Sổ sách kế toán gồm những gì? Sổ cái, sổ nhật ký chung

Sổ kế toán là công cụ để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của doanh nghiệp. Nắm được sổ sách kế toán gồm những gì và các hình thức ghi sổ giúp việc tổ chức công tác kế toán khoa học và đúng quy định. Bài viết trình bày các loại sổ kế toán và các hình thức ghi sổ hiện hành.

1. Căn cứ pháp lý

Quy định về sổ kế toán được nêu tại Luật Kế toán 2015 (Luật số 88/2015/QH13) và hướng dẫn chi tiết tại chế độ kế toán doanh nghiệp: Thông tư 200/2014/TT-BTC (áp dụng chung cho doanh nghiệp) và Thông tư 133/2016/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa).

2. Sổ kế toán là gì?

Theo Luật Kế toán 2015, sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Sổ kế toán phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, trung thực, liên tục và có hệ thống tình hình tài sản, nguồn vốn cũng như quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

3. Sổ sách kế toán gồm những gì?

Sổ kế toán được chia thành hai nhóm chính:

• Sổ nhật ký: ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian; điển hình là Sổ Nhật ký chung, ngoài ra có thể có các nhật ký đặc biệt (nhật ký thu tiền, chi tiền, mua hàng, bán hàng);
• Sổ cái: ghi chép các nghiệp vụ theo từng tài khoản kế toán, tổng hợp số phát sinh và số dư của từng tài khoản trong kỳ;
• Sổ, thẻ kế toán chi tiết: theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý, số liệu chi tiết phải khớp với số liệu trên sổ cái tương ứng.

4. Nội dung chủ yếu của một sổ kế toán

Theo Luật Kế toán 2015, sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu:

• Ngày, tháng, năm ghi sổ;
• Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
• Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Số tiền của nghiệp vụ ghi vào các tài khoản kế toán;
• Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.

Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị mới thành lập thì mở từ ngày thành lập, và phải khóa sổ vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

5. Các hình thức ghi sổ kế toán

Doanh nghiệp được lựa chọn một trong các hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và áp dụng nhất quán trong năm tài chính. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, các hình thức gồm:

Hiện nay phần lớn doanh nghiệp thực hiện ghi sổ trên phần mềm kế toán, trong đó hình thức Nhật ký chung được sử dụng rộng rãi do đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.

6. Lưu ý về mở, ghi và khóa sổ

• Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ; số liệu phải liên tục từ khi mở đến khi khóa sổ;
• Việc sửa chữa sai sót trên sổ kế toán phải theo đúng phương pháp quy định (ví dụ ghi điều chỉnh), không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin;
• Sổ kế toán và chứng từ kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của pháp luật về kế toán.

7. Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ và vừa dùng sổ theo thông tư nào? Thường áp dụng hệ thống sổ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; nếu chọn áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC thì thực hiện theo hệ thống sổ của thông tư này.

Ghi sổ bằng phần mềm có phải in ra không? Doanh nghiệp thực hiện theo quy định về sổ kế toán trên phương tiện điện tử; việc in, lưu trữ thực hiện theo hướng dẫn hiện hành.

Hệ thống sổ sách gắn liền với hệ thống tài khoản và báo cáo tài chính; xem thêm bài hệ thống tài khoản kế toán và kế toán là gì. LTV Law cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức sổ sách, ghi sổ và lập báo cáo tài chính đúng chế độ — tìm hiểu tại dịch vụ kế toán.