nhận nhân viên (người lao động) đang làm việc tại công ty, giấy xác nhận công tác (quá trình làm việc), giấy xác nhận thu nhập hoặc chức vụ để hoàn thiện hồ sơ vay vốn ngân hàng, xin visa, đăng ký học, thuê nhà hay các thủ tục khác. Tùy mục đích sử dụng mà nội dung xác nhận sẽ được điều chỉnh cho phù hợp.

Mẫu giấy xác nhận dưới đây được LTV Law biên soạn theo thực tiễn năm 2026, có sẵn file Word để doanh nghiệp tải về, chỉnh sửa thông tin và sử dụng ngay.

⬇ Tải mẫu (file Word)

Nội dung mẫu giấy xác nhận mới nhất năm 2026

⬇ Tải mẫu (file Word)

Hướng dẫn điền

• Điền đúng tên đơn vị xác nhận, mã số thuế và địa chỉ trụ sở khớp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Ghi đầy đủ thông tin của người được xác nhận (họ tên, ngày sinh, số Căn cước công dân, chức vụ, phòng ban, ngày vào làm) đúng với hồ sơ nhân sự.
• Xác định rõ mục đích sử dụng giấy xác nhận để lựa chọn nội dung phù hợp: chỉ xác nhận đang làm việc, hay kèm xác nhận công tác, thu nhập, chức vụ.
• Chỉ ghi thông tin lương/thu nhập khi thực sự cần thiết cho mục đích sử dụng (ví dụ hồ sơ vay vốn) và bảo đảm đúng thực tế.
• Nội dung xác nhận phải trung thực; đơn vị cấp chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin đã xác nhận.
• Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ; ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu công ty.
• In trên giấy có logo/tiêu đề của công ty (nếu có), lập thành đủ số bản cần dùng và lưu một bản tại đơn vị.

Lưu ý pháp lý

• Giấy xác nhận là văn bản hành chính nội bộ do đơn vị tự cấp, pháp luật hiện hành không quy định mẫu bắt buộc; doanh nghiệp chủ động soạn thảo nội dung phù hợp với mục đích sử dụng.
• Người có thẩm quyền ký là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền bằng văn bản.
• Doanh nghiệp quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2025); giấy xác nhận thường được đóng dấu để bảo đảm giá trị sử dụng khi làm việc với ngân hàng, cơ quan nhà nước hoặc đối tác.
• Thông tin xác nhận phải đúng sự thật; đơn vị và người ký chịu trách nhiệm về nội dung đã xác nhận, đặc biệt với các thông tin về thu nhập, chức vụ, thời gian công tác.
• Một số cơ quan tiếp nhận (ngân hàng, đại sứ quán...) có thể yêu cầu mẫu hoặc thông tin riêng; nên hỏi trước yêu cầu cụ thể để bổ sung cho phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

Giấy xác nhận nhân viên đang làm việc viết thế nào?

Giấy gồm: tên đơn vị xác nhận, quốc hiệu, tiêu đề GIẤY XÁC NHẬN, thông tin người được xác nhận (họ tên, ngày sinh, số Căn cước công dân, chức vụ, phòng ban, ngày vào làm), nội dung xác nhận người đó đang làm việc tại công ty theo hợp đồng lao động, mục đích sử dụng và cuối cùng là ngày tháng, chữ ký của người đại diện kèm con dấu. Bạn có thể tải mẫu Word ở trên và điền theo hướng dẫn.

Ai có thẩm quyền ký giấy xác nhận của công ty?

Người ký là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền bằng văn bản (ví dụ trưởng phòng nhân sự được ủy quyền). Người ký phải ghi rõ họ tên và chức vụ.

Giấy xác nhận có cần đóng dấu không?

Pháp luật không bắt buộc mẫu cố định, nhưng trên thực tế giấy xác nhận của doanh nghiệp nên được đóng dấu công ty để bảo đảm giá trị sử dụng khi nộp cho ngân hàng, cơ quan nhà nước hay đối tác. Việc quản lý, sử dụng con dấu thực hiện theo Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025).

Mẫu giấy xác nhận file Word?

Bạn có thể tải mẫu giấy xác nhận dưới dạng file Word tại nút tải ở trang này, sau đó chỉnh sửa thông tin đơn vị và người được xác nhận cho phù hợp với mục đích sử dụng.

Giấy xác nhận thu nhập dùng để làm gì?

Giấy xác nhận thu nhập (hoặc giấy xác nhận công tác kèm mức lương) thường dùng để hoàn thiện hồ sơ vay vốn ngân hàng, mở thẻ tín dụng, xin visa, thuê nhà hoặc chứng minh khả năng tài chính. Thông tin thu nhập phải đúng thực tế và do đơn vị chịu trách nhiệm xác nhận.