Hợp đồng điện tử: Giá trị pháp lý, Chữ ký số & Lưu ý khi ký

Cùng với sự phát triển của thương mại điện tử và chuyển đổi số, ngày càng nhiều doanh nghiệp giao kết hợp đồng qua thư điện tử, nền tảng ký số hoặc các hệ thống trực tuyến thay cho việc ký giấy truyền thống. Điều này đặt ra câu hỏi: hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy không, ký bằng chữ ký số ra sao và cần lưu ý gì để tránh rủi ro. Bài viết dưới đây trình bày các nội dung cơ bản về hợp đồng điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và Bộ luật Dân sự 2015.

1. Hợp đồng điện tử là gì

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, ví dụ như thư điện tử, tệp tin, dữ liệu trên nền tảng trực tuyến.

So với hợp đồng giấy, hợp đồng điện tử vẫn phản ánh sự thỏa thuận của các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ, chỉ khác ở phương tiện thể hiện. Vì vậy, các quy định chung của Bộ luật Dân sự 2015 về giao kết, thực hiện hợp đồng vẫn được áp dụng, đồng thời được bổ sung bởi pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử

Nguyên tắc quan trọng nhất là thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Nói cách khác, một hợp đồng không thể bị coi là vô hiệu chỉ vì được ký và lưu dưới dạng điện tử thay vì trên giấy.

Theo pháp luật giao dịch điện tử hiện hành, thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản nếu thông tin trong đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết. Thông điệp dữ liệu cũng có giá trị làm chứng cứ; khi đánh giá giá trị chứng cứ, cơ quan có thẩm quyền xem xét độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ và cách thức bảo đảm tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu.

Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 119) cũng ghi nhận giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản. Nhờ đó, đối với những giao dịch mà pháp luật yêu cầu hình thức văn bản, hợp đồng điện tử đáp ứng được yêu cầu này.

3. Điều kiện để thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý

Để hợp đồng điện tử được công nhận và có giá trị chứng cứ vững chắc, thông điệp dữ liệu cần bảo đảm một số điều kiện cơ bản:

• Tính toàn vẹn của thông tin: nội dung thông tin phải còn nguyên vẹn, chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị.
• Xác định được người ký: phải xác định được chủ thể đã tạo lập, gửi hoặc ký thông điệp dữ liệu.
• Truy cập và sử dụng được: thông tin phải có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần.
• Tuân thủ quy định pháp luật: đáp ứng các điều kiện khác theo pháp luật về giao dịch điện tử và pháp luật chuyên ngành (nếu có).

4. Chữ ký điện tử và chữ ký số

Chữ ký điện tử là yếu tố quan trọng để xác định người ký và thể hiện sự chấp thuận đối với nội dung của thông điệp dữ liệu. Pháp luật giao dịch điện tử hiện hành phân loại chữ ký điện tử thành các nhóm, trong đó phổ biến và có độ tin cậy cao là chữ ký số.

Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử được bảo đảm bằng chứng thư chữ ký số. Khi đáp ứng các điều kiện luật định, chữ ký số của cá nhân có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay của cá nhân đó; chữ ký số của cơ quan, tổ chức có giá trị pháp lý tương đương con dấu của cơ quan, tổ chức. Để chữ ký số có giá trị, chứng thư chữ ký số phải còn hiệu lực và do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép cung cấp.

Ngoài chữ ký số, các bên có thể sử dụng những hình thức chữ ký điện tử khác theo thỏa thuận, nhưng cần cân nhắc mức độ bảo đảm về xác thực danh tính và tính toàn vẹn để tránh tranh chấp về sau.

5. Ứng dụng hợp đồng điện tử trong thực tế

Hợp đồng điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi trong hoạt động của doanh nghiệp, chẳng hạn: ký hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ qua email hoặc nền tảng ký số; giao kết trên các sàn thương mại điện tử; phát hành và tiếp nhận hóa đơn điện tử; kê khai và nộp thuế điện tử; giao dịch với ngân hàng qua kênh trực tuyến. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc trang bị chữ ký số và làm quen với hợp đồng điện tử là bước cần thiết ngay từ đầu, gắn với các thủ tục thuế ban đầu.

Việc sử dụng hợp đồng điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, chuyển phát và lưu trữ, đồng thời thuận tiện khi các bên ở xa nhau. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý những giới hạn nhất định trình bày ở phần dưới.

6. Trường hợp cần lưu ý về hình thức bắt buộc

Không phải mọi giao dịch đều có thể thực hiện hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Đối với một số giao dịch mà pháp luật yêu cầu phải công chứng, chứng thực hoặc theo một trình tự, thủ tục riêng, các bên vẫn phải tuân thủ hình thức bắt buộc đó. Ví dụ, nhiều giao dịch về quyền sử dụng đất, nhà ở hoặc một số văn bản về thừa kế đòi hỏi công chứng, chứng thực và đăng ký theo quy định chuyên ngành.

Vì vậy, trước khi lựa chọn giao kết hoàn toàn bằng hợp đồng điện tử, các bên nên kiểm tra xem loại giao dịch của mình có thuộc trường hợp phải tuân thủ hình thức đặc biệt hay không, tránh trường hợp hợp đồng bị xem là chưa đáp ứng điều kiện về hình thức.

7. Lưu ý khi ký kết hợp đồng điện tử

Để hạn chế rủi ro khi giao kết hợp đồng điện tử, các bên nên chú ý một số điểm sau:

• Sử dụng chữ ký số hợp lệ, còn trong thời hạn hiệu lực của chứng thư chữ ký số.
• Xác thực danh tính của các bên tham gia, bảo đảm người ký đúng là người có thẩm quyền.
• Lưu trữ thông điệp dữ liệu một cách an toàn, bảo đảm tính toàn vẹn và có thể truy xuất khi cần.
• Ghi nhận thời điểm gửi, nhận thông điệp dữ liệu để xác định thời điểm giao kết và các mốc thực hiện.
• Thỏa thuận rõ trong hợp đồng về phương thức ký điện tử, phương thức trao đổi thông tin và cách xử lý khi có sự cố kỹ thuật.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về các thủ tục cần chuẩn bị sau khi thành lập tại bài viết thủ tục thuế ban đầu sau khi thành lập công ty, trong đó có nội dung về đăng ký chữ ký số và hóa đơn điện tử.

8. Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy không?

Có. Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử; khi đáp ứng điều kiện về truy cập, sử dụng được và bảo đảm toàn vẹn thì có giá trị như văn bản.

Ký hợp đồng bằng chữ ký số có tương đương chữ ký tay không?

Khi đáp ứng điều kiện luật định (gắn với chứng thư chữ ký số hợp lệ do tổ chức được cấp phép cung cấp), chữ ký số của cá nhân có giá trị tương đương chữ ký tay, chữ ký số của tổ chức tương đương con dấu.

Ký hợp đồng qua email có được coi là hợp đồng điện tử không?

Có thể được coi là hợp đồng điện tử vì email là thông điệp dữ liệu. Tuy nhiên, để bảo đảm giá trị chứng cứ, các bên nên xác thực danh tính, lưu trữ đầy đủ và cân nhắc sử dụng chữ ký số cho các giao dịch quan trọng.

Giao dịch nhà đất có ký hợp đồng điện tử được không?

Nhiều giao dịch về quyền sử dụng đất, nhà ở phải công chứng, chứng thực và đăng ký theo quy định chuyên ngành, nên không thể thay thế hoàn toàn bằng hợp đồng điện tử; các bên phải tuân thủ hình thức bắt buộc.

Cần chuẩn bị gì để ký hợp đồng điện tử an toàn?

Cần có chữ ký số còn hiệu lực, quy trình xác thực danh tính, giải pháp lưu trữ thông điệp dữ liệu bảo đảm toàn vẹn và thỏa thuận rõ trong hợp đồng về phương thức ký, trao đổi thông tin.

Kết luận

Hợp đồng điện tử là công cụ giao kết hiện đại, được pháp luật công nhận giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện về tính toàn vẹn của thông tin, xác định được người ký và tuân thủ quy định về chữ ký điện tử. Việc sử dụng chữ ký số hợp lệ, lưu trữ dữ liệu an toàn và lưu ý các trường hợp phải tuân thủ hình thức bắt buộc sẽ giúp doanh nghiệp giao kết hợp đồng điện tử hiệu quả và hạn chế rủi ro. Nếu cần rà soát, soạn thảo hợp đồng chặt chẽ, bạn có thể tham khảo dịch vụ tư vấn soạn thảo hợp đồng của LTV Law.