Người phụ thuộc là gì: Điều kiện & Đăng ký giảm trừ gia cảnh

Người phụ thuộc là khái niệm quan trọng khi tính thuế thu nhập cá nhân, bởi mỗi người phụ thuộc được kê khai hợp lệ sẽ làm giảm số thuế mà người lao động phải nộp. Tuy nhiên, không phải ai trong gia đình cũng đủ điều kiện được tính là người phụ thuộc. Bài viết dưới đây trình bày định nghĩa, các nhóm người phụ thuộc, điều kiện, mức giảm trừ và thủ tục đăng ký theo pháp luật thuế thu nhập cá nhân hiện hành.

Người phụ thuộc là gì?

Theo pháp luật thuế thu nhập cá nhân hiện hành, người phụ thuộc là người mà người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng và được tính giảm trừ gia cảnh khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công và từ kinh doanh.

Nói cách khác, khi một người lao động đang trực tiếp nuôi dưỡng con nhỏ, cha mẹ già hoặc người thân không có khả năng tự nuôi sống bản thân, họ được trừ một khoản cố định trên thu nhập trước khi tính thuế, tương ứng với từng người phụ thuộc. Đây là chính sách nhằm bảo đảm việc tính thuế có xét đến gánh nặng nuôi dưỡng thực tế của mỗi cá nhân.

Giảm trừ gia cảnh gồm những gì?

Giảm trừ gia cảnh là số tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công và từ kinh doanh. Giảm trừ gia cảnh gồm hai phần:

Phần cho bản thân người nộp thuế: một mức cố định mỗi tháng, áp dụng cho chính người nộp thuế mà không cần đăng ký người phụ thuộc.
Phần cho mỗi người phụ thuộc: một mức cố định mỗi tháng cho mỗi người phụ thuộc, với điều kiện người nộp thuế đã đăng ký và được cấp mã số thuế cho người phụ thuộc theo quy định.

Như vậy, việc xác định đúng ai là người phụ thuộc có ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp hằng tháng và khi quyết toán thuế cuối năm.

Các nhóm người phụ thuộc và điều kiện

Pháp luật thuế thu nhập cá nhân xác định người phụ thuộc theo từng nhóm quan hệ với người nộp thuế, kèm điều kiện riêng cho từng nhóm. Bảng dưới đây tóm tắt các nhóm phổ biến:

Nhóm người phụ thuộc	Điều kiện được tính là người phụ thuộc
Con (con đẻ, con nuôi hợp pháp, con riêng của vợ hoặc chồng)	Con dưới 18 tuổi; hoặc con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động; hoặc con đang học đại học, cao đẳng, trung cấp, học nghề mà không có thu nhập hoặc có thu nhập không vượt mức quy định.
Vợ hoặc chồng của người nộp thuế	Người ngoài độ tuổi lao động; hoặc trong độ tuổi lao động nhưng bị khuyết tật, không có khả năng lao động, đồng thời không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng không vượt mức quy định.
Cha, mẹ (cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, cha mẹ nuôi hợp pháp)	Người ngoài độ tuổi lao động; hoặc trong độ tuổi lao động nhưng bị khuyết tật, không có khả năng lao động, đồng thời không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng không vượt mức quy định.
Cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng	Anh, chị, em ruột; ông, bà nội ngoại; cô, dì, chú, bác, cậu ruột; cháu ruột; người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định, khi không nơi nương tựa và đáp ứng điều kiện về độ tuổi, khả năng lao động và thu nhập.

Với người phụ thuộc đang trong độ tuổi lao động, điều kiện chung là phải đồng thời bị khuyết tật hoặc không có khả năng lao động, và không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm không vượt mức quy định. Đây là hai yếu tố cần cùng thỏa mãn, không phải chỉ cần một trong hai.

Điều kiện về thu nhập của người phụ thuộc

Một trong những vướng mắc thường gặp là xác định người thân có thu nhập thì còn được tính là người phụ thuộc hay không. Theo quy định hiện hành, người phụ thuộc trong độ tuổi lao động chỉ được tính khi không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm không vượt mức quy định. Mức thu nhập này được xác định theo mức quy định hiện hành, nên người nộp thuế cần đối chiếu với văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm kê khai.

Đối với con đang theo học và cha mẹ, vợ hoặc chồng ngoài độ tuổi lao động, việc xét điều kiện thu nhập cũng được đặt ra tương tự. Người nộp thuế nên lưu giữ chứng từ, xác nhận về tình trạng thu nhập của người phụ thuộc để giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Mức giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc

Mỗi người phụ thuộc được giảm trừ một mức cố định mỗi tháng khi tính thuế thu nhập cá nhân, theo mức giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo quy định hiện hành. Hiện nay mức này là 4,4 triệu đồng mỗi người mỗi tháng, tuy nhiên mức giảm trừ có thể được điều chỉnh theo quy định mới, nên người nộp thuế cần cập nhật văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm áp dụng.

Một nguyên tắc quan trọng cần lưu ý: mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Nếu hai người nộp thuế cùng có nghĩa vụ nuôi dưỡng một người, họ phải tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ cho một người, tránh việc cùng một người phụ thuộc bị kê khai trùng.

Thủ tục đăng ký người phụ thuộc

Để được tính giảm trừ, người nộp thuế phải đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế, thông thường thực hiện thông qua tổ chức chi trả thu nhập nơi mình làm việc hoặc trực tiếp với cơ quan thuế. Trình tự cơ bản gồm:

Kê khai thông tin người phụ thuộc: người nộp thuế điền thông tin theo mẫu và gửi cho tổ chức chi trả thu nhập, hoặc kê khai trực tiếp với cơ quan thuế.
Đăng ký cấp mã số thuế cho người phụ thuộc: mỗi người phụ thuộc được cấp mã số thuế để làm cơ sở tính giảm trừ.
Nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: tùy từng nhóm quan hệ, hồ sơ có thể gồm giấy khai sinh, giấy tờ chứng minh quan hệ nuôi dưỡng, giấy tờ về tình trạng khuyết tật hoặc không có khả năng lao động, giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền và các giấy tờ liên quan khác.

Người nộp thuế cần đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh trong thời hạn quy định để bảo đảm được tính giảm trừ đầy đủ. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu giúp hạn chế phải điều chỉnh, kê khai bổ sung khi quyết toán thuế.

Những lưu ý để tránh sai sót

Trong quá trình kê khai người phụ thuộc, người nộp thuế nên chú ý một số điểm sau:

Đăng ký đúng đối tượng và đủ hồ sơ chứng minh để được giảm trừ, tránh trường hợp bị loại khoản giảm trừ khi quyết toán do thiếu chứng từ.
Tránh đăng ký trùng một người phụ thuộc cho hai người nộp thuế; các thành viên trong gia đình cần thống nhất người đứng ra kê khai.
Theo dõi thời điểm phát sinh và chấm dứt nghĩa vụ nuôi dưỡng, ví dụ con đủ 18 tuổi hoặc kết thúc quá trình học, để điều chỉnh kịp thời.
Cập nhật mức giảm trừ và điều kiện về thu nhập theo quy định hiện hành, bởi các mức này có thể thay đổi qua từng thời kỳ.

Với doanh nghiệp, việc hướng dẫn người lao động kê khai người phụ thuộc đúng quy định cũng là một phần trong công tác tuân thủ về thuế thu nhập cá nhân và tiền lương. Đây là nội dung có thể được hỗ trợ trong khuôn khổ dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên, cùng với các thủ tục thuế ban đầu khi mới thành lập.

Câu hỏi thường gặp

Con đang học đại học có được tính là người phụ thuộc không?

Con đang học đại học, cao đẳng, trung cấp hoặc học nghề được tính là người phụ thuộc nếu không có thu nhập hoặc có thu nhập không vượt mức quy định. Người nộp thuế cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh việc học và tình trạng thu nhập của con.

Vợ hoặc chồng có thu nhập thì có được kê khai là người phụ thuộc không?

Vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động chỉ được tính là người phụ thuộc khi bị khuyết tật, không có khả năng lao động và đồng thời không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng không vượt mức quy định. Nếu vẫn có khả năng lao động và thu nhập ổn định thì không đủ điều kiện.

Một người phụ thuộc có được kê khai cho cả hai vợ chồng không?

Không. Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Hai vợ chồng cần thỏa thuận để một người đứng ra kê khai giảm trừ cho người phụ thuộc đó.

Mức giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc hiện nay là bao nhiêu?

Mỗi người phụ thuộc được giảm trừ một mức cố định mỗi tháng theo quy định hiện hành, hiện là 4,4 triệu đồng mỗi người mỗi tháng. Mức này có thể được điều chỉnh, nên cần đối chiếu với văn bản đang có hiệu lực khi áp dụng.

Nếu không đăng ký người phụ thuộc kịp thời thì sao?

Nếu chưa đăng ký kịp thời, người nộp thuế vẫn có thể được tính giảm trừ khi thực hiện quyết toán thuế, với điều kiện đăng ký và có đủ hồ sơ chứng minh trong thời hạn quy định. Tuy nhiên, đăng ký đúng hạn ngay từ đầu sẽ thuận tiện hơn cho việc tính thuế hằng tháng.

Kết luận

Người phụ thuộc là người mà người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng và được tính giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân. Việc xác định đúng nhóm người phụ thuộc, điều kiện về độ tuổi và thu nhập, cùng với đăng ký đầy đủ hồ sơ, giúp người lao động được hưởng quyền lợi giảm trừ hợp lệ và tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

Nếu bạn hoặc doanh nghiệp cần được tư vấn cụ thể về kê khai người phụ thuộc, giảm trừ gia cảnh và các nghĩa vụ thuế liên quan, LTV Law sẵn sàng hỗ trợ. Vui lòng tham khảo các dịch vụ pháp lý của chúng tôi để được hướng dẫn phù hợp với tình huống của bạn.