Hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp: Giá trị pháp lý & Trách nhiệm

Khi chuẩn bị thành lập một công ty, người sáng lập thường phải thực hiện nhiều công việc trước khi doanh nghiệp chính thức có tư cách pháp lý: thuê mặt bằng làm trụ sở, ký hợp đồng dịch vụ tư vấn, mua sắm tài sản, thiết bị, thậm chí thỏa thuận tuyển dụng nhân sự. Vấn đề đặt ra là những hợp đồng này có giá trị pháp lý không, khi công ty chưa được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, và ai là người chịu trách nhiệm nếu có tranh chấp. Luật Doanh nghiệp 2020 đã dự liệu tình huống này tại Điều 18 về hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp.

Hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp là gì

Hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp là hợp đồng do người thành lập doanh nghiệp ký kết để phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp, tại thời điểm doanh nghiệp chưa được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nói cách khác, đây là những giao dịch phát sinh trong giai đoạn chuẩn bị, khi công ty còn đang trong quá trình đăng ký hoặc chưa nộp hồ sơ đăng ký.

Điểm đặc biệt của loại hợp đồng này là ở chủ thể ký kết. Vì doanh nghiệp chưa ra đời nên chưa có tư cách chủ thể để tự mình xác lập giao dịch. Người đứng ra ký là cá nhân, tổ chức tham gia thành lập doanh nghiệp, ký kết nhân danh doanh nghiệp đang được hình thành. Luật Doanh nghiệp 2020 thừa nhận giá trị của những hợp đồng này và quy định rõ cơ chế xử lý hệ quả pháp lý sau khi có kết quả đăng ký doanh nghiệp.

Cơ sở pháp lý: Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020

Theo Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020, người thành lập doanh nghiệp được ký các loại hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký doanh nghiệp. Quy định này cho phép người sáng lập chủ động thực hiện các bước chuẩn bị cần thiết mà không phải chờ đến khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bởi trên thực tế nhiều công việc buộc phải triển khai sớm, chẳng hạn cần có địa chỉ trụ sở hợp lệ mới hoàn thiện được hồ sơ đăng ký.

Điều 18 tiếp tục xác định hệ quả của hợp đồng đã ký theo hai kịch bản: trường hợp doanh nghiệp được thành lập và trường hợp doanh nghiệp không được đăng ký thành lập. Cơ chế này bảo vệ cả bên đối tác trong hợp đồng lẫn xác định rõ trách nhiệm của người ký, tránh tình trạng hợp đồng bị bỏ ngỏ khi doanh nghiệp không ra đời.

Các loại hợp đồng thường ký trước khi đăng ký

Trong thực tiễn, những hợp đồng phổ biến được ký ở giai đoạn trước đăng ký doanh nghiệp gồm:

• Hợp đồng thuê mặt bằng, văn phòng để làm trụ sở chính của doanh nghiệp;
• Hợp đồng dịch vụ tư vấn pháp lý, tư vấn thành lập và các dịch vụ hỗ trợ đăng ký;
• Hợp đồng mua sắm tài sản, máy móc, thiết bị, phần mềm phục vụ hoạt động ban đầu;
• Thỏa thuận, hợp đồng thuê hoặc tuyển dụng nhân sự chủ chốt;
• Hợp đồng dịch vụ kế toán, chữ ký số, hóa đơn điện tử, website và các dịch vụ khởi động khác.

Điểm chung của các hợp đồng này là đều nhằm mục đích phục vụ việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp. Đây là tiêu chí quan trọng để một hợp đồng được xem là hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp và được doanh nghiệp kế thừa sau khi thành lập.

Hai kịch bản về trách nhiệm thực hiện hợp đồng

Hệ quả pháp lý của hợp đồng trước đăng ký phụ thuộc vào việc doanh nghiệp cuối cùng có được thành lập hay không. Bảng dưới đây tóm tắt hai kịch bản và chủ thể chịu trách nhiệm tương ứng theo Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020.

Trường hợp doanh nghiệp được thành lập

Khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng đã ký kết, trừ trường hợp các bên hợp đồng có thỏa thuận khác. Đây là nguyên tắc kế thừa hợp đồng: doanh nghiệp mới thành lập trở thành một bên của hợp đồng thay cho người sáng lập đã ký ban đầu, tiếp nhận cả quyền lợi lẫn nghĩa vụ.

Nhờ cơ chế này, một hợp đồng thuê trụ sở hoặc hợp đồng mua thiết bị đã ký trước sẽ được doanh nghiệp tiếp tục thực hiện và thanh toán, các chi phí phát sinh có thể được hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp. Việc kế thừa diễn ra theo quy định của pháp luật, tuy nhiên trên thực tế nên có văn bản xác nhận chuyển giao để bên đối tác và cơ quan thuế ghi nhận rõ ràng.

Cụm từ trừ trường hợp các bên hợp đồng có thỏa thuận khác cho phép các bên linh hoạt. Ví dụ, người sáng lập và bên cho thuê có thể thỏa thuận rằng nghĩa vụ vẫn thuộc về cá nhân người ký, hoặc chỉ chuyển giao một phần cho doanh nghiệp. Do đó, nội dung thỏa thuận trong hợp đồng đóng vai trò quyết định cách thức kế thừa.

Trường hợp doanh nghiệp không được đăng ký thành lập

Ở kịch bản ngược lại, nếu doanh nghiệp không được đăng ký thành lập, người ký kết hợp đồng chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng. Nếu có người khác cùng tham gia thành lập doanh nghiệp thì cùng liên đới chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó. Điều này bảo vệ bên đối tác: dù công ty dự kiến không ra đời, họ vẫn có chủ thể để yêu cầu thực hiện nghĩa vụ và bồi thường nếu có thiệt hại.

Trách nhiệm liên đới nghĩa là bên có quyền có thể yêu cầu bất kỳ ai trong số những người cùng thành lập phải thực hiện toàn bộ nghĩa vụ. Người đã thực hiện thay sau đó có quyền yêu cầu những người còn lại hoàn trả phần tương ứng theo thỏa thuận nội bộ. Đây là rủi ro cần lưu ý: nếu dự án thành lập doanh nghiệp không thành công, gánh nặng hợp đồng sẽ rơi trở lại các cá nhân sáng lập.

Lưu ý thực tế khi ký hợp đồng trước đăng ký

Để hạn chế rủi ro và thuận lợi cho việc kế thừa hợp đồng, người thành lập doanh nghiệp nên chú ý một số điểm sau:

• Ghi rõ tư cách người ký: nêu rõ trong hợp đồng rằng người ký nhân danh người thành lập doanh nghiệp hoặc công ty đang trong quá trình thành lập, kèm thông tin dự kiến về tên và loại hình doanh nghiệp.
• Thỏa thuận điều khoản chuyển giao: đưa vào hợp đồng điều khoản xác định rằng khi doanh nghiệp được thành lập, doanh nghiệp sẽ kế thừa và tiếp tục thực hiện hợp đồng, các bên phối hợp làm thủ tục chuyển giao.
• Lưu giữ chứng từ: giữ lại hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán để doanh nghiệp có căn cứ kế thừa và hạch toán chi phí trước thành lập, phục vụ nghĩa vụ thuế sau này.
• Dự liệu rủi ro không đăng ký được: cân nhắc điều khoản về xử lý khi doanh nghiệp không được thành lập, thời hạn hoàn thành đăng ký, để chủ động ứng phó với trách nhiệm cá nhân và liên đới.
• Kiểm soát quy mô cam kết: hạn chế ký các hợp đồng có giá trị lớn, thời hạn dài trước khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tránh gánh nặng khi kế hoạch thay đổi.

Việc hạch toán chi phí trước thành lập có liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, nên sau khi có mã số thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục thuế ban đầu và tập hợp chứng từ hợp lệ. Bạn có thể tham khảo thêm về thủ tục thuế ban đầu sau khi thành lập doanh nghiệp.

Phân biệt với hợp đồng do doanh nghiệp đã thành lập ký kết

Cần phân biệt hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp với hợp đồng thông thường do một doanh nghiệp đã có tư cách pháp nhân ký kết. Khi doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp là chủ thể trực tiếp của hợp đồng, người đại diện theo pháp luật ký nhân danh doanh nghiệp, và trách nhiệm phát sinh thuộc về doanh nghiệp trong phạm vi tài sản của mình. Không còn đặt ra vấn đề trách nhiệm cá nhân hay liên đới của người sáng lập như ở giai đoạn trước đăng ký.

Sự phân biệt này chỉ nhằm định vị đúng thời điểm và chủ thể của hợp đồng. Trên thực tế, ranh giới quan trọng là mốc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: trước mốc đó áp dụng cơ chế của Điều 18, sau mốc đó áp dụng các quy định chung về hợp đồng do doanh nghiệp giao kết.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng ký trước khi công ty được cấp giấy phép có hiệu lực không?

Có. Luật Doanh nghiệp 2020 thừa nhận người thành lập doanh nghiệp được ký hợp đồng phục vụ việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký. Hợp đồng vẫn có hiệu lực nếu đáp ứng các điều kiện chung về giao dịch dân sự; hệ quả thực hiện được xác định theo việc doanh nghiệp có được thành lập hay không.

Sau khi thành lập, công ty có đương nhiên kế thừa hợp đồng không?

Khi doanh nghiệp được thành lập, doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng đã ký kết, trừ trường hợp các bên hợp đồng có thỏa thuận khác. Vì vậy về nguyên tắc doanh nghiệp kế thừa, song nên có văn bản xác nhận chuyển giao để rõ ràng với đối tác và cơ quan thuế.

Nếu công ty không được thành lập thì ai trả nợ hợp đồng?

Người ký kết hợp đồng chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng. Nếu có nhiều người cùng tham gia thành lập doanh nghiệp thì họ liên đới chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó với bên đối tác.

Trách nhiệm liên đới giữa những người sáng lập được hiểu thế nào?

Liên đới nghĩa là bên có quyền có thể yêu cầu bất kỳ người nào trong số những người cùng thành lập thực hiện toàn bộ nghĩa vụ. Người đã thực hiện có quyền yêu cầu những người còn lại hoàn trả phần tương ứng theo thỏa thuận nội bộ giữa các sáng lập viên.

Chi phí phát sinh trước khi thành lập có được tính vào chi phí doanh nghiệp không?

Các chi phí phục vụ việc thành lập và hoạt động có thể được doanh nghiệp kế thừa và hạch toán nếu có hợp đồng, hóa đơn, chứng từ hợp lệ và đáp ứng điều kiện của pháp luật thuế. Doanh nghiệp nên lưu giữ đầy đủ chứng từ ngay từ giai đoạn chuẩn bị để phục vụ hạch toán sau này.

Kết luận

Hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp là công cụ pháp lý hữu ích, giúp người sáng lập chủ động chuẩn bị trụ sở, tài sản và nhân sự trước khi công ty chính thức ra đời. Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020 xác định rõ hai kịch bản: doanh nghiệp được thành lập thì kế thừa hợp đồng, doanh nghiệp không được thành lập thì người ký và những người cùng thành lập liên đới chịu trách nhiệm. Việc ghi rõ tư cách người ký, thỏa thuận điều khoản chuyển giao và lưu giữ chứng từ sẽ giúp quá trình kế thừa diễn ra thuận lợi và hạn chế rủi ro.

Nếu bạn đang chuẩn bị thành lập công ty và cần rà soát các hợp đồng ký ở giai đoạn đầu, LTV Law có thể hỗ trợ tư vấn. Tham khảo dịch vụ thành lập doanh nghiệp và tư vấn soạn thảo hợp đồng để được hỗ trợ soạn thảo, rà soát điều khoản và chuẩn bị hồ sơ phù hợp với tình huống của bạn.