Mẫu biên bản bàn giao (công việc, tài sản, hồ sơ) 2026 (tải Word)

Biên bản bàn giao là văn bản ghi nhận việc một bên chuyển giao và một bên tiếp nhận công việc, tài sản, thiết bị hoặc hồ sơ, kèm theo danh mục và tình trạng tại thời điểm bàn giao. Biên bản là bằng chứng quan trọng xác định thời điểm chuyển giao trách nhiệm, tránh tranh chấp về số lượng, chất lượng hoặc mất mát sau này.

Mẫu dưới đây có thể dùng linh hoạt cho bàn giao công việc khi nghỉ việc hoặc luân chuyển, bàn giao tài sản, thiết bị hoặc bàn giao hồ sơ, tài liệu. Biên bản được lập trên cơ sở nguyên tắc tự nguyện, trung thực của Bộ luật Dân sự năm 2015 và nên lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

⬇ Tải mẫu (file Word)

Nội dung mẫu biên bản bàn giao

⬇ Tải mẫu (file Word)

Hướng dẫn điền

• Ghi rõ căn cứ bàn giao tại Điều 1 (theo hợp đồng, quyết định luân chuyển, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc kết thúc dự án) để xác định trách nhiệm chuyển giao.
• Liệt kê chi tiết từng công việc, tài sản, thiết bị hoặc hồ sơ trong bảng danh mục ở Điều 2, kèm số lượng và tình trạng; với tài sản có giá trị nên ghi cả số seri, model, năm sản xuất.
• Mô tả trung thực tình trạng tại thời điểm bàn giao (mới, đã qua sử dụng, hư hỏng) để làm căn cứ quy trách nhiệm nếu phát sinh mất mát, hư hại sau này.
• Ghi chính xác thời điểm bàn giao hoàn tất vì đây là mốc chuyển giao trách nhiệm quản lý giữa hai bên.
• In 02 bản, mỗi bên ký và giữ 01 bản; nên có người chứng kiến hoặc đại diện đơn vị ký xác nhận để tăng giá trị chứng cứ.

Lưu ý pháp lý

• Căn cứ pháp lý: Bộ luật Dân sự năm 2015 (nguyên tắc thiện chí, trung thực và giao dịch dân sự); biên bản bàn giao là chứng cứ ghi nhận sự kiện thực tế, không có mẫu bắt buộc chung nên các bên tự soạn cho phù hợp.
• Đối với bàn giao công việc khi chấm dứt hợp đồng lao động, việc lập biên bản gắn với nghĩa vụ bàn giao của người lao động và trách nhiệm hoàn tất thủ tục của người sử dụng lao động theo Bộ luật Lao động năm 2019.
• Biên bản có giá trị chứng cứ cao hơn khi có đầy đủ chữ ký của bên giao, bên nhận và người chứng kiến, kèm danh mục chi tiết; nên lưu kèm hình ảnh hoặc phụ lục đối với tài sản có giá trị lớn.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản bàn giao có bắt buộc theo mẫu của cơ quan nhà nước không?

Không. Không có mẫu biên bản bàn giao bắt buộc chung; các bên tự soạn nội dung phù hợp với công việc, tài sản hoặc hồ sơ được bàn giao, miễn là ghi nhận trung thực và có chữ ký xác nhận của các bên liên quan.

Biên bản bàn giao có cần công chứng không?

Không bắt buộc công chứng. Biên bản có giá trị chứng cứ khi được các bên ký xác nhận. Việc công chứng, chứng thực chỉ cần thiết trong một số giao dịch đặc thù hoặc khi các bên muốn tăng thêm độ tin cậy về chữ ký và thời điểm lập.

Sau khi ký biên bản bàn giao, phát hiện thiếu tài sản thì xử lý thế nào?

Nếu phát hiện thiếu hụt hoặc hư hỏng không đúng với nội dung đã ghi, bên nhận cần lập biên bản ghi nhận bổ sung và thông báo cho bên giao. Trách nhiệm bồi thường được xác định căn cứ vào biên bản bàn giao, tình trạng đã ghi nhận và quy định của Bộ luật Dân sự 2015 về bồi thường thiệt hại.