Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Bài viết hướng dẫn đầy đủ hồ sơ và thủ tục cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam theo Điều 10 và Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, gồm thành phần hồ sơ, yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, trình tự và thời hạn giải quyết.

Thành phần hồ sơ (Điều 10)

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương, do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Văn bản bổ nhiệm/cử người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế/tài chính năm tài chính gần nhất, hoặc giấy tờ tương đương chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân;
• Bản sao hộ chiếu (người nước ngoài) hoặc căn cước công dân (người Việt Nam) của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở: bản sao hợp đồng thuê địa điểm hoặc biên bản ghi nhớ, kèm giấy tờ chứng minh quyền cho thuê. Địa điểm không được là căn hộ chung cư, nhà tập thể chỉ dùng để ở.

Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật

Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp (Giấy đăng ký kinh doanh, văn bản bổ nhiệm, báo cáo tài chính, hộ chiếu người đứng đầu) phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch ra tiếng Việt, công chứng/chứng thực theo pháp luật Việt Nam. Đây là khâu thường mất nhiều thời gian nhất, phụ thuộc vào tiến độ ở nước ngoài.

Trình tự và thời hạn giải quyết (Điều 11)

1. Thương nhân nộp 01 bộ hồ sơ đến cơ quan cấp phép (Sở Công Thương nơi đặt trụ sở, hoặc Ban quản lý khu nếu đặt trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao).
2. Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ (chỉ yêu cầu bổ sung một lần).
3. Trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép (từ chối phải nêu rõ lý do bằng văn bản).
4. Trường hợp nội dung hoạt động phải xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành: cơ quan cấp phép gửi văn bản hỏi ý kiến trong 03 ngày làm việc; Bộ trả lời trong 05 ngày làm việc; cơ quan cấp phép quyết định trong 05 ngày làm việc tiếp theo — tổng khoảng 13 ngày làm việc.

Lệ phí nhà nước

Theo Thông tư 143/2016/TT-BTC, lệ phí cấp mới Giấy phép thành lập văn phòng đại diện là 3.000.000 đồng/giấy phép; cấp lại, điều chỉnh, gia hạn là 1.500.000 đồng/giấy phép. Đây là lệ phí nhà nước, chưa gồm phí dịch vụ pháp lý.

Sau khi được cấp Giấy phép

Văn phòng đại diện cần: khắc và đăng ký con dấu mang tên văn phòng, đăng ký mã số thuế, mở tài khoản ngân hàng chuyên dùng, treo biển hiệu, và xin giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại văn phòng (nếu có).

Giải đáp nhanh

Thành lập văn phòng đại diện mất bao lâu? Thời hạn cấp phép là 07 ngày làm việc (hoặc khoảng 13 ngày làm việc nếu phải hỏi ý kiến Bộ chuyên ngành) kể từ khi hồ sơ hợp lệ; tổng thời gian thực tế còn phụ thuộc việc hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu ở nước ngoài.

Xem thêm điều kiện thành lập và thời hạn, gia hạn giấy phép. LTV Law thực hiện trọn gói dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài.