Mẫu giấy xác nhận công tác 2026 (bản chuẩn, tải file Word)

Giấy xác nhận công tác là văn bản do doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức cấp cho người lao động để xác nhận việc người đó đang hoặc đã làm việc tại đơn vị: thời gian làm việc, chức danh, vị trí công tác. Giấy này thường được dùng khi người lao động cần chứng minh quá trình, kinh nghiệm làm việc để phục vụ các mục đích như xin việc, vay vốn, làm hồ sơ visa, bổ túc hồ sơ hành chính, chứng chỉ hành nghề...

Đây là văn bản mang tính xác nhận nội bộ do người sử dụng lao động cấp theo đề nghị của người lao động; pháp luật hiện hành không ban hành một biểu mẫu bắt buộc chung, nên các đơn vị tự soạn theo thể thức văn bản của mình, bảo đảm thông tin trung thực, chính xác.

Lưu ý: giấy xác nhận công tác khác với việc trả lại giấy tờ, hoàn thành thủ tục khi chấm dứt hợp đồng lao động. Khi người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và trả lại các giấy tờ đã giữ, cũng như cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019. Giấy xác nhận công tác có thể được cấp cùng thời điểm này hoặc bất kỳ khi nào người lao động có nhu cầu.

⬇ Tải mẫu (file Word)

Nội dung mẫu giấy xác nhận công tác

⬇ Tải mẫu (file Word)

Hướng dẫn điền

• Ghi đúng tên đơn vị, mã số doanh nghiệp và thông tin người đại diện; văn bản do người có thẩm quyền của đơn vị ký, đóng dấu mới có giá trị.
• Điền chính xác thông tin nhân thân của người lao động theo giấy tờ tùy thân và hồ sơ nhân sự.
• Xác nhận rõ chức danh, bộ phận, loại hợp đồng và mốc thời gian làm việc; ghi rõ đang làm việc hay đã nghỉ việc.
• Chỉ xác nhận mức lương, thu nhập khi cần thiết và được người lao động đồng ý, vì đây là thông tin cá nhân, nội bộ.
• Ghi rõ mục đích cấp giấy (nộp cho cơ quan nào, làm việc gì) để giới hạn phạm vi sử dụng.
• Vào sổ văn thư, cấp số hiệu văn bản và lưu một bản tại đơn vị để đối chiếu khi cần.

Lưu ý pháp lý

• Pháp luật hiện hành không ban hành biểu mẫu bắt buộc chung cho giấy xác nhận công tác; đơn vị tự soạn theo thể thức văn bản của mình, bảo đảm nội dung trung thực, chính xác.
• Khi người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, trả lại giấy tờ đã giữ và cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019.
• Thông tin về tiền lương, thu nhập là thông tin cá nhân; chỉ nên xác nhận khi có sự đồng ý của người lao động và cho đúng mục đích.
• Đơn vị chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung xác nhận; xác nhận sai sự thật có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên và trách nhiệm pháp lý của người ký.
• Giấy xác nhận công tác không thay thế cho hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm xã hội hay quyết định bổ nhiệm; nó chỉ có giá trị chứng minh trong phạm vi mục đích được ghi.

Câu hỏi thường gặp

Giấy xác nhận công tác dùng để làm gì?

Thường dùng để chứng minh quá trình, kinh nghiệm làm việc khi xin việc mới, vay vốn ngân hàng, làm hồ sơ xin visa, bổ túc hồ sơ hành chính, đăng ký chứng chỉ hành nghề hoặc các thủ tục cần xác nhận thời gian công tác.

Ai có thẩm quyền ký giấy xác nhận công tác?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan hoặc người được ủy quyền, phân công phụ trách nhân sự ký và đóng dấu đơn vị. Văn bản phải có chữ ký người có thẩm quyền và con dấu (nếu có) mới có giá trị.

Công ty có bắt buộc cấp giấy xác nhận công tác khi nhân viên yêu cầu không?

Pháp luật không quy định một mẫu bắt buộc riêng cho giấy xác nhận công tác. Tuy nhiên, theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, khi chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động phải xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, trả lại giấy tờ đã giữ và cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu. Trên thực tế, nhiều đơn vị cấp giấy xác nhận công tác theo đề nghị của người lao động.

Giấy xác nhận công tác có cần công chứng không?

Không. Đây là văn bản do đơn vị sử dụng lao động tự cấp, có chữ ký người có thẩm quyền và đóng dấu là có giá trị. Cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bản gốc hoặc bản sao kèm đối chiếu tùy thủ tục.

Người đã nghỉ việc có xin được giấy xác nhận công tác không?

Có. Người lao động đã nghỉ việc vẫn có thể đề nghị đơn vị cũ cấp giấy xác nhận quá trình đã công tác. Đơn vị xác nhận đúng thời gian, chức danh mà người đó từng đảm nhiệm.

Giấy xác nhận công tác có ghi mức lương không?

Có thể ghi nếu cần cho mục đích cụ thể (ví dụ vay vốn) và được người lao động đồng ý. Vì lương là thông tin cá nhân, nội bộ nên chỉ xác nhận khi thực sự cần thiết và đúng mục đích.