Thủ tục thông báo & đăng ký khuyến mãi tại Sở Công Thương

Trước khi chạy một chương trình khuyến mãi (giảm giá, tặng quà, mua 1 tặng 1, bốc thăm trúng thưởng...), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục với cơ quan quản lý nhà nước — nếu bỏ qua có thể bị xử phạt và buộc chấm dứt chương trình. Đáng nói, rất nhiều doanh nghiệp nhầm rằng mọi khuyến mãi đều phải "đăng ký", trong khi thực tế phần lớn chỉ cần thông báo, thậm chí có trường hợp được miễn cả thủ tục thông báo.

Bài viết của LTV Law phân định rạch ròi hai thủ tục, kèm hồ sơ, quy trình, thời gian, hạn mức và mức phạt cụ thể theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 128/2024/NĐ-CP) và Luật Thương mại 2005.

Thông báo hay đăng ký khuyến mãi?

Nghị định 81/2018 chia hoạt động khuyến mãi thành hai nhóm thủ tục hành chính hoàn toàn khác nhau. Điểm mấu chốt để xác định bạn thuộc nhóm nào là hình thức khuyến mãi, chứ không phải giá trị chương trình:

• THÔNG BÁO khuyến mãi (Điều 17): áp dụng cho phần lớn hình thức khuyến mãi thông thường như giảm giá, tặng hàng, tặng phiếu mua hàng, tích điểm... Doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo tới Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mãi, chậm nhất 3 ngày làm việc trước khi thực hiện. Đây là thủ tục "báo trước", không cần chờ cơ quan phê duyệt.
• ĐĂNG KÝ khuyến mãi (Điều 19, Điều 20): bắt buộc với chương trình khuyến mãi mang tính may rủi — bốc thăm, quay số trúng thưởng, cào trúng thưởng... Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ và được cơ quan xác nhận bằng văn bản trước khi thực hiện. Đây là thủ tục "xin phép".

Bảng phân biệt nhanh: khi nào cần thủ tục nào?

Tiêu chí	THÔNG BÁO	ĐĂNG KÝ
Áp dụng khi	Khuyến mãi thông thường (không may rủi)	Khuyến mãi mang tính may rủi
Ví dụ	Giảm 50%, mua 1 tặng 1, tặng phiếu, tích điểm	Bốc thăm, quay số, cào trúng thưởng
Bản chất	Báo trước, không chờ duyệt	Xin phép, phải chờ xác nhận
Cơ quan	Sở Công Thương nơi tổ chức	Sở Công Thương (1 tỉnh) / Bộ Công Thương (từ 2 tỉnh)
Thời gian	Nộp chậm nhất 3 ngày làm việc trước khi thực hiện	Cơ quan trả lời trong 5 ngày làm việc
Mẫu hồ sơ	Thông báo theo Mẫu 01	Đăng ký Mẫu 02 + Thể lệ Mẫu 03

Các hình thức khuyến mãi và thủ tục tương ứng

Luật Thương mại và Nghị định 81/2018 liệt kê các hình thức khuyến mãi. Nhóm chỉ cần thông báo gồm:

• Đưa hàng mẫu, cung ứng dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử không phải trả tiền;
• Tặng hàng hóa, cung ứng dịch vụ không thu tiền (kể cả mua 1 tặng 1);
• Bán hàng, cung ứng dịch vụ với giá thấp hơn giá trước đó — tức giảm giá;
• Bán hàng, cung ứng dịch vụ có kèm phiếu mua hàng, phiếu sử dụng dịch vụ;
• Bán hàng, cung ứng dịch vụ có kèm phiếu dự thi cho khách hàng để chọn người trao thưởng theo thể lệ và giải thưởng đã công bố;
• Chương trình khách hàng thường xuyên (tích điểm, thẻ thành viên...);
• Khuyến mãi thông qua các sự kiện văn hóa, nghệ thuật, giải trí và các sự kiện khác vì mục đích khuyến mãi.

Nhóm phải đăng ký gồm:

• Bán hàng, cung ứng dịch vụ kèm theo việc tham gia các chương trình mang tính may rủi — việc trúng thưởng phụ thuộc sự may mắn của khách hàng theo thể lệ và giải thưởng đã công bố (bốc thăm, quay số, cào thẻ trúng thưởng...);
• Các hình thức khuyến mãi khác nếu được cơ quan quản lý nhà nước về thương mại chấp thuận.

Trường hợp được MIỄN thủ tục thông báo

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp bỏ sót. Theo khoản 2 Điều 17 Nghị định 81/2018, doanh nghiệp không phải làm thủ tục thông báo trong hai trường hợp:

• Chương trình khuyến mãi có tổng giá trị giải thưởng, quà tặng dưới 100 triệu đồng;
• Doanh nghiệp chỉ thực hiện bán hàng và khuyến mãi thông qua sàn giao dịch thương mại điện tử, website khuyến mãi trực tuyến.

Lưu ý: miễn thủ tục không có nghĩa là được bỏ qua các quy định về hạn mức, thể lệ và nghĩa vụ với khách hàng. Ngoài ra, việc miễn chỉ áp dụng cho thủ tục thông báo — khuyến mãi may rủi vẫn luôn phải đăng ký, bất kể giá trị lớn hay nhỏ.

Hồ sơ và quy trình thủ tục thông báo

Hồ sơ thông báo khuyến mãi khá gọn:

• Thông báo thực hiện khuyến mãi theo Mẫu số 01 ban hành kèm Nghị định 81/2018, ghi rõ tên chương trình, thời gian, địa bàn, hàng hóa/dịch vụ khuyến mãi, cơ cấu giải thưởng, tổng giá trị...

Quy trình: doanh nghiệp nộp thông báo tới tất cả các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mãi, chậm nhất 3 ngày làm việc trước khi thực hiện. Có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện (tính theo dấu bưu điện), qua thư điện tử hoặc trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến. Doanh nghiệp không phải chờ văn bản chấp thuận, chỉ cần đã gửi đúng thời hạn là được triển khai.

Hồ sơ và quy trình đăng ký khuyến mãi may rủi

Với khuyến mãi mang tính may rủi, hồ sơ đăng ký gồm:

• Đăng ký thực hiện khuyến mãi theo Mẫu số 02;
• Thể lệ chương trình khuyến mãi theo Mẫu số 03 (nêu rõ điều kiện tham gia, cơ cấu giải thưởng, cách thức xác định trúng thưởng, thời gian, địa bàn...);
• Mẫu bằng chứng xác định trúng thưởng hoặc mô tả chi tiết về bằng chứng trúng thưởng;
• Bản sao giấy tờ về chất lượng của hàng hóa khuyến mãi (nếu pháp luật yêu cầu).

Quy trình: doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền. Trong 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan phải trả lời xác nhận hoặc không xác nhận (nếu không xác nhận thì nêu rõ lý do). Doanh nghiệp chỉ được thực hiện sau khi có văn bản xác nhận.

Cơ quan tiếp nhận: Sở hay Bộ Công Thương?

Thẩm quyền phụ thuộc phạm vi địa bàn:

• Khuyến mãi tổ chức trên địa bàn một tỉnh, thành phố: nộp tại Sở Công Thương tỉnh/thành đó;
• Khuyến mãi tổ chức trên địa bàn từ hai tỉnh, thành phố trở lên: nộp tại Bộ Công Thương.

Với thủ tục thông báo, nếu chương trình trải trên nhiều tỉnh, doanh nghiệp phải gửi thông báo tới Sở Công Thương của từng tỉnh nơi có tổ chức khuyến mãi.

Hạn mức khuyến mãi: khi nào 50%, khi nào 100%?

Nghị định 81/2018 (Điều 6 và Điều 7) đặt ra các giới hạn để bảo vệ cạnh tranh lành mạnh:

• Giá trị vật chất dùng để khuyến mãi cho một đơn vị hàng hóa/dịch vụ: tối đa 50% giá của đơn vị hàng hóa/dịch vụ đó trước thời gian khuyến mãi;
• Tổng giá trị hàng hóa/dịch vụ dùng để khuyến mãi trong một chương trình: tối đa 50% tổng giá trị hàng hóa/dịch vụ được khuyến mãi;
• Mức giảm giá tối đa: không quá 50% giá hàng hóa/dịch vụ ngay trước thời gian khuyến mãi.

Ngoại lệ 100%: Trong các đợt hoặc chương trình khuyến mãi tập trung do nhà nước (cơ quan có thẩm quyền) tổ chức — như "giờ khuyến mãi", "ngày/tuần/tháng/mùa khuyến mãi" — hoặc các hoạt động khuyến mãi trong khuôn khổ chương trình do Thủ tướng quyết định, hạn mức và mức giảm giá có thể lên tới 100%. Nói cách khác, doanh nghiệp không được tự ý giảm giá tới 100%; chỉ khi tham gia đúng đợt khuyến mãi tập trung được cơ quan nhà nước công bố mới được vượt trần 50%.

Nghĩa vụ sau khi kết thúc khuyến mãi

Kết thúc chương trình không có nghĩa là hết trách nhiệm. Hai nghĩa vụ quan trọng:

• Báo cáo kết quả: doanh nghiệp phải gửi văn bản báo cáo kết quả thực hiện khuyến mãi tới cơ quan quản lý nhà nước đã tiếp nhận thủ tục, trong vòng 45 ngày kể từ ngày kết thúc chương trình (đối với khuyến mãi may rủi là kể từ ngày hết thời hạn trao thưởng).
• Xử lý giải thưởng không có người trúng: với khuyến mãi mang tính may rủi, doanh nghiệp phải trích nộp 50% giá trị giải thưởng đã công bố nhưng không có người trúng vào ngân sách nhà nước (theo Điều 96 Luật Thương mại và Nghị định 81/2018). Đây là điểm rất dễ bị bỏ quên và bị xử phạt.

Lỗi thường gặp và mức phạt

Vi phạm về khuyến mãi bị xử phạt theo Điều 33 Nghị định 98/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 17/2022/NĐ-CP). Một số lỗi phổ biến:

• Không thông báo hoặc không đăng ký với cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện, hoặc thông báo/đăng ký không đúng quy định: phạt tiền 10 - 20 triệu đồng đối với tổ chức (cá nhân bằng 1/2, tức 5 - 10 triệu đồng);
• Thực hiện khuyến mãi vượt hạn mức giá trị hoặc mức giảm giá 50% theo quy định;
• Không trích nộp 50% giá trị giải thưởng không có người trúng vào ngân sách nhà nước;
• Thực hiện không đúng nội dung, thể lệ đã thông báo/đăng ký; không trao thưởng hoặc trao không đúng cho khách hàng.

Mẹo tránh bị xử phạt: (1) Xác định đúng ngay từ đầu chương trình của bạn thuộc nhóm thông báo hay đăng ký; (2) Với may rủi, tuyệt đối chờ có văn bản xác nhận rồi mới chạy; (3) Nộp thông báo dư 1-2 ngày so với mốc 3 ngày làm việc để trừ hao; (4) Lưu chứng từ nộp hồ sơ (dấu bưu điện, biên nhận); (5) Đặt lịch nhắc báo cáo kết quả và trích nộp 50% giải thưởng thừa đúng hạn.

Ví dụ thực tế

• Giảm giá 50% toàn bộ sản phẩm: đây là hình thức giảm giá thông thường → chỉ cần thông báo tới Sở Công Thương trước 3 ngày làm việc (nếu tổng giá trị quà tặng/giải thưởng từ 100 triệu trở lên, hoặc không thuộc trường hợp miễn).
• Mua 1 tặng 1: thực chất là tặng hàng không thu tiền → thuộc nhóm thông báo, không phải đăng ký.
• Mua hàng được cào thẻ hoặc quay số trúng iPhone: đây là khuyến mãi may rủi → phải đăng ký và chờ xác nhận; kết thúc phải báo cáo và trích nộp 50% giá trị giải chưa có người trúng.

Câu hỏi thường gặp

Giảm giá bán hàng có phải đăng ký không?

Không. Giảm giá chỉ cần thông báo tới Sở Công Thương chậm nhất 3 ngày làm việc trước khi thực hiện. Chỉ khuyến mãi mang tính may rủi mới phải đăng ký.

Chương trình dưới 100 triệu đồng có phải làm thủ tục không?

Nếu tổng giá trị giải thưởng, quà tặng dưới 100 triệu đồng và không phải hình thức may rủi, doanh nghiệp được miễn thủ tục thông báo (khoản 2 Điều 17). Nhưng vẫn phải tuân thủ hạn mức và thể lệ khuyến mãi.

Bốc thăm trúng thưởng thì làm thủ tục gì?

Đây là khuyến mãi may rủi → phải ĐĂNG KÝ và được cơ quan xác nhận bằng văn bản trước khi thực hiện: nộp tại Sở Công Thương nếu trong một tỉnh, tại Bộ Công Thương nếu từ hai tỉnh trở lên.

Đăng ký khuyến mãi mất bao lâu?

Cơ quan có thẩm quyền trả lời trong 5 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp nên nộp sớm để có thời gian bổ sung nếu hồ sơ thiếu.

Giảm giá tối đa được bao nhiêu?

Thông thường không quá 50% giá trước khi giảm. Chỉ trong các đợt khuyến mãi tập trung do nhà nước tổ chức mới được giảm tới 100%.

Không đăng ký khuyến mãi bị phạt bao nhiêu?

Không thông báo/không đăng ký hoặc làm không đúng quy định bị phạt 10 - 20 triệu đồng với tổ chức (5 - 10 triệu đồng với cá nhân) theo Điều 33 Nghị định 98/2020, ngoài ra có thể bị buộc chấm dứt và khắc phục hậu quả.

Kết luận

Chìa khóa nằm ở việc xác định đúng hình thức: phần lớn khuyến mãi chỉ cần thông báo tới Sở Công Thương trước 3 ngày làm việc (thậm chí được miễn nếu dưới 100 triệu đồng), riêng khuyến mãi may rủi phải đăng ký và chờ xác nhận. Luôn tuân thủ hạn mức 50%, báo cáo kết quả trong 45 ngày và trích nộp 50% giải thưởng thừa để tránh mức phạt tới 20 triệu đồng. LTV Law hỗ trợ trọn gói thủ tục thông báo/đăng ký khuyến mãi và các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp. Liên hệ để được tư vấn nhanh và đúng luật.