Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) là gì? Thủ tục xin 2026

Khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, doanh nghiệp thường được đối tác hoặc cơ quan nhập khẩu yêu cầu cung cấp Giấy chứng nhận lưu hành tự do, viết tắt là CFS. Đây là loại giấy tờ quan trọng giúp chứng minh sản phẩm được phép bán và lưu hành hợp pháp tại Việt Nam. Bài viết giải thích CFS là gì, căn cứ pháp lý, cơ quan cấp và thủ tục xin cấp CFS.

1. Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) là gì?

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho thương nhân, xác nhận rằng sản phẩm, hàng hóa được sản xuất và được phép lưu hành tự do tại nước đó. Với hàng Việt Nam, CFS xác nhận sản phẩm được phép lưu hành tự do trên thị trường Việt Nam.

Mục đích chính của CFS là tạo niềm tin cho đối tác và cơ quan quản lý ở nước nhập khẩu rằng hàng hóa đã đủ điều kiện lưu hành ở nước xuất xứ, từ đó thuận lợi hơn khi làm thủ tục nhập khẩu. Nhiều nước yêu cầu CFS đối với thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, dược phẩm và một số nhóm hàng khác.

2. Căn cứ pháp lý

Việc cấp CFS đối với hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam được quy định tại Nghị định 69/2018/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương. Nghị định này quy định về quản lý CFS, thẩm quyền cấp, hồ sơ và trình tự cấp CFS cho hàng hóa xuất khẩu, cũng như việc quản lý CFS đối với hàng hóa nhập khẩu.

Ngoài Nghị định 69/2018/NĐ-CP, tùy từng nhóm hàng hóa còn có quy định chuyên ngành của bộ quản lý (ví dụ về thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế) hướng dẫn cụ thể mẫu CFS và điều kiện cấp.

3. Cơ quan nào cấp CFS?

CFS cho hàng hóa xuất khẩu không do một cơ quan duy nhất cấp mà thuộc thẩm quyền của bộ, cơ quan ngang bộ quản lý chuyên ngành đối với loại hàng hóa đó. Doanh nghiệp cần xác định đúng bộ quản lý sản phẩm của mình để nộp hồ sơ. Một số ví dụ về phân công quản lý theo nhóm hàng:

Do việc phân công quản lý nhà nước có thể thay đổi theo cơ cấu tổ chức bộ máy, doanh nghiệp nên kiểm tra danh mục hàng hóa và cơ quan cấp CFS được công bố tại thời điểm nộp hồ sơ để nộp đúng đầu mối.

4. Điều kiện để được cấp CFS

Để được cấp CFS cho hàng xuất khẩu, về cơ bản thương nhân cần đáp ứng:

• Có yêu cầu của thương nhân xuất khẩu về việc cấp CFS;
• Sản phẩm, hàng hóa đã được công bố, đăng ký, chứng nhận hoặc đủ điều kiện lưu hành, sản xuất phù hợp quy định của Việt Nam đối với loại hàng đó (ví dụ đã công bố sản phẩm, đã được cấp phép lưu hành theo quy định chuyên ngành);
• Cung cấp đầy đủ hồ sơ theo quy định.

Với nhiều mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, việc công bố sản phẩm hợp lệ tại Việt Nam là bước nền tảng để chứng minh sản phẩm đủ điều kiện lưu hành trước khi xin CFS.

5. Hồ sơ xin cấp CFS

Hồ sơ đề nghị cấp CFS thường gồm:

• Văn bản đề nghị cấp CFS theo mẫu, nêu rõ tên hàng, mã HS (nếu có), thành phần, hàm lượng, nước nhập khẩu;
• Giấy tờ chứng minh sản phẩm được phép lưu hành tại Việt Nam, ví dụ bản công bố sản phẩm, giấy xác nhận/đăng ký lưu hành theo quy định chuyên ngành;
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân;
• Danh mục các cơ sở sản xuất (nếu cơ quan cấp yêu cầu) và tài liệu kỹ thuật liên quan đến sản phẩm.

Số lượng bản và mẫu văn bản cụ thể tuân theo hướng dẫn của cơ quan cấp CFS đối với từng nhóm hàng.

6. Các bước xin cấp CFS

1. Xác định cơ quan cấp: tra cứu bộ quản lý chuyên ngành đối với loại hàng của bạn để nộp đúng đầu mối;
2. Chuẩn bị hồ sơ: hoàn thiện văn bản đề nghị và các giấy tờ chứng minh sản phẩm đủ điều kiện lưu hành tại Việt Nam;
3. Nộp hồ sơ: nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến qua cổng dịch vụ công của cơ quan cấp (nếu có);
4. Cơ quan thẩm định: kiểm tra tính hợp lệ; nếu hồ sơ chưa đủ, doanh nghiệp được yêu cầu bổ sung;
5. Nhận CFS: khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp CFS cho hàng hóa; CFS ghi rõ sản phẩm được phép lưu hành tự do tại Việt Nam.

7. Thời hạn hiệu lực của CFS

CFS thường có thời hạn hiệu lực nhất định kể từ ngày cấp; sau khi hết hạn, nếu tiếp tục xuất khẩu, doanh nghiệp cần xin cấp CFS mới. Thời hạn cụ thể phụ thuộc quy định chuyên ngành và yêu cầu của nước nhập khẩu, vì vậy doanh nghiệp nên kiểm tra hiệu lực còn lại trước mỗi lô hàng để tránh bị gián đoạn thủ tục.

8. Câu hỏi thường gặp

CFS và giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) có giống nhau không?

Không. CFS chứng nhận sản phẩm được phép lưu hành tự do tại nước xuất khẩu, còn C/O chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Đây là hai loại giấy khác nhau, phục vụ mục đích khác nhau.

Mọi hàng xuất khẩu đều cần CFS?

Không. Chỉ cần CFS khi nước nhập khẩu hoặc đối tác yêu cầu, thường với thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, dược phẩm và một số nhóm hàng đặc thù.

Doanh nghiệp mới thành lập xin CFS được không?

Được, miễn là sản phẩm đã đủ điều kiện lưu hành tại Việt Nam (đã công bố/đăng ký theo quy định) và hồ sơ hợp lệ.

Cấp CFS mất bao lâu?

Thời gian xử lý theo quy định của cơ quan cấp và mức độ đầy đủ của hồ sơ; hồ sơ chuẩn, đúng đầu mối sẽ được giải quyết nhanh hơn.

Kết luận

Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) xác nhận sản phẩm được phép lưu hành tự do tại Việt Nam, thường cần khi xuất khẩu theo yêu cầu của nước nhập khẩu; việc cấp CFS thực hiện theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP, do bộ quản lý chuyên ngành cấp theo từng nhóm hàng. Để xin CFS thuận lợi, doanh nghiệp cần hoàn tất việc công bố/đăng ký lưu hành sản phẩm và chuẩn bị hồ sơ đúng đầu mối. Nếu cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ công bố sản phẩm và xin CFS, bạn có thể tham khảo dịch vụ pháp lý của LTV Law.