Kế toán trưởng: Tiêu chuẩn, Khi nào bắt buộc & Trách nhiệm

Kế toán trưởng là một chức danh quan trọng trong tổ chức tài chính của mỗi doanh nghiệp. Nhiều chủ doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp mới thành lập, thường băn khoăn không rõ đơn vị mình có bắt buộc phải có kế toán trưởng hay không, người giữ vị trí này cần đáp ứng những tiêu chuẩn gì và chịu trách nhiệm ra sao. Bài viết dưới đây tổng hợp các quy định của pháp luật kế toán hiện hành, đặc biệt là Luật Kế toán 2015, để bạn nắm được bức tranh tổng quát.

Kế toán trưởng là ai?

Theo quy định pháp luật kế toán hiện hành, kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của đơn vị kế toán, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị. Đơn vị kế toán ở đây bao gồm doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp và các tổ chức khác có hoạt động thu, chi và lập báo cáo tài chính.

Nói một cách dễ hiểu, kế toán trưởng vừa là người tổ chức, điều hành công việc của phòng kế toán, vừa là người chịu trách nhiệm chính về tính trung thực, hợp pháp của số liệu kế toán và báo cáo tài chính mà đơn vị lập ra. Đây không đơn thuần là một nhân viên kế toán có thâm niên, mà là một chức danh gắn với trách nhiệm pháp lý cụ thể.

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải có kế toán trưởng?

Về nguyên tắc, đơn vị kế toán, trong đó có doanh nghiệp, phải bố trí kế toán trưởng. Đây là yêu cầu chung nhằm bảo đảm mỗi đơn vị đều có người chịu trách nhiệm tổ chức và giám sát công tác kế toán.

Trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng có thể bổ nhiệm được kế toán trưởng ngay khi mới thành lập. Đối với trường hợp chưa bổ nhiệm được ngay, pháp luật cho phép đơn vị bố trí người phụ trách kế toán trong một khoảng thời gian nhất định trước khi phải có kế toán trưởng chính thức, hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng từ đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán.

Riêng với doanh nghiệp siêu nhỏ, quy định có phần linh hoạt hơn. Doanh nghiệp siêu nhỏ được vận dụng chế độ kế toán đơn giản và không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng; thay vào đó, doanh nghiệp có thể bố trí người phụ trách kế toán phù hợp với quy mô hoạt động của mình. Đây là điểm mà nhiều doanh nghiệp nhỏ quan tâm để cân đối chi phí nhân sự.

Vì cách xác định quy mô và trách nhiệm bố trí kế toán trưởng có thể thay đổi theo từng thời kỳ và tùy loại hình đơn vị, doanh nghiệp nên đối chiếu với văn bản mới nhất hoặc tham vấn ý kiến chuyên môn trước khi quyết định.

Tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng

Để được bố trí làm kế toán trưởng, một người cần đáp ứng đồng thời các tiêu chuẩn chung của người làm kế toán và các điều kiện riêng đối với chức danh kế toán trưởng theo quy định pháp luật kế toán hiện hành. Có thể tóm lược thành các nhóm điều kiện chính:

• Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật.
• Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trung cấp trở lên; tùy quy mô và loại hình đơn vị có thể yêu cầu trình độ cao hơn.
• Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng theo quy định.
• Có thời gian công tác thực tế về kế toán theo quy định.
• Không thuộc các trường hợp không được làm kế toán.

Về thời gian công tác thực tế, pháp luật kế toán hiện hành đặt ra yêu cầu tối thiểu tùy theo trình độ chuyên môn. Theo quy định, người có trình độ đại học trở lên thường cần thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 2 năm, còn người có trình độ trung cấp hoặc cao đẳng cần thời gian dài hơn, ít nhất khoảng 3 năm. Đây là cách diễn đạt tổng quát; con số cụ thể cần được đối chiếu với văn bản áp dụng cho từng loại hình đơn vị.

Bảng dưới đây tóm tắt các tiêu chuẩn cơ bản và tổng hợp nhanh các trường hợp bắt buộc, không bắt buộc cũng như khả năng thuê dịch vụ, giúp doanh nghiệp dễ hình dung.

Những người không được làm kế toán

Để bảo đảm tính khách quan và trung thực của số liệu kế toán, pháp luật kế toán hiện hành quy định một số trường hợp không được làm kế toán, đồng nghĩa cũng không được bố trí làm kế toán trưởng. Các trường hợp phổ biến gồm:

• Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
• Người đang bị cấm hành nghề kế toán theo bản án, quyết định của tòa án; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang phải chấp hành hình phạt liên quan.
• Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người đại diện theo pháp luật, của người quản lý, giám đốc hoặc người phụ trách tài chính trong cùng một đơn vị kế toán.

Quy định về nhóm quan hệ gia đình nêu trên nhằm tránh xung đột lợi ích, ngăn ngừa tình trạng số liệu tài chính bị chi phối bởi quan hệ thân thích trong cùng đơn vị. Doanh nghiệp cần lưu ý điểm này khi sắp xếp nhân sự phòng kế toán.

Quyền và trách nhiệm của kế toán trưởng

Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành công tác kế toán của đơn vị, bảo đảm ghi chép, phản ánh trung thực, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời lập và trình bày báo cáo tài chính theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán. Kế toán trưởng cũng chịu trách nhiệm về việc tuân thủ pháp luật kế toán trong phạm vi công việc của mình.

Bên cạnh trách nhiệm, kế toán trưởng được pháp luật bảo đảm quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Khi có ý kiến khác với người đại diện theo pháp luật của đơn vị về mặt chuyên môn kế toán, kế toán trưởng có quyền bảo lưu ý kiến của mình và thể hiện ý kiến đó bằng văn bản. Quy định này giúp kế toán trưởng giữ được sự khách quan, không bị buộc phải hợp thức hóa những số liệu trái quy định.

Kết quả công việc của kế toán trưởng thể hiện rõ nhất qua chất lượng của báo cáo tài chính doanh nghiệp, cũng như việc chấp hành các nghĩa vụ khai báo, kê khai đúng hạn.

Phân biệt kế toán trưởng và người phụ trách kế toán

Hai khái niệm này thường bị nhầm lẫn. Kế toán trưởng là chức danh chính thức, gắn với đầy đủ tiêu chuẩn, điều kiện và trách nhiệm nêu trên. Người phụ trách kế toán là giải pháp tạm thời hoặc thay thế trong những trường hợp mà pháp luật cho phép, chẳng hạn khi doanh nghiệp chưa bổ nhiệm được kế toán trưởng, hoặc với doanh nghiệp siêu nhỏ không bắt buộc phải có kế toán trưởng.

Việc bố trí người phụ trách kế toán trong giai đoạn đầu là hợp lý và phổ biến, nhưng doanh nghiệp cần theo dõi để chuyển sang bố trí kế toán trưởng chính thức khi hết thời hạn được phép, tránh vi phạm quy định về tổ chức bộ máy kế toán.

Thuê dịch vụ kế toán trưởng: khi nào nên cân nhắc?

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc tuyển dụng một kế toán trưởng cơ hữu đáp ứng đủ tiêu chuẩn đôi khi vượt quá nhu cầu và ngân sách thực tế. Trong trường hợp đó, thuê dịch vụ kế toán, bao gồm cả dịch vụ làm kế toán trưởng từ đơn vị đủ điều kiện, là một lựa chọn được pháp luật cho phép và được nhiều doanh nghiệp sử dụng.

Ưu điểm của phương án thuê dịch vụ là giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự, đồng thời bảo đảm công tác kế toán được thực hiện bởi người có chuyên môn, hạn chế rủi ro tuân thủ. Cùng với việc hoàn tất thủ tục thuế ban đầu ngay sau khi thành lập, việc sắp xếp ổn định bộ máy kế toán là bước nền tảng để doanh nghiệp vận hành đúng quy định ngay từ đầu.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải có kế toán trưởng ngay không?

Về nguyên tắc doanh nghiệp phải bố trí kế toán trưởng. Nếu chưa bổ nhiệm được ngay, doanh nghiệp có thể bố trí người phụ trách kế toán trong thời hạn cho phép hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng, sau đó chuyển sang bố trí kế toán trưởng chính thức.

Doanh nghiệp siêu nhỏ có phải bố trí kế toán trưởng không?

Doanh nghiệp siêu nhỏ được vận dụng chế độ kế toán đơn giản và không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng; doanh nghiệp có thể bố trí người phụ trách kế toán phù hợp với quy mô hoạt động.

Muốn làm kế toán trưởng cần những điều kiện gì?

Cần có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trình độ chuyên môn về kế toán từ trung cấp trở lên, có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng, có thời gian công tác thực tế về kế toán theo quy định và không thuộc các trường hợp không được làm kế toán.

Con của giám đốc có được làm kế toán trưởng trong cùng công ty không?

Theo quy định về những người không được làm kế toán, bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người đại diện theo pháp luật, người quản lý, giám đốc hoặc người phụ trách tài chính trong cùng đơn vị không được làm kế toán, do đó cũng không được làm kế toán trưởng tại đơn vị đó.

Có thể thuê ngoài dịch vụ kế toán trưởng không?

Có. Doanh nghiệp được thuê đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán làm kế toán trưởng. Đây là lựa chọn phổ biến với doanh nghiệp nhỏ nhằm tiết kiệm chi phí và bảo đảm tuân thủ pháp luật kế toán.

Kết luận

Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán, giữ vai trò then chốt trong việc bảo đảm số liệu tài chính trung thực và tuân thủ pháp luật. Việc xác định đúng khi nào bắt buộc bố trí, lựa chọn nhân sự đủ tiêu chuẩn hay thuê dịch vụ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định ngay từ giai đoạn đầu. Do các quy định có thể được điều chỉnh theo thời gian, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản mới nhất hoặc tham vấn ý kiến chuyên môn trước khi quyết định.

Nếu bạn cần tư vấn về tổ chức bộ máy kế toán, tiêu chuẩn kế toán trưởng hoặc sử dụng dịch vụ kế toán, hãy tham khảo các dịch vụ của LTV Law để được hỗ trợ phù hợp với quy mô và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.