Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần: Các mô hình & Cơ quan quản lý

Công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp có cấu trúc quản trị phức tạp hơn so với công ty trách nhiệm hữu hạn hay doanh nghiệp tư nhân, do có sự tách bạch giữa quyền sở hữu vốn của cổ đông và quyền điều hành hoạt động hằng ngày. Vì vậy, việc hiểu rõ bộ máy quản lý gồm những cơ quan nào, mỗi cơ quan có chức năng gì và mối quan hệ giữa chúng ra sao là điều cần thiết đối với cả cổ đông lẫn người quản lý. Bài viết trình bày các mô hình tổ chức quản lý mà công ty cổ phần được phép lựa chọn theo Luật Doanh nghiệp 2020 và chức năng của từng cơ quan trong bộ máy.

Đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần

Điểm đặc trưng trong quản trị công ty cổ phần là sự phân tách rõ ràng giữa ba nhóm vai trò: chủ sở hữu (cổ đông), người quản lý (Hội đồng quản trị) và người điều hành (Giám đốc hoặc Tổng giám đốc), bên cạnh cơ chế giám sát nội bộ. Cổ đông góp vốn và quyết định những vấn đề trọng yếu nhưng không trực tiếp điều hành công việc kinh doanh; việc điều hành được giao cho bộ máy quản lý chuyên trách. Chính vì sự tách bạch này, pháp luật đặt ra khuôn khổ về các cơ quan trong công ty để bảo đảm sự cân bằng giữa quyền quyết định, quyền điều hành và quyền giám sát.

Khác với công ty trách nhiệm hữu hạn thường có bộ máy gọn hơn, công ty cổ phần bắt buộc phải có một số cơ quan nhất định và tuân theo mô hình tổ chức mà luật cho phép. Ngay từ khi thành lập doanh nghiệp, các cổ đông sáng lập cần thống nhất lựa chọn mô hình quản trị và ghi nhận vào Điều lệ công ty, bởi đây là nền tảng cho toàn bộ hoạt động quản lý về sau.

Hai mô hình tổ chức quản lý theo Điều 137

Theo Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020, trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình. Việc lựa chọn giữa hai mô hình này phụ thuộc vào quy mô, số lượng cổ đông và định hướng quản trị của mỗi công ty.

Mô hình thứ nhất gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trong mô hình này, Ban kiểm soát đóng vai trò là cơ quan giám sát độc lập. Tuy nhiên, luật có một ngoại lệ: trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát. Đây là quy định giúp các công ty quy mô nhỏ tinh giản bộ máy.

Mô hình thứ hai gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Theo mô hình này, công ty không có Ban kiểm soát riêng, nhưng bù lại phải bảo đảm ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Cơ chế thành viên độc lập cùng Ủy ban kiểm toán thực hiện chức năng giám sát ngay trong lòng Hội đồng quản trị, thay cho vai trò của Ban kiểm soát ở mô hình thứ nhất.

Đại hội đồng cổ đông theo Điều 138

Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết và là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần theo Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020. Đây là nơi thể hiện ý chí của các chủ sở hữu công ty đối với những vấn đề quan trọng nhất, chẳng hạn định hướng phát triển, sửa đổi Điều lệ, cơ cấu vốn, bầu và miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thông qua báo cáo tài chính hằng năm và quyết định phân phối lợi nhuận.

Do Đại hội đồng cổ đông có vị trí cao nhất nên các cơ quan khác trong công ty đều phải hoạt động trong khuôn khổ những quyết định của cơ quan này. Tuy vậy, Đại hội đồng cổ đông chỉ hoạt động thông qua các cuộc họp và việc lấy ý kiến theo trình tự luật định, chứ không tham gia điều hành thường xuyên. Trình tự tổ chức, điều kiện tiến hành và cách thức biểu quyết được trình bày riêng trong bài quy trình tổ chức đại hội đồng cổ đông; trong phạm vi bài này, Đại hội đồng cổ đông được nhìn nhận với tư cách một cơ quan trong bộ máy quản lý.

Hội đồng quản trị theo Điều 153

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, theo Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020. Nói cách khác, Hội đồng quản trị là trung tâm quản trị của công ty: những vấn đề không được luật hoặc Điều lệ dành riêng cho Đại hội đồng cổ đông thì đều thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng quản trị.

Hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên; số lượng cụ thể do Điều lệ công ty quy định. Hội đồng quản trị bầu một thành viên làm Chủ tịch. Cơ quan này thực hiện các nhiệm vụ như quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm, quyết định phương án đầu tư, bổ nhiệm và giám sát Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, cũng như trình các nội dung thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Trong mô hình thứ hai không có Ban kiểm soát, Hội đồng quản trị còn phải bao gồm thành viên độc lập và tổ chức Ủy ban kiểm toán để bảo đảm chức năng giám sát.

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc theo Điều 162

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty theo Điều 162 Luật Doanh nghiệp 2020. Người này do Hội đồng quản trị bổ nhiệm một thành viên trong số các thành viên Hội đồng quản trị hoặc thuê người khác, và chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao.

Về bản chất, đây là cơ quan điều hành, đứng ở lớp thực thi trong bộ máy quản lý. Các nhiệm vụ điển hình bao gồm tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị; điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày; quyết định các vấn đề trong phạm vi thẩm quyền được giao; tuyển dụng lao động và kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức. Sự phân định giữa vai trò quản lý của Hội đồng quản trị và vai trò điều hành của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là điểm mấu chốt để tránh chồng chéo trách nhiệm.

Ban kiểm soát theo Điều 168

Ban kiểm soát chỉ có trong mô hình thứ nhất và giữ vai trò giám sát. Theo Điều 168 Luật Doanh nghiệp 2020, Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty. Ban kiểm soát có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên; nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Các Kiểm soát viên bầu một người làm Trưởng Ban kiểm soát.

Chức năng giám sát của Ban kiểm soát bao gồm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp của báo cáo tài chính; rà soát hợp đồng, giao dịch với người có liên quan; và kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, cải tiến. Nhờ vị trí độc lập với Hội đồng quản trị và bộ máy điều hành, Ban kiểm soát góp phần bảo vệ quyền lợi của cổ đông, đặc biệt là cổ đông không tham gia quản lý. Nội dung này có liên hệ chặt chẽ với quyền của cổ đông trong việc yêu cầu Ban kiểm soát kiểm tra các vấn đề cụ thể.

Lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp

Việc chọn mô hình nào không có câu trả lời đúng cho mọi trường hợp, mà tùy thuộc quy mô, số lượng cổ đông và định hướng quản trị của từng công ty. Một số gợi ý mang tính tham khảo:

• Công ty quy mô nhỏ, ít cổ đông: nếu công ty có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần thì có thể chọn mô hình thứ nhất mà không bắt buộc lập Ban kiểm soát, giúp bộ máy gọn nhẹ và tiết kiệm chi phí.
• Công ty muốn có cơ quan giám sát độc lập: mô hình thứ nhất với Ban kiểm soát phù hợp khi cổ đông mong muốn có một cơ quan tách biệt khỏi Hội đồng quản trị để giám sát hoạt động quản lý, điều hành.
• Công ty theo hướng quản trị hiện đại: mô hình thứ hai với thành viên độc lập và Ủy ban kiểm toán phù hợp với công ty muốn tích hợp chức năng giám sát vào Hội đồng quản trị, thường gặp ở các công ty có định hướng minh bạch cao hoặc chuẩn bị niêm yết.

Dù chọn mô hình nào, công ty cũng cần ghi nhận rõ trong Điều lệ và bảo đảm bộ máy vận hành đúng chức năng của từng cơ quan. Trường hợp thay đổi mô hình trong quá trình hoạt động, công ty phải sửa đổi Điều lệ và thực hiện các thủ tục nội bộ tương ứng.

Câu hỏi thường gặp

Công ty cổ phần bắt buộc phải có Ban kiểm soát không?

Không phải mọi trường hợp. Ban kiểm soát chỉ bắt buộc trong mô hình thứ nhất. Ngay trong mô hình này, nếu công ty có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần thì cũng không bắt buộc có Ban kiểm soát. Ở mô hình thứ hai, công ty không có Ban kiểm soát mà thay bằng thành viên độc lập của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán.

Hội đồng quản trị có tối đa bao nhiêu thành viên?

Theo Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên. Số lượng thành viên cụ thể do Điều lệ công ty quy định trong khoảng này.

Cơ quan nào là cơ quan quyết định cao nhất trong công ty cổ phần?

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất, gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết. Các cơ quan khác như Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đều hoạt động trong khuôn khổ những quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể đồng thời là Giám đốc không?

Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép một người có thể vừa là thành viên Hội đồng quản trị vừa được bổ nhiệm làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, trừ trường hợp Điều lệ công ty hoặc pháp luật chuyên ngành có hạn chế. Riêng đối với công ty đại chúng, pháp luật về chứng khoán có những quy định chặt chẽ hơn, do đó cần đối chiếu quy định chuyên ngành khi áp dụng.

Điểm khác nhau cơ bản giữa Hội đồng quản trị và Giám đốc là gì?

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý, quyết định các vấn đề chiến lược và giám sát điều hành; còn Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày và chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị. Nói ngắn gọn, Hội đồng quản trị quyết định định hướng, Giám đốc tổ chức thực hiện.

Kết luận

Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty cổ phần được xây dựng trên nguyên tắc phân định rõ quyền quyết định, quyền quản lý, quyền điều hành và quyền giám sát. Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép công ty lựa chọn một trong hai mô hình quản trị, với sự khác biệt chủ yếu nằm ở cách tổ chức chức năng giám sát thông qua Ban kiểm soát hoặc thông qua thành viên độc lập và Ủy ban kiểm toán. Việc hiểu đúng chức năng của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Ban kiểm soát là điều kiện để bộ máy vận hành mạch lạc, hạn chế chồng chéo và tranh chấp nội bộ.

Nếu bạn cần tư vấn lựa chọn mô hình quản trị, soạn thảo Điều lệ hoặc xây dựng quy chế hoạt động cho các cơ quan trong công ty cổ phần, LTV Law sẵn sàng hỗ trợ trong khuôn khổ dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp và tư vấn doanh nghiệp thường xuyên. Vui lòng liên hệ để được trao đổi phù hợp với tình huống cụ thể của công ty bạn.