Thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài 2026

Từ 07/8/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP (thay Nghị định 152/2020 và 70/2023) đã đơn giản hóa thủ tục: nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài được TÍCH HỢP vào hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động — nộp một bộ hồ sơ trực tuyến, cơ quan có thẩm quyền xét cấp trong 10 ngày làm việc, nhận kết quả (kèm phiếu lý lịch tư pháp điện tử qua cơ chế liên thông). Không còn phải thực hiện hai thủ tục riêng "giải trình nhu cầu" rồi mới "xin cấp phép" như trước.

Giấy phép lao động (work permit) là điều kiện pháp lý bắt buộc để người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam, trừ các trường hợp được miễn theo quy định. Người sử dụng lao động là bên chịu trách nhiệm chính thực hiện thủ tục. Bài viết trình bày quy trình từng bước, hồ sơ chi tiết và thời gian xử lý ở mỗi giai đoạn để doanh nghiệp chủ động chuẩn bị.

Thủ tục cấp giấy phép lao động gồm mấy bước?

Từ 07/8/2025 (Nghị định 219/2025/NĐ-CP), giải trình nhu cầu đã tích hợp vào hồ sơ cấp phép: chuẩn bị hồ sơ tích hợp → nộp trực tuyến một lần → cơ quan xét cấp trong 10 ngày làm việc → nhận kết quả. Không còn hai thủ tục riêng như trước.

Cơ quan nào cấp giấy phép lao động?

Từ năm 2025, thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở Nội vụ) hoặc Ban quản lý khu công nghiệp theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

Tối đa 2 năm, được gia hạn một lần với thời hạn tối đa thêm 2 năm.

1. Căn cứ pháp lý

Việc cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài hiện nay thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực 07/8/2025, thay Nghị định 152/2020 và 70/2023). Về thẩm quyền, từ năm 2025, việc cấp giấy phép lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Sở Nội vụ, thay cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội trước đây) hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản hướng dẫn hiện hành tại thời điểm nộp hồ sơ.

2. Bước 1: Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Người sử dụng lao động vẫn phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, nhưng theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP nội dung này nay được đưa chung vào hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động (không còn là báo cáo nộp riêng trước đó). Nội dung giải trình nêu rõ vị trí công việc, số lượng, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và mức lương dự kiến, kèm lý do người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được vị trí đó.

• Thời điểm nộp: báo cáo giải trình được nộp trước ít nhất một khoảng thời gian nhất định theo quy định trước ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài.
• Trường hợp thay đổi: khi có thay đổi nhu cầu sử dụng (vị trí, số lượng), phải nộp báo cáo giải trình thay đổi.
• Kết quả: cơ quan có thẩm quyền có văn bản chấp thuận vị trí công việc được sử dụng người lao động nước ngoài.

Đây là bước tiền đề, quyết định vị trí công việc có được chấp thuận để làm hồ sơ cấp phép ở các bước sau hay không.

3. Bước 2: Xin văn bản chấp thuận vị trí công việc

Trên cơ sở báo cáo giải trình, cơ quan có thẩm quyền xem xét và ban hành văn bản chấp thuận về việc sử dụng người lao động nước ngoài đối với từng vị trí. Văn bản này là căn cứ để nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Thời gian xử lý bước này thường được quy định là một số ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ báo cáo hợp lệ; doanh nghiệp cần đối chiếu quy định hiện hành để nắm thời hạn chính xác.

4. Bước 3: Nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động

Sau khi có văn bản chấp thuận vị trí, người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Hồ sơ cơ bản gồm:

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu quy định;
• Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe còn giá trị theo quy định;
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt (do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp phù hợp);
• Văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật (bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm làm việc phù hợp vị trí);
• Ảnh màu theo quy cách quy định;
• Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị;
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài (kết quả bước 1 và bước 2);
• Các giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài tùy từng trường hợp cụ thể.

Giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế) và dịch công chứng sang tiếng Việt. Hồ sơ được nộp đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động (Sở Nội vụ hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế nơi người lao động dự kiến làm việc).

Thời gian xử lý: cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động trong thời hạn một số ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP (thay Nghị định 152/2020, 70/2023 từ 07/8/2025). Trường hợp không cấp, cơ quan trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5. Bước 4: Nhận kết quả và thời hạn giấy phép

Người sử dụng lao động nhận giấy phép lao động và ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản với người lao động nước ngoài trước ngày dự kiến làm việc (đối với trường hợp bắt buộc ký hợp đồng), sau đó gửi hợp đồng đã ký đến cơ quan cấp phép theo quy định.

• Thời hạn giấy phép lao động: tối đa 2 năm, theo thời hạn của hợp đồng dự kiến, văn bản của phía nước ngoài cử sang hoặc thời hạn khác theo quy định nhưng không quá 2 năm;
• Khi hết hạn, nếu tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp làm thủ tục gia hạn giấy phép lao động (một lần, tối đa thêm 2 năm).

6. Bảng tóm tắt các bước

7. Lưu ý quan trọng

• Không phải mọi trường hợp đều phải xin cấp giấy phép: một số diện được miễn nhưng vẫn phải làm thủ tục xác nhận, xem các trường hợp được miễn giấy phép lao động.
• Có giấy phép lao động, người nước ngoài mới đủ điều kiện xin thẻ tạm trú theo diện lao động.
• Sử dụng lao động nước ngoài khi chưa có giấy phép có thể bị xử phạt hành chính, xem mức phạt sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép.

Thủ tục cấp giấy phép lao động có nhiều bước và yêu cầu giấy tờ được hợp pháp hóa, dịch công chứng đúng quy cách; sai sót thường khiến hồ sơ phải bổ sung, kéo dài thời gian. Nếu cần hỗ trợ chuẩn bị và nộp hồ sơ, bạn có thể tham khảo dịch vụ giấy phép lao động của LTV Law để được tư vấn theo tình huống cụ thể.