Thủ tục thay đổi tên công ty: Hồ sơ, Quy định đặt tên & Việc cần làm sau khi đổi

Thay đổi tên là một trong những nội dung đăng ký doanh nghiệp được điều chỉnh thường xuyên, xuất phát từ nhu cầu tái định vị thương hiệu, mở rộng ngành nghề hay sắp xếp lại cơ cấu. Việc đổi tên tưởng đơn giản nhưng liên quan đến nhiều quy định về đặt tên và kéo theo hàng loạt đầu việc cập nhật sau đó. Bài viết trình bày quy định đặt tên, hồ sơ, trình tự thông báo thay đổi và danh mục việc cần làm sau khi đổi tên theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Cấu trúc tên tiếng Việt của doanh nghiệp

Theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau: loại hình doanh nghiệp và tên riêng.

Thành tố loại hình doanh nghiệp được viết theo đúng hình thức pháp lý, ví dụ công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân. Thành tố tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành. Vì vậy, khi chọn tên mới, doanh nghiệp cần cân nhắc tính pháp lý và tính thuận tiện trong hoạt động lâu dài, không chỉ khía cạnh thương hiệu.

Những điều cấm khi đặt tên doanh nghiệp

Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định các điều cấm trong đặt tên. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ tên mới trước khi nộp hồ sơ để tránh bị từ chối:

• Không đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký;
• Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó;
• Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Trong ba nhóm điều cấm nêu trên, vấn đề tên trùng và tên gây nhầm lẫn là nội dung phát sinh tranh chấp phổ biến nhất và được hướng dẫn cụ thể tại Điều 41.

Tên trùng và tên gây nhầm lẫn

Theo Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020, tên trùng là tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký.

Các trường hợp được coi là tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký gồm nhiều dạng, trong đó có thể kể đến: tên tiếng Việt đọc giống tên doanh nghiệp đã đăng ký; tên viết tắt trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký; tên bằng tiếng nước ngoài trùng với tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký; tên riêng chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, một số thứ tự hoặc một chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, hoặc bởi ký hiệu, hoặc bởi các từ như tân, mới, miền Bắc, miền Nam, miền Trung, miền Tây, miền Đông. Các quy định này không áp dụng đối với công ty con của công ty đã đăng ký.

Do phạm vi các trường hợp gây nhầm lẫn khá rộng, doanh nghiệp nên chủ động tra cứu tên dự kiến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ. Bước tra cứu này giúp giảm rủi ro bị trả hồ sơ vì trùng hoặc nhầm lẫn với tên đã tồn tại.

Tên bằng tiếng nước ngoài, tên viết tắt và tên đơn vị phụ thuộc

Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp đặt thêm tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh; khi dịch, tên riêng có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng. Tên viết tắt của doanh nghiệp được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.

Nếu thay đổi tên tiếng Việt, doanh nghiệp thường cần rà soát và cập nhật đồng bộ cả tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt để bảo đảm nhất quán trên giấy tờ giao dịch.

Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh, Điều 40 yêu cầu tên phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh. Do đó, khi công ty đổi tên, tên của các đơn vị phụ thuộc cũng cần được điều chỉnh cho phù hợp.

Hồ sơ thay đổi tên công ty

Thay đổi tên là thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, thực hiện theo thủ tục thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Thành phần hồ sơ cơ bản gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (nội dung đổi tên) do người đại diện theo pháp luật ký;
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi tên;
• Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ trong trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật trực tiếp thực hiện.

Doanh nghiệp cần bảo đảm quyết định đổi tên được thông qua đúng thẩm quyền và đúng thể thức theo Điều lệ công ty, vì đây là căn cứ pháp lý cho việc thay đổi.

Trình tự thực hiện thủ tục đổi tên

Doanh nghiệp gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với tên mới nếu hồ sơ đủ điều kiện.

Trên thực tế, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thường được nộp qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau cải cách tổ chức bộ máy năm 2025, chức năng đăng ký kinh doanh ở cấp tỉnh do Sở Tài chính đảm nhiệm thay cho Sở Kế hoạch và Đầu tư trước đây; doanh nghiệp cần lưu ý đúng cơ quan tiếp nhận theo địa phương.

Các bước cơ bản có thể tóm tắt như sau: tra cứu và chọn tên mới hợp lệ; ban hành quyết định, nghị quyết đổi tên đúng thẩm quyền; chuẩn bị và nộp hồ sơ thông báo trong thời hạn 10 ngày; nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mang tên mới; tiến hành cập nhật con dấu, biển hiệu và thông tin tại các cơ quan, đối tác liên quan.

Hệ quả pháp lý của việc đổi tên

Một điểm quan trọng doanh nghiệp cần nắm rõ: việc thay đổi tên không làm thay đổi mã số doanh nghiệp (đồng thời là mã số thuế) và không làm thay đổi quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sau khi đổi tên vẫn là cùng một chủ thể pháp lý, tiếp tục kế thừa toàn bộ quyền và nghĩa vụ đã xác lập trước đó, bao gồm các hợp đồng, khoản nợ và cam kết đang thực hiện.

Nhờ nguyên tắc này, các quan hệ pháp lý đang tồn tại của doanh nghiệp không bị gián đoạn vì việc đổi tên. Tuy nhiên, để tránh vướng mắc trong giao dịch và thanh toán, doanh nghiệp vẫn cần chủ động cập nhật tên mới trên các giấy tờ và thông báo cho đối tác.

Bảng quy tắc đặt tên và các đầu việc cần cập nhật sau khi đổi tên

Bảng dưới đây tổng hợp một số quy tắc đặt tên cần kiểm tra khi chọn tên mới và những đầu việc cần cập nhật sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới.

Đối với con dấu, Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu; doanh nghiệp không còn nghĩa vụ thông báo mẫu dấu như quy định cũ, nhưng khi đổi tên vẫn nên khắc lại dấu để nội dung dấu khớp với tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Đổi tên công ty có phải đổi mã số thuế không?

Không. Việc thay đổi tên không làm thay đổi mã số doanh nghiệp, đồng thời là mã số thuế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp giữ nguyên mã số và tiếp tục sử dụng cho các nghĩa vụ thuế.

Sau khi đổi tên, các hợp đồng cũ có còn hiệu lực không?

Có. Đổi tên không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, nên các hợp đồng đã ký vẫn tiếp tục hiệu lực. Doanh nghiệp nên thông báo cho đối tác và lập phụ lục hoặc văn bản ghi nhận thay đổi tên khi cần thiết để thuận tiện trong thanh toán, xuất hóa đơn.

Thời hạn phải thông báo thay đổi tên là bao lâu?

Doanh nghiệp phải gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Có bắt buộc khắc lại con dấu khi đổi tên không?

Nếu con dấu có thể hiện tên doanh nghiệp thì nên khắc lại để nội dung dấu khớp với tên mới. Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết định về con dấu, do đó cần chủ động cập nhật để tránh sai lệch trên giấy tờ giao dịch.

Làm sao biết tên dự kiến có bị trùng hay gây nhầm lẫn không?

Doanh nghiệp nên tra cứu tên dự kiến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ, đối chiếu với các trường hợp tên trùng và tên gây nhầm lẫn tại Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020 để chọn tên hợp lệ.

Kết luận

Thay đổi tên công ty là thủ tục thông báo tương đối gọn về mặt hồ sơ, nhưng đòi hỏi chọn tên đúng quy định và triển khai đầy đủ các đầu việc cập nhật sau đó. Việc rà soát quy tắc đặt tên, tra cứu trước và lập kế hoạch cập nhật con dấu, hóa đơn, ngân hàng, giấy phép con sẽ giúp quá trình đổi tên diễn ra suôn sẻ, không ảnh hưởng đến hoạt động.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ soạn hồ sơ và thực hiện thủ tục, LTV Law có thể tư vấn và đồng hành trong dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh. Bạn có thể tham khảo thêm các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp tại trang dịch vụ của chúng tôi.