Ban kiểm soát trong công ty: Khi nào bắt buộc, Cơ cấu & Nhiệm vụ

Trong cơ cấu tổ chức của công ty, bên cạnh các cơ quan quản lý và điều hành, pháp luật còn thiết kế một cơ quan giữ vai trò giám sát nội bộ, đó là Ban kiểm soát. Đây là cơ chế giúp cân bằng quyền lực, hạn chế xung đột lợi ích và bảo vệ quyền lợi của cổ đông cũng như chủ sở hữu công ty. Không phải công ty nào cũng bắt buộc phải có Ban kiểm soát, và ngay cả khi có thì cơ cấu, tiêu chuẩn thành viên cũng phải tuân theo những quy định cụ thể. Bài viết tổng hợp các nội dung cốt lõi về Ban kiểm soát theo Luật Doanh nghiệp 2020 để doanh nghiệp và cổ đông tham khảo khi tổ chức bộ máy quản trị.

Ban kiểm soát là gì?

Ban kiểm soát là cơ quan giám sát hoạt động quản lý và điều hành của công ty. Trong công ty cổ phần, Ban kiểm soát giám sát Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý, điều hành công ty. Trong công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và doanh nghiệp nhà nước, Ban kiểm soát giám sát Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Nói cách khác, Ban kiểm soát không trực tiếp quản lý hay điều hành, mà đóng vai trò như một cơ quan độc lập kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quá trình vận hành công ty. Sự tách bạch này giúp cổ đông, thành viên góp vốn và chủ sở hữu có thêm một kênh kiểm tra khách quan bên cạnh báo cáo của bộ máy điều hành.

Khi nào công ty bắt buộc phải có Ban kiểm soát?

Việc có hay không có Ban kiểm soát phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, mô hình quản trị được lựa chọn và một số tiêu chí về cơ cấu sở hữu. Dưới đây là các trường hợp chính theo Luật Doanh nghiệp 2020.

Công ty cổ phần

Theo Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần có thể lựa chọn một trong hai mô hình tổ chức quản lý. Mô hình thứ nhất gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Mô hình thứ hai gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, trong đó ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị; ở mô hình này công ty không có Ban kiểm soát.

Riêng với mô hình thứ nhất, luật cho phép một ngoại lệ: trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát. Như vậy, một công ty cổ phần quy mô nhỏ, ít cổ đông vẫn có thể hoạt động hợp pháp mà không thành lập Ban kiểm soát, trừ khi Điều lệ công ty tự quy định phải có.

Doanh nghiệp nhà nước và công ty liên quan

Đối với doanh nghiệp nhà nước, yêu cầu về giám sát nội bộ chặt chẽ hơn. Theo Điều 54 và các quy định liên quan của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp nhà nước phải có Ban kiểm soát; công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là doanh nghiệp nhà nước và công ty con của doanh nghiệp nhà nước cũng thuộc diện phải tổ chức Ban kiểm soát hoặc bố trí Kiểm soát viên. Đây là điểm khác biệt quan trọng so với công ty tư nhân thông thường, xuất phát từ yêu cầu quản lý và bảo toàn vốn nhà nước.

Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên

Với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên không phải là doanh nghiệp nhà nước, việc thành lập Ban kiểm soát không bắt buộc mà do công ty tự quyết định theo nhu cầu quản trị và ghi nhận trong Điều lệ. Nhiều công ty quy mô vừa và nhỏ lựa chọn không lập Ban kiểm soát để bộ máy gọn nhẹ, nhưng vẫn có thể bổ sung cơ quan này khi số lượng thành viên tăng lên hoặc khi các thành viên muốn có cơ chế giám sát độc lập.

Bảng tổng hợp trường hợp bắt buộc và không bắt buộc

Bảng dưới đây tóm tắt các trường hợp thường gặp để doanh nghiệp dễ đối chiếu. Trong mọi trường hợp, Điều lệ công ty vẫn có thể quy định có Ban kiểm soát ngay cả khi luật không yêu cầu.

Cơ cấu của Ban kiểm soát

Đối với công ty cổ phần, Điều 168 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định Ban kiểm soát có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên. Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 05 năm và Kiểm soát viên có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Ban kiểm soát bầu một thành viên làm Trưởng Ban kiểm soát theo nguyên tắc đa số.

Trưởng Ban kiểm soát là người tổ chức, điều phối hoạt động của Ban, triệu tập và chủ trì các cuộc họp. Đối với công ty cổ phần đại chúng và doanh nghiệp nhà nước, Trưởng Ban kiểm soát phải đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn cao hơn, cụ thể là có bằng cấp về kế toán, kiểm toán, tài chính hoặc chuyên môn phù hợp theo quy định, nhằm bảo đảm năng lực thẩm định báo cáo tài chính và giám sát tài chính của công ty.

Trường hợp Kiểm soát viên có cùng thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà Kiểm soát viên nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì các Kiểm soát viên đã hết nhiệm kỳ vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ cho đến khi có người thay thế, nhằm tránh khoảng trống giám sát.

Tiêu chuẩn và điều kiện của Kiểm soát viên

Kiểm soát viên là người trực tiếp thực hiện chức năng giám sát nên phải bảo đảm tính độc lập và khách quan. Điều 169 Luật Doanh nghiệp 2020 đặt ra các tiêu chuẩn và điều kiện cơ bản đối với Kiểm soát viên của công ty cổ phần. Bảng dưới đây tổng hợp các tiêu chí chính.

Yêu cầu về việc Kiểm soát viên không có quan hệ gia đình với người quản lý và không đồng thời giữ chức vụ quản lý là điểm mấu chốt bảo đảm tính độc lập. Nếu người giám sát lại có mối liên hệ gần gũi hoặc lệ thuộc vào người bị giám sát thì cơ chế kiểm soát nội bộ sẽ mất ý nghĩa.

Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát

Điều 170 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát trong công ty cổ phần. Có thể khái quát thành các nhóm công việc sau:

• Giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.
• Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
• Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị; trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên.
• Rà soát hợp đồng, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông và đưa ra khuyến nghị.
• Rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty.
• Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh.
• Khi phát hiện thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty thì phải thông báo ngay bằng văn bản đến Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt và có giải pháp khắc phục hậu quả.

Để thực hiện các quyền này, Ban kiểm soát được quyền tiếp cận hồ sơ, tài liệu của công ty lưu giữ tại trụ sở chính, chi nhánh và địa điểm khác; được tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty.

Ý nghĩa của Ban kiểm soát trong quản trị công ty

Ban kiểm soát là một mắt xích trong hệ thống quản trị công ty, giúp phân tách giữa chức năng sở hữu, chức năng quản lý và chức năng giám sát. Với cổ đông không tham gia điều hành, Ban kiểm soát là kênh bảo vệ quyền lợi thông qua việc kiểm tra độc lập báo cáo tài chính và các giao dịch có nguy cơ xung đột lợi ích. Với chủ sở hữu nhà nước, đây là công cụ giám sát việc sử dụng và bảo toàn vốn.

Một Ban kiểm soát hoạt động thực chất góp phần tăng tính minh bạch, hạn chế rủi ro gian lận và giao dịch tư lợi, đồng thời củng cố niềm tin của nhà đầu tư. Ngược lại, nếu Ban kiểm soát chỉ tồn tại hình thức thì công ty vẫn phải chịu chi phí tổ chức mà không đạt được mục tiêu giám sát. Vì vậy, việc lựa chọn nhân sự có chuyên môn và bảo đảm tính độc lập là điều kiện then chốt. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về cơ cấu tổ chức công ty cổ phần và quyền của cổ đông để bố trí bộ máy quản trị phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

Công ty cổ phần nào không bắt buộc phải có Ban kiểm soát?

Công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát. Ngoài ra, công ty cổ phần lựa chọn mô hình có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị cũng không có Ban kiểm soát.

Ban kiểm soát có bao nhiêu thành viên?

Đối với công ty cổ phần, Ban kiểm soát có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên. Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 05 năm và có thể được bầu lại.

Kiểm soát viên có được là người thân của Giám đốc không?

Không. Kiểm soát viên không được là người có quan hệ gia đình với thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty, nhằm bảo đảm tính độc lập trong hoạt động giám sát.

Kiểm soát viên có phải là cổ đông của công ty không?

Không nhất thiết. Kiểm soát viên không bắt buộc phải là cổ đông hoặc người lao động của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Điều quan trọng là Kiểm soát viên không đồng thời giữ chức vụ quản lý công ty.

Trưởng Ban kiểm soát do ai bầu?

Trưởng Ban kiểm soát do Ban kiểm soát bầu ra trong số các Kiểm soát viên theo nguyên tắc đa số. Với công ty cổ phần đại chúng và doanh nghiệp nhà nước, Trưởng Ban kiểm soát phải có bằng cấp về kế toán, kiểm toán hoặc tài chính theo quy định.

Kết luận

Ban kiểm soát là cơ quan giám sát giúp bảo đảm tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi của cổ đông, chủ sở hữu công ty. Việc xác định đúng công ty có thuộc diện bắt buộc lập Ban kiểm soát hay không, tổ chức cơ cấu và lựa chọn Kiểm soát viên đáp ứng tiêu chuẩn là những nội dung cần lưu ý ngay từ khi soạn thảo Điều lệ và trong quá trình vận hành. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn về mô hình quản trị, xây dựng Điều lệ và tổ chức bộ máy phù hợp với Luật Doanh nghiệp 2020, đội ngũ LTV Law sẵn sàng hỗ trợ; bạn có thể tham khảo thêm các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp của chúng tôi.