Cách tính lương và lập bảng lương 2026

Tính lương và lập bảng lương là công việc định kỳ hằng tháng của bộ phận kế toán và nhân sự. Bảng lương phải phản ánh đúng thu nhập, các khoản khấu trừ và số tiền thực nhận của người lao động. Bài viết trình bày các hình thức trả lương, thành phần bảng lương và công thức tính lương thực nhận theo quy định hiện hành.

1. Căn cứ pháp lý

Việc trả lương thực hiện theo Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn. Các khoản trích theo lương thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; thuế thu nhập cá nhân thực hiện theo pháp luật thuế thu nhập cá nhân.

2. Các hình thức trả lương

Theo Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận hình thức trả lương. Các hình thức phổ biến gồm:

• Trả lương theo thời gian: theo tháng, tuần, ngày hoặc giờ làm việc;
• Trả lương theo sản phẩm: căn cứ số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành;
• Trả lương khoán: theo khối lượng, chất lượng công việc và thời gian hoàn thành.

Dù áp dụng hình thức nào, tiền lương phải được ghi rõ trong hợp đồng lao động và bảng lương, trả đầy đủ, đúng hạn.

3. Thành phần của bảng lương

Một bảng lương thường gồm các thành phần sau:

4. Các khoản bảo hiểm trích theo lương

Theo quy định hiện hành, các khoản bảo hiểm bắt buộc được trích theo tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm. Phần do người lao động đóng và được khấu trừ vào lương thường gồm:

Ngoài phần người lao động đóng, người sử dụng lao động cũng phải đóng phần của mình theo tỷ lệ do pháp luật quy định (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp). Phần của người sử dụng lao động là chi phí của doanh nghiệp, không khấu trừ vào lương người lao động. Tỷ lệ cụ thể áp dụng theo quy định hiện hành tại thời điểm tính lương.

5. Thuế thu nhập cá nhân

Người lao động ký hợp đồng lao động từ đủ ba tháng trở lên và là cá nhân cư trú thì thu nhập từ tiền lương, tiền công được tính thuế thu nhập cá nhân theo biểu thuế lũy tiến từng phần. Thu nhập tính thuế được xác định sau khi trừ:

• Các khoản bảo hiểm bắt buộc người lao động đóng;
• Giảm trừ gia cảnh cho bản thân và cho người phụ thuộc theo mức quy định hiện hành;
• Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học và các khoản được giảm trừ khác theo quy định.

Mức giảm trừ gia cảnh và biểu thuế do pháp luật thuế thu nhập cá nhân quy định và có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ, vì vậy khi tính lương cần đối chiếu mức áp dụng tại thời điểm tính.

6. Công thức lương thực nhận

Công thức tổng quát để xác định số tiền người lao động thực nhận:

1. Tổng thu nhập = Lương theo hợp đồng + Phụ cấp + Lương làm thêm giờ + các khoản bổ sung;
2. Các khoản khấu trừ = Bảo hiểm bắt buộc người lao động đóng (10,5%) + Thuế thu nhập cá nhân;
3. Lương thực nhận = Tổng thu nhập − Các khoản khấu trừ.

Lưu ý: một số khoản như tiền ăn ca, công tác phí trong định mức có thể không tính vào thu nhập chịu thuế hoặc không thuộc căn cứ đóng bảo hiểm; cần áp dụng đúng quy định cho từng khoản.

7. Ví dụ minh họa phần khấu trừ bảo hiểm

Giả sử tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm của một người lao động là 15 triệu đồng/tháng. Phần bảo hiểm bắt buộc do người lao động đóng (10,5%) được tính như sau:

• Bảo hiểm xã hội (8%): 15 triệu × 8% = 1,2 triệu đồng;
• Bảo hiểm y tế (1,5%): 15 triệu × 1,5% = 225 nghìn đồng;
• Bảo hiểm thất nghiệp (1%): 15 triệu × 1% = 150 nghìn đồng;
• Tổng khấu trừ bảo hiểm = 1,575 triệu đồng.

Sau khi trừ khoản bảo hiểm này và trừ giảm trừ gia cảnh, phần còn lại là thu nhập tính thuế để áp biểu thuế lũy tiến. Đây là ví dụ giả định nhằm minh họa cách tính; số liệu thực tế phụ thuộc mức lương, mức giảm trừ và biểu thuế áp dụng tại thời điểm tính.

8. Các bước lập bảng lương

1. Tổng hợp công, ngày nghỉ, làm thêm giờ của từng người lao động trong kỳ;
2. Tính tổng thu nhập gồm lương, phụ cấp, làm thêm;
3. Xác định các khoản bảo hiểm người lao động đóng;
4. Tính thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ;
5. Xác định lương thực nhận và lập bảng lương để duyệt, chi trả;
6. Lưu chứng từ, ký nhận và thực hiện nghĩa vụ nộp bảo hiểm, thuế đúng hạn.

Tính lương liên quan chặt chẽ đến nghĩa vụ thuế và bảo hiểm của doanh nghiệp; xem thêm bài thuế thu nhập doanh nghiệp. LTV Law cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, hỗ trợ tính lương, lập bảng lương và kê khai bảo hiểm, thuế đúng quy định — chi tiết tại dịch vụ kế toán.