Đăng ký giao dịch bảo đảm (biện pháp bảo đảm): thủ tục và cơ quan đăng ký

Trong các quan hệ vay vốn, mua bán trả chậm hay hợp tác kinh doanh, bên có quyền luôn mong muốn nghĩa vụ được thực hiện đầy đủ. Để giảm thiểu rủi ro, pháp luật cho phép các bên thỏa thuận biện pháp bảo đảm và thực hiện đăng ký để công khai tình trạng pháp lý của tài sản. Đăng ký biện pháp bảo đảm, mà thực tế thường gọi là đăng ký giao dịch bảo đảm, là công cụ pháp lý quan trọng giúp xác lập hiệu lực đối kháng với người thứ ba và xác định thứ tự ưu tiên thanh toán khi xử lý tài sản.

Bài viết dưới đây trình bày một cách hệ thống các quy định hiện hành về đăng ký biện pháp bảo đảm tại Việt Nam, trên cơ sở Bộ luật Dân sự năm 2015, Nghị định số 21/2021/NĐ-CP quy định thi hành Bộ luật Dân sự về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ và Nghị định số 99/2022/NĐ-CP về đăng ký biện pháp bảo đảm.

Biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ là gì?

Theo Bộ luật Dân sự năm 2015, biện pháp bảo đảm là cách thức mà các bên thỏa thuận hoặc pháp luật quy định nhằm bảo đảm cho việc thực hiện một nghĩa vụ dân sự. Khi bên có nghĩa vụ không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, bên có quyền có thể xử lý tài sản bảo đảm để bù đắp lợi ích của mình.

Điều 292 Bộ luật Dân sự năm 2015 liệt kê chín biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ, gồm:

• Thế chấp tài sản: bên bảo đảm dùng tài sản thuộc sở hữu của mình để bảo đảm nghĩa vụ nhưng không giao tài sản cho bên nhận thế chấp.
• Cầm cố tài sản: bên bảo đảm giao tài sản thuộc sở hữu của mình cho bên nhận cầm cố nắm giữ.
• Đặt cọc: một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc vật có giá trị để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.
• Ký cược: bên thuê tài sản là động sản giao cho bên cho thuê một khoản tiền hoặc vật có giá trị để bảo đảm việc trả lại tài sản.
• Ký quỹ: bên có nghĩa vụ gửi một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý, giấy tờ có giá vào tài khoản phong tỏa tại tổ chức tín dụng.
• Bảo lưu quyền sở hữu: trong hợp đồng mua bán, quyền sở hữu tài sản có thể được bên bán bảo lưu cho đến khi nghĩa vụ thanh toán được thực hiện đầy đủ.
• Bảo lãnh: người thứ ba cam kết với bên có quyền sẽ thực hiện nghĩa vụ thay cho bên có nghĩa vụ nếu đến hạn mà bên đó không thực hiện.
• Tín chấp: tổ chức chính trị - xã hội bảo đảm bằng uy tín để thành viên vay vốn tại tổ chức tín dụng.
• Cầm giữ tài sản: bên có quyền đang nắm giữ hợp pháp tài sản là đối tượng của hợp đồng song vụ được giữ tài sản khi bên có nghĩa vụ không thực hiện đúng.

Đăng ký biện pháp bảo đảm là gì?

Đăng ký biện pháp bảo đảm là việc cơ quan đăng ký ghi vào sổ đăng ký hoặc cập nhật vào cơ sở dữ liệu về việc bên bảo đảm dùng tài sản để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ. Đây là thủ tục nhằm công khai thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản bảo đảm để mọi người có thể tra cứu.

Theo Nghị định số 99/2022/NĐ-CP, đăng ký biện pháp bảo đảm bao gồm đăng ký lần đầu, đăng ký thay đổi nội dung đã đăng ký, xóa đăng ký và đăng ký thông báo xử lý tài sản bảo đảm. Việc đăng ký được thực hiện theo yêu cầu của bên bảo đảm hoặc bên nhận bảo đảm, hoặc theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Ý nghĩa của việc đăng ký

Đăng ký không phải là điều kiện để giao dịch bảo đảm có hiệu lực giữa các bên, nhưng lại có ý nghĩa quyết định trong quan hệ với người thứ ba. Hai giá trị pháp lý cốt lõi gồm:

• Phát sinh hiệu lực đối kháng với người thứ ba: theo Điều 297 Bộ luật Dân sự năm 2015, biện pháp bảo đảm phát sinh hiệu lực đối kháng với người thứ ba kể từ khi đăng ký hoặc khi bên nhận bảo đảm nắm giữ, chiếm giữ tài sản. Khi có hiệu lực đối kháng, bên nhận bảo đảm được quyền truy đòi tài sản và được ưu tiên thanh toán.
• Xác định thứ tự ưu tiên thanh toán: theo Điều 308 Bộ luật Dân sự năm 2015, khi một tài sản được dùng để bảo đảm cho nhiều nghĩa vụ, thứ tự ưu tiên thanh toán giữa các bên cùng nhận bảo đảm được xác định theo thứ tự đăng ký. Bên đăng ký trước được thanh toán trước khi xử lý tài sản bảo đảm.

Vì vậy, việc đăng ký kịp thời có ý nghĩa bảo vệ trực tiếp quyền lợi của bên nhận bảo đảm, đặc biệt là các tổ chức tín dụng khi nhận thế chấp để cấp tín dụng.

Các trường hợp bắt buộc đăng ký và đăng ký theo yêu cầu

Nghị định số 99/2022/NĐ-CP phân biệt hai nhóm trường hợp:

Trường hợp bắt buộc đăng ký

Một số biện pháp bảo đảm phải đăng ký theo quy định của pháp luật, việc đăng ký là điều kiện để biện pháp bảo đảm phát sinh hiệu lực. Điển hình gồm:

• Thế chấp quyền sử dụng đất;
• Thế chấp tài sản gắn liền với đất trong trường hợp tài sản đó đã được chứng nhận quyền sở hữu trên giấy chứng nhận;
• Thế chấp, cầm cố tàu bay theo pháp luật về hàng không;
• Thế chấp tàu biển theo pháp luật về hàng hải.

Trường hợp đăng ký theo yêu cầu

Các biện pháp bảo đảm còn lại được đăng ký khi có yêu cầu của các bên. Việc đăng ký trong nhóm này không phải là điều kiện có hiệu lực của giao dịch, nhưng là căn cứ để phát sinh hiệu lực đối kháng với người thứ ba. Ví dụ thế chấp động sản không phải là tàu bay, tàu biển; thế chấp quyền tài sản; bảo lưu quyền sở hữu trong mua bán tài sản.

Cơ quan đăng ký theo từng loại tài sản

Thẩm quyền đăng ký được phân theo loại tài sản bảo đảm. Bảng dưới đây tổng hợp các đầu mối chính:

Loại tài sản bảo đảm	Cơ quan đăng ký	Bắt buộc hay theo yêu cầu
Quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất đã được chứng nhận	Văn phòng đăng ký đất đai (thuộc cơ quan quản lý đất đai địa phương)	Bắt buộc
Tàu bay	Cục Hàng không Việt Nam	Bắt buộc
Tàu biển	Cơ quan đăng ký tàu biển Việt Nam	Bắt buộc
Động sản khác, cây hằng năm, công trình tạm và các tài sản không thuộc thẩm quyền nêu trên	Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản thuộc Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm, Bộ Tư pháp	Theo yêu cầu

Hồ sơ đăng ký

Thành phần hồ sơ khác nhau tùy loại tài sản và cơ quan đăng ký, nhưng nhìn chung bao gồm:

• Phiếu yêu cầu đăng ký theo mẫu do pháp luật quy định, có chữ ký, con dấu của các bên hoặc của bên có quyền yêu cầu;
• Hợp đồng bảo đảm hoặc hợp đồng có điều khoản bảo đảm, ví dụ hợp đồng thế chấp, hợp đồng cầm cố;
• Đối với thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất cần bản gốc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản;
• Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của bên yêu cầu và văn bản ủy quyền nếu thực hiện thông qua người đại diện.

Trình tự đăng ký và thời điểm có hiệu lực

Người yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc qua hệ thống đăng ký trực tuyến đối với các cơ quan có cung cấp phương thức này. Cơ quan đăng ký tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, nếu hợp lệ thì ghi nội dung đăng ký vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu và trả kết quả cho người yêu cầu.

Về thời điểm có hiệu lực, Nghị định số 99/2022/NĐ-CP xác định thời điểm có hiệu lực của đăng ký theo từng loại tài sản. Đối với quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, tàu bay, tàu biển, thời điểm có hiệu lực là thời điểm cơ quan đăng ký ghi nội dung đăng ký vào sổ đăng ký. Đối với tài sản là động sản khác đăng ký tại Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản, thời điểm có hiệu lực là thời điểm nội dung đăng ký được cập nhật vào cơ sở dữ liệu. Thời điểm này cũng chính là mốc để xác định hiệu lực đối kháng với người thứ ba và thứ tự ưu tiên thanh toán.

Đăng ký thay đổi và xóa đăng ký

Trong quá trình thực hiện giao dịch, nội dung đã đăng ký có thể thay đổi. Các bên phải thực hiện đăng ký thay đổi khi có thay đổi về bên bảo đảm, bên nhận bảo đảm, về tài sản bảo đảm, về nghĩa vụ được bảo đảm hoặc khi rút bớt, bổ sung tài sản bảo đảm.

Xóa đăng ký được thực hiện khi nghĩa vụ được bảo đảm đã chấm dứt, khi hợp đồng bảo đảm bị hủy bỏ, khi tài sản bảo đảm đã được xử lý xong, hoặc theo thỏa thuận của các bên và theo bản án, quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Việc xóa đăng ký chấm dứt hiệu lực của biện pháp bảo đảm đã đăng ký, giải phóng tình trạng pháp lý của tài sản. Bên nhận bảo đảm có trách nhiệm thực hiện xóa đăng ký hoặc phối hợp thực hiện khi thuộc trường hợp phải xóa.

Một số lưu ý thực tiễn

• Nên đăng ký sớm ngay khi ký kết hợp đồng bảo đảm để bảo đảm thứ tự ưu tiên, tránh trường hợp một tài sản được dùng bảo đảm cho nhiều nghĩa vụ mà mình đăng ký sau.
• Kiểm tra kỹ tình trạng pháp lý của tài sản trước khi nhận bảo đảm bằng cách tra cứu thông tin đăng ký để tránh nhận tài sản đã bị thế chấp trước đó.
• Bảo đảm sự thống nhất giữa nội dung hợp đồng bảo đảm và nội dung đăng ký, vì sai sót có thể dẫn tới việc bị từ chối đăng ký hoặc phải điều chỉnh.

Câu hỏi thường gặp

Đăng ký biện pháp bảo đảm có bắt buộc trong mọi trường hợp không?

Không. Chỉ một số trường hợp bắt buộc phải đăng ký như thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất đã được chứng nhận, tàu bay, tàu biển. Các trường hợp còn lại đăng ký theo yêu cầu của các bên, và việc đăng ký là căn cứ để phát sinh hiệu lực đối kháng với người thứ ba.

Không đăng ký thì giao dịch bảo đảm có hiệu lực không?

Đối với các trường hợp đăng ký theo yêu cầu, giao dịch bảo đảm vẫn có hiệu lực giữa các bên kể từ khi giao kết. Tuy nhiên, nếu không đăng ký thì biện pháp bảo đảm không phát sinh hiệu lực đối kháng với người thứ ba và có thể bị xếp sau các bên nhận bảo đảm đã đăng ký khi xác định thứ tự ưu tiên thanh toán.

Thứ tự ưu tiên thanh toán được xác định như thế nào?

Khi một tài sản bảo đảm cho nhiều nghĩa vụ, bên nào xác lập hiệu lực đối kháng trước, thông thường là đăng ký trước, sẽ được ưu tiên thanh toán trước khi xử lý tài sản bảo đảm, theo quy định tại Điều 308 Bộ luật Dân sự năm 2015.

Đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất thực hiện ở đâu?

Đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất được thực hiện tại Văn phòng đăng ký đất đai nơi có bất động sản. Đây là trường hợp bắt buộc đăng ký để biện pháp thế chấp phát sinh hiệu lực.

Khi nào phải xóa đăng ký biện pháp bảo đảm?

Việc xóa đăng ký được thực hiện khi nghĩa vụ được bảo đảm đã chấm dứt, hợp đồng bảo đảm bị hủy bỏ, tài sản bảo đảm đã được xử lý xong, hoặc theo thỏa thuận của các bên và theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.