Đại diện trong giao dịch dân sự: Các loại, Phạm vi & Hậu quả vượt quyền

Trong đời sống hằng ngày, không phải lúc nào một người cũng có thể tự mình có mặt để ký kết, giao dịch. Cha mẹ thay con chưa thành niên nhận tài sản thừa kế, người quản lý ký hợp đồng nhân danh công ty, hay một cá nhân nhờ người thân đứng ra làm thủ tục nhà đất — tất cả đều là biểu hiện của chế định đại diện. Đại diện là công cụ pháp lý giúp các giao dịch được thực hiện linh hoạt, nhưng nếu người ký không có quyền hoặc ký vượt quá phạm vi được trao thì hậu quả có thể rất khác nhau. Bài viết trình bày khái niệm, các loại đại diện, phạm vi, thời hạn và đặc biệt là hậu quả pháp lý theo Bộ luật Dân sự 2015 để bạn tham khảo trước khi giao kết.

Đại diện là gì?

Theo Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015, đại diện là việc cá nhân, pháp nhân (gọi là người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác (gọi là người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Hai dấu hiệu cốt lõi của đại diện là nhân danh người khác và vì lợi ích của người đó. Người đại diện không hành động cho chính mình mà đứng thay vị trí của người được đại diện, nên hệ quả pháp lý của giao dịch sẽ phát sinh cho người được đại diện chứ không phải cho người ký.

Cá nhân, pháp nhân có thể xác lập, thực hiện giao dịch dân sự thông qua người đại diện. Tuy nhiên, cá nhân không được để người khác đại diện cho mình nếu pháp luật quy định họ phải tự mình xác lập, thực hiện giao dịch đó. Chẳng hạn, việc lập di chúc, đăng ký kết hôn là những hành vi mang tính cá nhân sâu sắc mà pháp luật đòi hỏi chính chủ thể phải trực tiếp thực hiện, không thể ủy thác cho người khác.

Căn cứ xác lập quyền đại diện

Điều 135 Bộ luật Dân sự 2015 xác định quyền đại diện được xác lập theo một trong các căn cứ sau: theo ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện (gọi là đại diện theo ủy quyền); hoặc theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật (gọi là đại diện theo pháp luật). Như vậy, quyền đại diện không tự nhiên mà có, nó phải bắt nguồn từ một trong hai nhóm căn cứ trên. Việc xác định đúng căn cứ giúp biết được ai là người có quyền ký và phạm vi họ được phép thực hiện đến đâu.

Đại diện theo pháp luật

Đại diện theo pháp luật là hình thức đại diện mà quyền đại diện phát sinh không phải do người được đại diện tự lựa chọn, mà do pháp luật, điều lệ hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền quy định. Bộ luật Dân sự 2015 phân thành đại diện theo pháp luật của cá nhân và của pháp nhân.

Đối với cá nhân, Điều 136 quy định người đại diện theo pháp luật gồm: cha, mẹ đối với con chưa thành niên; người giám hộ đối với người được giám hộ; người do Tòa án chỉ định trong một số trường hợp; và những trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Đây là cơ chế nhằm bảo vệ những người chưa hoặc không thể tự mình xác lập giao dịch, như người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự hay người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

Đối với pháp nhân, Điều 137 quy định người đại diện theo pháp luật là người được điều lệ của pháp nhân, pháp luật hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền chỉ định. Một điểm quan trọng là một pháp nhân có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật, và mỗi người đại diện có quyền đại diện cho pháp nhân theo phạm vi được ghi nhận. Đối với doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật thường được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và được cụ thể hóa trong Điều lệ công ty.

Đại diện theo ủy quyền

Theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Khác với đại diện theo pháp luật, đại diện theo ủy quyền phát sinh từ ý chí tự nguyện của người được đại diện: họ chủ động trao quyền cho một người khác thay mình thực hiện công việc cụ thể.

Việc ủy quyền thường được thể hiện bằng văn bản, phổ biến là giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền. Hình thức văn bản giúp xác định rõ ai được ủy quyền, làm những việc gì, trong thời hạn bao lâu và trong phạm vi nào, từ đó hạn chế tranh chấp về sau. Đối với một số giao dịch, pháp luật còn yêu cầu văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực. Bạn có thể tham khảo mẫu tại trang biểu mẫu của chúng tôi, đồng thời rà soát kỹ nội dung ủy quyền cho phù hợp với giao dịch cụ thể.

Phân biệt đại diện theo pháp luật và đại diện theo ủy quyền

Hai loại đại diện có bản chất và cơ chế phát sinh khác nhau, kéo theo cách xác định phạm vi cũng khác nhau. Bảng dưới đây tóm tắt những điểm phân biệt cơ bản để bạn dễ hình dung:

Thời hạn và phạm vi đại diện

Thời hạn đại diện được quy định tại Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015, theo đó thời hạn được xác định theo văn bản ủy quyền, theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật. Trường hợp không xác định được cụ thể, Bộ luật Dân sự đưa ra các quy tắc để tính thời hạn, đồng thời quy định các trường hợp làm chấm dứt đại diện như hoàn thành công việc, hủy bỏ hoặc chấm dứt ủy quyền, người được đại diện hoặc người đại diện chết, chấm dứt tồn tại.

Phạm vi đại diện được quy định tại Điều 141. Nguyên tắc cốt lõi là người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện, tương ứng với căn cứ xác lập quyền đại diện. Một cá nhân, pháp nhân có thể đại diện cho nhiều bên khác nhau, nhưng không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của bên đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Quy định này nhằm ngăn ngừa xung đột lợi ích, tránh việc người đại diện lợi dụng vị trí để tư lợi. Ngoài ra, người đã giao dịch với người đại diện có quyền được thông tin về phạm vi đại diện.

Hậu quả của giao dịch do người không có quyền đại diện xác lập

Điều 142 Bộ luật Dân sự 2015 điều chỉnh trường hợp một người xác lập, thực hiện giao dịch nhân danh người khác nhưng thực chất không có quyền đại diện. Về nguyên tắc, giao dịch này không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện. Nói cách khác, người được đại diện không bị ràng buộc bởi một giao dịch mà mình chưa từng trao quyền cho ai thực hiện.

Tuy nhiên, có những ngoại lệ khiến giao dịch vẫn ràng buộc người được đại diện: khi người được đại diện đã công nhận giao dịch; khi người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý; hoặc khi người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người xác lập giao dịch không có quyền đại diện. Trong các tình huống này, pháp luật buộc người được đại diện phải chịu trách nhiệm nhằm bảo vệ bên thứ ba ngay tình.

Về phía người đã giao dịch, họ có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hoặc hủy bỏ giao dịch đã xác lập và yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ trường hợp họ biết hoặc phải biết về việc không có quyền đại diện mà vẫn giao dịch. Điều này khuyến khích các bên thận trọng, kiểm tra tư cách của người ký ngay từ đầu.

Hậu quả của giao dịch vượt quá phạm vi đại diện

Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015 xử lý tình huống người đại diện có quyền đại diện thật, nhưng khi ký kết lại làm vượt quá phạm vi được trao. Trong trường hợp này, phần giao dịch vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần đó. Người được đại diện chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi đại diện đã được xác lập, còn phần vượt quá về nguyên tắc không ràng buộc họ.

Tương tự trường hợp không có quyền đại diện, phần vượt quá vẫn có thể ràng buộc người được đại diện nếu họ đồng ý hoặc công nhận phần vượt quá đó, hoặc biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý, hoặc có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết về việc vượt quá phạm vi. Đối với phần vượt quá không được công nhận, người đại diện phải thực hiện nghĩa vụ đối với người đã giao dịch với mình về phần này. Người đã giao dịch cũng có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hoặc hủy bỏ giao dịch đối với phần vượt quá và yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ khi họ biết hoặc phải biết về việc vượt quá mà vẫn giao dịch.

Lưu ý thực tế trước khi ký kết

Từ các quy định trên, có thể thấy rủi ro lớn nhất trong giao dịch là ký với người không đủ thẩm quyền. Vì vậy, trước khi giao kết, bạn nên kiểm tra kỹ tư cách và phạm vi đại diện của người ký. Với đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cần đối chiếu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ để xác định đúng người có quyền và các hạn chế quyền hạn nếu có. Với đại diện theo ủy quyền, cần xem giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền còn hiệu lực không, người ký có đúng là người được ủy quyền không, và nội dung giao dịch có nằm trong phạm vi được ủy quyền hay không.

Bên cạnh đó, nên lưu giữ bản sao văn bản ủy quyền kèm hợp đồng để làm căn cứ khi có tranh chấp, chú ý thời hạn ủy quyền để tránh ký khi quyền đại diện đã chấm dứt, và cảnh giác với các dấu hiệu xung đột lợi ích. Việc rà soát ngay từ đầu tuy mất thêm thời gian nhưng giúp phòng ngừa nguy cơ giao dịch bị vô hiệu một phần hoặc không ràng buộc bên mà bạn tưởng là đối tác thật sự. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về người đại diện theo ủy quyền của tổ chức để hiểu rõ hơn khi giao dịch với các doanh nghiệp có vốn góp của tổ chức.

Câu hỏi thường gặp

Đại diện theo pháp luật và đại diện theo ủy quyền khác nhau ở điểm nào?

Đại diện theo pháp luật phát sinh theo quy định của pháp luật, điều lệ pháp nhân hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền, không phụ thuộc vào sự lựa chọn của người được đại diện. Đại diện theo ủy quyền phát sinh từ ý chí tự nguyện của người được đại diện thông qua việc ủy quyền cho người khác thực hiện công việc cụ thể, phạm vi do các bên thỏa thuận.

Giao dịch do người không có quyền đại diện ký có ràng buộc người được đại diện không?

Về nguyên tắc là không, giao dịch đó không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện. Trừ khi người được đại diện đã công nhận giao dịch, biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý, hoặc có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết người ký không có quyền đại diện.

Nếu người đại diện ký vượt quá phạm vi được ủy quyền thì xử lý ra sao?

Phần vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần đó, trừ khi được người được đại diện đồng ý hoặc công nhận. Đối với phần vượt quá không được công nhận, người đại diện phải tự thực hiện nghĩa vụ đối với người đã giao dịch với mình.

Một người có thể đồng thời đại diện cho hai bên trong cùng một giao dịch không?

Không. Người đại diện không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của bên đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Quy định này nhằm tránh xung đột lợi ích.

Việc ủy quyền có bắt buộc phải lập thành văn bản không?

Bộ luật Dân sự 2015 không quy định mọi trường hợp ủy quyền đều phải bằng văn bản, nhưng trên thực tế việc ủy quyền thường được thể hiện bằng văn bản như giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền để rõ ràng về phạm vi, thời hạn. Đối với một số giao dịch, pháp luật còn yêu cầu văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực.

Kết luận

Đại diện là chế định giúp giao dịch dân sự được thực hiện thuận tiện, nhưng đi kèm với nó là những ranh giới về căn cứ, phạm vi và thời hạn mà các bên cần tôn trọng. Việc phân biệt đúng đại diện theo pháp luật và đại diện theo ủy quyền, kiểm tra tư cách của người ký và nắm rõ hậu quả khi không có quyền hoặc vượt quá phạm vi đại diện sẽ giúp bạn phòng ngừa rủi ro pháp lý ngay từ khâu giao kết. Nếu bạn cần rà soát tư cách đại diện, soạn giấy ủy quyền, hợp đồng ủy quyền hoặc kiểm tra một hợp đồng trước khi ký, đội ngũ LTV Law sẵn sàng hỗ trợ qua dịch vụ tư vấn soạn thảo hợp đồng của chúng tôi.