Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Nội dung & Điều kiện được cấp

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì?

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản (bản giấy hoặc bản điện tử) do Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp, ghi nhận các thông tin về đăng ký thành lập doanh nghiệp. Đây là căn cứ pháp lý ghi nhận một doanh nghiệp đã ra đời và hoạt động hợp pháp. Trong thực tế, nhiều người quen gọi văn bản này là "giấy phép kinh doanh" của công ty, tuy nhiên tên gọi chính thức theo Luật Doanh nghiệp 2020 là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Kể từ thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có tư cách để bắt đầu triển khai hoạt động của mình trên thị trường, mở tài khoản ngân hàng, khắc dấu, phát hành hóa đơn và thực hiện các quyền, nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.

Nội dung ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận các nội dung chủ yếu sau đây:

Một điểm cần lưu ý: ngành, nghề kinh doanh không còn được ghi trực tiếp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thông tin về ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp được công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Do đó, khi muốn tra cứu ngành nghề của một doanh nghiệp, cần tìm trên cổng thông tin chứ không chỉ nhìn vào Giấy chứng nhận.

Điều kiện được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Theo Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không thuộc lĩnh vực bị cấm đầu tư kinh doanh;
• Tên của doanh nghiệp được đặt đúng theo quy định của pháp luật;
• Có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ;
• Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

Khi hồ sơ đã hợp lệ và đầy đủ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc bị từ chối, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Phân biệt Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy phép kinh doanh

Trong ngôn ngữ hằng ngày, hai khái niệm này hay bị dùng lẫn lộn, nhưng về pháp lý chúng khác nhau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là điều kiện gia nhập thị trường chung, ghi nhận sự ra đời hợp pháp của doanh nghiệp. Mọi doanh nghiệp khi thành lập đều được cấp văn bản này.
• Giấy phép kinh doanh (giấy phép con) là điều kiện riêng đối với những ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện. Chỉ khi kinh doanh các ngành nghề này, doanh nghiệp mới cần xin thêm giấy phép, chứng chỉ hoặc đáp ứng điều kiện tương ứng.

Nói cách khác, có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là bước đầu tiên để doanh nghiệp tồn tại; còn để hoạt động trong một số lĩnh vực đặc thù, doanh nghiệp có thể cần bổ sung giấy phép con. Bạn có thể tìm hiểu thêm trong bài viết giấy phép kinh doanh là gì.

Mã số doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận

Mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo và cấp cho doanh nghiệp khi thành lập, được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mã số này là duy nhất, tồn tại trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp và không được cấp lại cho tổ chức, cá nhân khác. Đồng thời, mã số doanh nghiệp cũng chính là mã số thuế, dùng để thực hiện các nghĩa vụ về thuế và các thủ tục hành chính khác.

Vì mã số doanh nghiệp gắn liền với doanh nghiệp một cách bền vững, ngay cả khi doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ hay các nội dung đăng ký khác, mã số vẫn được giữ nguyên.

Cấp lại, thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thay đổi các nội dung đã đăng ký như tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật... Khi đó, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Sau khi thủ tục hoàn tất, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới hoặc được xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký, tùy theo nội dung được điều chỉnh. Như đã nêu, dù nội dung đăng ký thay đổi thì mã số doanh nghiệp vẫn giữ nguyên. Ví dụ về một thủ tục thay đổi phổ biến có thể xem tại bài thay đổi tên công ty.

Trường hợp Giấy chứng nhận bị mất, bị hư hỏng hoặc bị tiêu hủy, doanh nghiệp cũng có thể đề nghị cấp lại theo quy định.

Bảo quản và sử dụng Giấy chứng nhận

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là tài liệu pháp lý quan trọng, thường được yêu cầu xuất trình khi doanh nghiệp làm việc với ngân hàng, đối tác, cơ quan thuế và trong nhiều giao dịch khác. Vì vậy, doanh nghiệp nên bảo quản cẩn thận và sử dụng đúng mục đích.

Để đối chiếu và kiểm tra tính chính xác của thông tin, doanh nghiệp và các bên liên quan có thể tra cứu thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc kiểm tra này cũng hữu ích khi cần xác minh thông tin của đối tác trước khi giao kết hợp đồng.

Giải đáp một số thắc mắc thường gặp

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có phải là giấy phép kinh doanh không?

Về bản chất pháp lý thì không hoàn toàn giống nhau. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận sự thành lập hợp pháp của doanh nghiệp và là điều kiện gia nhập thị trường chung. Còn giấy phép kinh doanh (giấy phép con) chỉ đặt ra đối với ngành, nghề kinh doanh có điều kiện. Cách gọi lẫn lộn trong đời sống là do thói quen, không phải theo quy định pháp luật.

Vì sao Giấy chứng nhận không còn ghi ngành nghề kinh doanh?

Theo quy định hiện hành, ngành, nghề kinh doanh không được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà được công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cách làm này giúp việc điều chỉnh, bổ sung ngành nghề thuận tiện hơn mà không phải cấp đổi Giấy chứng nhận mỗi lần.

Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mất bao lâu?

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản về nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Khi đổi tên hoặc địa chỉ thì mã số doanh nghiệp có thay đổi không?

Không. Khi doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ, vốn điều lệ hay người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận mới hoặc xác nhận thay đổi, nhưng mã số doanh nghiệp vẫn được giữ nguyên trong suốt quá trình hoạt động.

Làm mất Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì xử lý thế nào?

Trường hợp Giấy chứng nhận bị mất, hư hỏng hoặc bị tiêu hủy, doanh nghiệp có thể làm thủ tục đề nghị cấp lại tại Cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.

Kết luận

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản pháp lý ghi nhận sự ra đời hợp pháp của doanh nghiệp, thể hiện các nội dung cốt lõi như tên, mã số doanh nghiệp, trụ sở chính, người đại diện theo pháp luật và vốn. Nắm rõ nội dung, điều kiện được cấp và cách phân biệt với giấy phép con sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình thành lập và vận hành.

Nếu bạn cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục, LTV Law sẵn sàng đồng hành cùng bạn qua dịch vụ thành lập doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ để được tư vấn phù hợp với nhu cầu cụ thể.