Mẫu giấy đề nghị thanh toán 2026 (tải Word)

Giấy đề nghị thanh toán là chứng từ nội bộ do người lao động hoặc bộ phận lập, đề nghị doanh nghiệp thanh toán một khoản tiền đã chi hoặc cần chi cho công việc. Đây là căn cứ để kế toán kiểm tra, giám đốc phê duyệt và ghi nhận chi phí.

Giấy đề nghị thanh toán cần được lập rõ ràng, ghi đúng số tiền bằng số và bằng chữ, kèm đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ để bảo đảm minh bạch trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.

⬇ Tải mẫu (file Word)

Nội dung mẫu giấy đề nghị thanh toán

⬇ Tải mẫu (file Word)

Hướng dẫn điền

• Ghi rõ họ tên, chức vụ và bộ phận của người đề nghị để xác định trách nhiệm.
• Trình bày cụ thể nội dung khoản chi cần thanh toán, tránh ghi chung chung.
• Ghi số tiền đề nghị thanh toán vừa bằng số vừa bằng chữ, bảo đảm hai phần khớp nhau.
• Liệt kê và đính kèm đầy đủ hóa đơn, chứng từ gốc hợp lệ làm căn cứ thanh toán.
• Chọn đúng hình thức thanh toán; nếu chuyển khoản cần ghi rõ tên tài khoản, số tài khoản và ngân hàng.
• Trình ký theo đúng trình tự: người đề nghị, phụ trách bộ phận, kế toán kiểm tra và giám đốc phê duyệt.

Lưu ý pháp lý

• Giấy đề nghị thanh toán chỉ được thực hiện khi có đầy đủ chữ ký phê duyệt của người có thẩm quyền theo quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Chứng từ kèm theo phải hợp lệ, hợp pháp; hóa đơn cần đúng quy định để được ghi nhận là chi phí hợp lý.
• Số tiền bằng số và bằng chữ phải thống nhất; nếu có sai lệch, kế toán có quyền yêu cầu điều chỉnh trước khi chi.
• Doanh nghiệp nên lưu giữ giấy đề nghị thanh toán cùng chứng từ gốc để phục vụ công tác kế toán, kiểm tra và quyết toán thuế.
• Tùy quy mô, doanh nghiệp có thể ban hành mẫu riêng và quy định hạn mức phê duyệt cho từng cấp.

Câu hỏi thường gặp

Giấy đề nghị thanh toán khác gì giấy đề nghị tạm ứng?

Giấy đề nghị thanh toán dùng để đề nghị chi trả cho khoản đã phát sinh và có chứng từ kèm theo, còn giấy đề nghị tạm ứng dùng để xin ứng trước một khoản tiền để thực hiện công việc, sau đó phải hoàn ứng và quyết toán.

Giấy đề nghị thanh toán cần kèm những chứng từ nào?

Thông thường cần kèm hóa đơn, phiếu thu, biên nhận, hợp đồng hoặc các chứng từ gốc chứng minh khoản chi. Chứng từ phải hợp lệ để làm căn cứ hạch toán và được ghi nhận chi phí.

Ai là người ký duyệt giấy đề nghị thanh toán?

Trình tự ký thường gồm người đề nghị, phụ trách bộ phận, kế toán kiểm tra và cuối cùng là giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt. Việc chi chỉ thực hiện sau khi có phê duyệt của người có thẩm quyền.

Có bắt buộc dùng mẫu giấy đề nghị thanh toán theo quy định không?

Hiện nay doanh nghiệp được chủ động xây dựng biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với hoạt động của mình, miễn là bảo đảm đầy đủ nội dung cần thiết. Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu thông dụng và điều chỉnh theo quy chế nội bộ.