Thủ tục thành lập công ty xuất nhập khẩu mới nhất

Kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu là hoạt động thương mại phổ biến của doanh nghiệp Việt Nam, từ thương mại nông sản, dệt may, linh kiện điện tử cho đến máy móc, thiết bị và hàng tiêu dùng. Nhiều người khi bắt đầu thường lo ngại rằng phải xin một loại giấy phép riêng để được xuất nhập khẩu. Trên thực tế, pháp luật hiện hành không đặt ra giấy phép chung cho hoạt động xuất nhập khẩu; doanh nghiệp được thành lập hợp pháp là đã có quyền kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu và thực hiện thủ tục thông quan tại cơ quan hải quan.

Bài viết dưới đây trình bày đầy đủ khung pháp lý, các bước thành lập công ty xuất nhập khẩu, những việc bắt buộc phải làm sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để có thể thông quan lô hàng đầu tiên, cùng các lưu ý về ngành nghề, thuế và trường hợp có vốn nước ngoài.

Doanh nghiệp có cần giấy phép riêng để xuất nhập khẩu không?

Theo quy định về quản lý ngoại thương, thương nhân Việt Nam không có vốn đầu tư nước ngoài được quyền kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu và thực hiện các hoạt động khác không phụ thuộc vào ngành, nghề đã đăng ký, trừ hàng hóa thuộc danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu và hàng hóa tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu. Nói cách khác, một công ty được thành lập hợp lệ tại Việt Nam đã mặc nhiên có quyền xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa mà không phải xin thêm một giấy phép chung nào cho hoạt động xuất nhập khẩu.

Cần phân biệt rõ hai lớp khác nhau:

Quyền xuất nhập khẩu nói chung: gắn liền với tư cách doanh nghiệp, không cần giấy phép riêng.
Điều kiện đối với từng loại hàng hóa cụ thể: một số mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, phải có giấy phép xuất khẩu, giấy phép nhập khẩu, hoặc phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm, công bố hợp quy...). Đây là điều kiện theo mặt hàng, không phải điều kiện để được làm xuất nhập khẩu nói chung.

Vì vậy, quyết định quan trọng nhất không phải là xin giấy phép xuất nhập khẩu, mà là xác định đúng mặt hàng dự kiến kinh doanh để biết mặt hàng đó có tự do lưu thông hay thuộc diện quản lý, có điều kiện.

Căn cứ pháp lý và cơ quan giải quyết

Việc thành lập và vận hành công ty xuất nhập khẩu chịu sự điều chỉnh của nhiều nhóm quy định:

Về thành lập doanh nghiệp: Luật Doanh nghiệp năm 2020 được sửa đổi, bổ sung năm 2025 (Luật số 76/2025/QH15), Nghị định số 168/2025/NĐ-CP và Thông tư số 68/2025/TT-BTC.
Về hoạt động xuất nhập khẩu: pháp luật về quản lý ngoại thương và pháp luật về hải quan, cùng các quy định quản lý chuyên ngành tương ứng với từng loại hàng hóa.

Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính cấp tỉnh là nơi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thành lập doanh nghiệp. Công ty đăng ký ở cấp tỉnh (khác với hộ kinh doanh đăng ký ở cấp xã). Hồ sơ được nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn. Thời gian giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Chọn loại hình doanh nghiệp và mức vốn

Công ty xuất nhập khẩu có thể lựa chọn bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào phù hợp với quy mô và số lượng thành viên góp vốn. Ba loại hình phổ biến là:

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu, phù hợp khi tự đứng ra kinh doanh, cơ cấu quản lý đơn giản.
Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: có từ 02 đến 50 thành viên góp vốn, phù hợp khi cùng hợp tác kinh doanh.
Công ty cổ phần: có từ 03 cổ đông trở lên, phù hợp khi cần huy động vốn rộng và mở rộng quy mô.

Đối với hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa thông thường, pháp luật không quy định mức vốn pháp định tối thiểu. Doanh nghiệp tự kê khai vốn điều lệ theo năng lực tài chính và nhu cầu thực tế. Tuy vậy, do đặc thù xuất nhập khẩu thường cần dòng tiền lớn để thanh toán tiền hàng, ký quỹ, nộp thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu trước khi thông quan, nên doanh nghiệp cần cân nhắc mức vốn điều lệ đủ để tạo uy tín với đối tác và ngân hàng. Vốn điều lệ cũng là căn cứ để xác định trách nhiệm tài sản của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông.

Đăng ký ngành, nghề kinh doanh phù hợp

Mặc dù quyền xuất nhập khẩu không phụ thuộc vào ngành, nghề đã đăng ký, doanh nghiệp vẫn nên đăng ký ngành, nghề tương ứng với hàng hóa dự kiến kinh doanh để thuận tiện khi làm việc với hải quan, ngân hàng và cơ quan thuế, đồng thời phản ánh đúng hoạt động thực tế. Các nhóm ngành thường được lựa chọn gồm:

Bán buôn, bán lẻ các loại hàng hóa cụ thể mà doanh nghiệp kinh doanh.
Đại lý, môi giới, đấu giá hàng hóa.
Vận tải, kho bãi, dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải, dịch vụ logistics.
Dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan (nếu có nhu cầu cung cấp dịch vụ này cho bên khác, cần đáp ứng điều kiện riêng).

Khi đăng ký, doanh nghiệp cần chọn mã ngành theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam và ghi rõ chi tiết hoạt động. Với những ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp chỉ được hoạt động khi đáp ứng đủ điều kiện, nhưng thủ tục đăng ký ngành, nghề tại bước thành lập vẫn được thực hiện bình thường.

Hồ sơ và trình tự thành lập

Hồ sơ thành lập công ty xuất nhập khẩu về cơ bản giống hồ sơ thành lập doanh nghiệp thông thường, bao gồm:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Điều lệ công ty.
Danh sách thành viên (với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên) hoặc danh sách cổ đông sáng lập (với công ty cổ phần).
Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật, của chủ sở hữu, các thành viên hoặc cổ đông; giấy tờ pháp lý của tổ chức và văn bản ủy quyền nếu thành viên, cổ đông là tổ chức.
Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu không phải người đại diện theo pháp luật trực tiếp thực hiện.

Trình tự thực hiện gồm các bước: chuẩn bị hồ sơ và kê khai trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; nộp hồ sơ điện tử; cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính xem xét và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ. Sau khi được cấp giấy chứng nhận, doanh nghiệp thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Lệ phí, phí và nghĩa vụ đầu kỳ

Các khoản chi phí nhà nước ở bước thành lập tương đối thấp:

Khoản mục	Mức	Ghi chú
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp	25.000 đồng/lần	Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến thường được miễn lệ phí này
Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp	100.000 đồng	Nộp khi công bố thông tin
Lệ phí môn bài	Không áp dụng	Từ ngày 01/01/2026 bỏ lệ phí môn bài

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý các khoản chi phí dịch vụ khác như khắc con dấu, chữ ký số, hóa đơn điện tử và mở tài khoản ngân hàng. Đây là chi phí thực tế, không phải khoản thu ngân sách bắt buộc theo luật.

Các bước sau thành lập để hoạt động xuất nhập khẩu

Có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ là điều kiện cần. Để thực sự thông quan được lô hàng đầu tiên, doanh nghiệp phải hoàn tất một số việc quan trọng sau:

Khắc con dấu, mở tài khoản ngân hàng: dùng để giao dịch, thanh toán tiền hàng quốc tế và nộp thuế.
Đăng ký chữ ký số: chữ ký số dùng để kê khai thuế điện tử và khai báo hải quan điện tử.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định về thuế.
Đăng ký tài khoản trên hệ thống hải quan điện tử: doanh nghiệp đăng ký tham gia hệ thống thông quan điện tử VNACCS/VCIS của cơ quan hải quan để khai và truyền tờ khai. Đây là bước bắt buộc để có thể khai báo hải quan.

Một điểm quan trọng cần nhớ: mã số thuế của doanh nghiệp đồng thời là mã số dùng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp không phải xin cấp một mã số xuất nhập khẩu riêng biệt; hệ thống hải quan sử dụng mã số thuế của doanh nghiệp để định danh khi làm thủ tục. Vì vậy, doanh nghiệp không nên hiểu nhầm rằng cần một thủ tục cấp phép hay cấp mã số riêng cho xuất nhập khẩu.

Hàng hóa cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành

Dù quyền xuất nhập khẩu là quyền chung, từng mặt hàng có thể thuộc các nhóm quản lý khác nhau. Doanh nghiệp cần tra cứu danh mục và quy định chuyên ngành trước khi ký hợp đồng ngoại thương:

Hàng cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu: không được kinh doanh.
Hàng xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép, theo điều kiện: phải có giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc đáp ứng điều kiện trước khi thông quan.
Hàng phải kiểm tra chuyên ngành: như kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, kiểm tra an toàn thực phẩm, kiểm tra chất lượng, kiểm tra hiệu suất năng lượng, công bố hợp quy tùy loại hàng.
Hàng tự do: phần lớn hàng hóa thông thường được xuất nhập khẩu tự do, chỉ cần khai báo và nộp thuế theo quy định.

Do danh mục và điều kiện chuyên ngành thay đổi theo thời gian và theo từng loại hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra quy định hiện hành áp dụng cho đúng mã số hàng hóa của mình, tránh trường hợp hàng về đến cảng mới phát hiện thiếu giấy phép.

Thuế trong hoạt động xuất nhập khẩu

Nghĩa vụ thuế là phần cần tính toán kỹ vì ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và dòng tiền:

Thuế xuất khẩu: chỉ áp dụng với một số mặt hàng thuộc biểu thuế xuất khẩu; phần lớn hàng xuất khẩu không chịu thuế xuất khẩu.
Thuế nhập khẩu: áp dụng theo biểu thuế đối với hàng nhập khẩu; mức thuế phụ thuộc mã số hàng hóa và xuất xứ. Hàng có xuất xứ từ nước có hiệp định thương mại tự do với Việt Nam có thể được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt nếu đáp ứng quy tắc xuất xứ và có chứng từ chứng nhận xuất xứ hợp lệ.
Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu: hàng nhập khẩu thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng phải nộp thuế này ở khâu nhập khẩu; số thuế đã nộp có thể được khấu trừ theo quy định về thuế giá trị gia tăng.
Hàng xuất khẩu: thường áp dụng thuế suất thuế giá trị gia tăng 0% nếu đáp ứng điều kiện về hồ sơ, chứng từ; doanh nghiệp có thể được hoàn thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng, dịch vụ dùng cho hoạt động xuất khẩu theo quy định.

Để được khấu trừ, hoàn thuế đúng quy định, doanh nghiệp phải lưu giữ đầy đủ hợp đồng, tờ khai hải quan, hóa đơn, chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ vận tải. Việc hạch toán và lập hồ sơ ngay từ đầu giúp tránh rủi ro bị loại chi phí hoặc chậm hoàn thuế.

Công ty có vốn nước ngoài làm xuất nhập khẩu khác gì?

Đối với nhà đầu tư nước ngoài, quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu và quyền phân phối được coi là hoạt động thương mại có điều kiện. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài muốn thực hiện quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu, và đặc biệt là quyền phân phối hàng hóa tại Việt Nam, phải thực hiện thủ tục đầu tư và được cấp phép theo quy định về hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa của nhà đầu tư nước ngoài. Điểm khác biệt cơ bản so với doanh nghiệp trong nước gồm:

Phải có dự án đầu tư và giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trước khi thành lập doanh nghiệp (trong nhiều trường hợp).
Quyền phân phối, đặc biệt là bán lẻ và một số nhóm hàng, thuộc diện hạn chế và phải xin giấy phép kinh doanh riêng cho hoạt động mua bán hàng hóa.
Phải tuân thủ cam kết mở cửa thị trường theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; một số mặt hàng nhà đầu tư nước ngoài không được thực hiện quyền phân phối.

Do tính chất phức tạp và thay đổi theo từng ngành hàng, nhà đầu tư nước ngoài nên kiểm tra kỹ điều kiện tiếp cận thị trường đối với hàng hóa và hoạt động cụ thể trước khi lập kế hoạch đầu tư.

Câu hỏi thường gặp

Thành lập công ty xuất nhập khẩu có phải xin giấy phép xuất nhập khẩu không?

Không. Doanh nghiệp Việt Nam được thành lập hợp pháp đã có quyền kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu mà không cần giấy phép riêng cho hoạt động xuất nhập khẩu nói chung. Chỉ những mặt hàng thuộc diện quản lý, có điều kiện mới cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành theo từng loại hàng.

Có phải xin mã số xuất nhập khẩu riêng không?

Không. Mã số thuế của doanh nghiệp đồng thời được sử dụng làm mã số trong hoạt động xuất nhập khẩu khi làm thủ tục hải quan, nên doanh nghiệp không phải xin cấp một mã số riêng.

Cần làm gì sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để thông quan lô hàng đầu tiên?

Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, mở tài khoản ngân hàng và đăng ký tài khoản trên hệ thống hải quan điện tử để khai báo và truyền tờ khai. Đồng thời cần xác định mặt hàng có thuộc diện giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành hay không.

Vốn điều lệ tối thiểu để làm xuất nhập khẩu là bao nhiêu?

Đối với hàng hóa thông thường, pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu. Doanh nghiệp tự kê khai vốn điều lệ phù hợp năng lực tài chính; nên cân nhắc mức vốn đủ để chủ động dòng tiền thanh toán tiền hàng và nộp thuế ở khâu nhập khẩu.

Doanh nghiệp có vốn nước ngoài có được tự do xuất nhập khẩu như doanh nghiệp trong nước không?

Không hoàn toàn. Nhà đầu tư nước ngoài thực hiện quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu và quyền phân phối là hoạt động có điều kiện, phải thực hiện thủ tục đầu tư và xin cấp phép theo quy định, đồng thời tuân thủ cam kết mở cửa thị trường đối với từng nhóm hàng.