Giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu: hướng dẫn 2026

Giấy ủy quyền là một trong những tài liệu dễ bị xem nhẹ nhưng lại là nguyên nhân phổ biến khiến đơn đăng ký nhãn hiệu bị ra thông báo thiếu sót. Khi chủ đơn không tự mình làm việc với Cục Sở hữu trí tuệ mà thông qua một tổ chức dịch vụ, giấy ủy quyền chính là căn cứ pháp lý để tổ chức đó được thay mặt chủ đơn nộp hồ sơ, ký tài liệu và nhận kết quả. Bài viết này trình bày đầy đủ về giấy ủy quyền trong thủ tục đăng ký nhãn hiệu: khi nào bắt buộc, nội dung bắt buộc, hình thức, việc ủy quyền lại và những lỗi thường gặp.

Giấy ủy quyền trong đăng ký nhãn hiệu là gì?

Trong thủ tục xác lập quyền sở hữu công nghiệp, giấy ủy quyền nhãn hiệu là văn bản do người nộp đơn (bên ủy quyền) lập ra để trao cho một cá nhân hoặc tổ chức khác (bên nhận ủy quyền) quyền thay mặt mình thực hiện các công việc liên quan đến đơn đăng ký trước Cục Sở hữu trí tuệ. Người ta cũng thường gọi là giấy ủy quyền thương hiệu, tuy nhiên về mặt pháp lý, đối tượng được bảo hộ và ghi trên giấy tờ là "nhãn hiệu", còn "thương hiệu" là khái niệm thương mại rộng hơn, không phải thuật ngữ trong Luật Sở hữu trí tuệ.

Về bản chất, đây là một hình thức ủy quyền theo pháp luật dân sự, được áp dụng riêng cho lĩnh vực sở hữu công nghiệp. Khi có giấy ủy quyền hợp lệ, mọi giao dịch giữa Cục Sở hữu trí tuệ và chủ đơn sẽ được thực hiện thông qua bên nhận ủy quyền: từ khâu nộp đơn, sửa đổi, bổ sung tài liệu, trả lời thông báo, cho tới nhận Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.

Khi nào bắt buộc phải có giấy ủy quyền?

Không phải mọi trường hợp đều cần giấy ủy quyền. Chủ đơn hoàn toàn có thể tự mình nộp đơn và làm việc trực tiếp với Cục Sở hữu trí tuệ. Giấy ủy quyền chỉ trở thành tài liệu bắt buộc trong các trường hợp sau:

• Nộp đơn thông qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp. Khi chủ đơn thuê một tổ chức đại diện đứng ra thực hiện thủ tục, tổ chức này phải xuất trình giấy ủy quyền của chủ đơn thì mới được ghi nhận tư cách đại diện trong đơn.
• Người nộp đơn ở nước ngoài. Cá nhân không thường trú tại Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam bắt buộc phải nộp đơn thông qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp tại Việt Nam. Trong trường hợp này, giấy ủy quyền là điều kiện đương nhiên đi kèm.
• Ủy quyền cho một cá nhân khác. Kể cả khi không thuê tổ chức đại diện, nếu chủ đơn muốn một người khác (ví dụ nhân viên, người thân) thay mình nộp và theo dõi đơn, vẫn cần có văn bản ủy quyền để chứng minh thẩm quyền của người đó.

Như vậy, nếu doanh nghiệp Việt Nam tự cử người của mình đi nộp thì nội bộ vẫn nên có ủy quyền rõ ràng; còn khi làm việc qua đơn vị dịch vụ thì giấy ủy quyền là tài liệu không thể thiếu trong hồ sơ.

Căn cứ pháp lý

Các quy định liên quan đến đại diện và ủy quyền trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp hiện nằm rải rác ở nhiều văn bản. Những căn cứ chính mà người đọc nên nắm gồm:

• Luật Sở hữu trí tuệ (văn bản gốc năm 2005, đã được sửa đổi, bổ sung, trong đó lần sửa đổi năm 2022 có hiệu lực từ ngày 01/01/2023) quy định về đơn đăng ký, về đại diện sở hữu công nghiệp và điều kiện hành nghề đại diện.
• Nghị định 65/2023/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Sở hữu trí tuệ về sở hữu công nghiệp, trong đó có các quy định chi tiết về đại diện sở hữu công nghiệp và tài liệu của đơn.
• Thông tư 23/2023/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định chi tiết một số nội dung, trong đó có yêu cầu về hình thức và thành phần tài liệu của đơn đăng ký sở hữu công nghiệp.

Vì các quy định có thể được cập nhật theo thời gian, khi chuẩn bị hồ sơ thực tế, chủ đơn nên đối chiếu với văn bản đang có hiệu lực và với hướng dẫn công bố trên cổng thông tin của Cục Sở hữu trí tuệ. Trong bài này, chúng tôi chỉ nêu những nội dung mang tính nguyên tắc, ổn định qua các lần sửa đổi; những con số hay biểu mẫu cụ thể, người đọc nên kiểm tra lại tại nguồn chính thức trước khi áp dụng.

Nội dung bắt buộc của giấy ủy quyền

Một giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu hợp lệ cần thể hiện đầy đủ và rõ ràng các thông tin sau:

• Thông tin bên ủy quyền. Với cá nhân là họ tên, địa chỉ; với tổ chức là tên đầy đủ, địa chỉ trụ sở và người đại diện theo pháp luật. Thông tin này phải trùng khớp với thông tin người nộp đơn ghi trong tờ khai.
• Thông tin bên nhận ủy quyền. Tên tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp hoặc họ tên cá nhân được ủy quyền, kèm địa chỉ.
• Phạm vi ủy quyền. Nêu rõ các công việc được ủy quyền, ví dụ nộp đơn, sửa đổi, bổ sung, trả lời thông báo, khiếu nại, nhận Giấy chứng nhận. Phạm vi càng cụ thể càng tránh tranh cãi về sau.
• Thời hạn ủy quyền. Có thể ghi một khoảng thời gian cụ thể hoặc ghi có hiệu lực đến khi hoàn tất công việc. Nếu không ghi thời hạn, việc xác định hiệu lực sẽ theo quy định chung của pháp luật dân sự.
• Ngày lập và địa điểm lập. Ngày ký là mốc quan trọng để xác định hiệu lực và tính hợp lệ khi đối chiếu với ngày nộp đơn.
• Chữ ký và con dấu. Bên ủy quyền là cá nhân thì ký, ghi rõ họ tên; là tổ chức thì người đại diện theo pháp luật ký và đóng dấu (nếu tổ chức có sử dụng con dấu).

Trên thực tế, các tổ chức đại diện thường soạn sẵn mẫu giấy ủy quyền để chủ đơn ký. Dù dùng mẫu, chủ đơn vẫn nên đọc kỹ phạm vi và thời hạn để bảo đảm đúng ý chí của mình.

Hình thức và vấn đề hợp pháp hóa lãnh sự

Về nguyên tắc, đơn cần nộp bản gốc giấy ủy quyền. Trong một số trường hợp, chủ đơn có thể nộp bản sao kèm cam kết và bổ sung bản gốc sau, nhưng để an toàn, nên chuẩn bị bản gốc ngay từ đầu.

Một câu hỏi rất hay gặp với chủ đơn nước ngoài là giấy ủy quyền có phải hợp pháp hóa lãnh sự hay không. Theo thông lệ áp dụng lâu nay tại Việt Nam, giấy ủy quyền cho tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp thường không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, khác với nhiều loại giấy tờ dân sự khác. Đây là điểm giúp thủ tục cho người nước ngoài đơn giản hơn đáng kể. Tuy vậy, vì yêu cầu có thể thay đổi và có thể khác nhau tùy loại tài liệu trong hồ sơ, chúng tôi khuyến nghị chủ đơn nước ngoài xác nhận lại với tổ chức đại diện hoặc trực tiếp với Cục Sở hữu trí tuệ trước khi ký và gửi tài liệu, thay vì dựa hoàn toàn vào thông lệ.

Với chủ đơn trong nước, giấy ủy quyền không cần công chứng hay chứng thực; chỉ cần ký và đóng dấu đúng thẩm quyền là được chấp nhận.

Ủy quyền lại và thời điểm nộp giấy ủy quyền

Ủy quyền lại là việc bên nhận ủy quyền tiếp tục ủy quyền cho một bên thứ ba thực hiện công việc. Trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp, ủy quyền lại được cho phép nhưng phải tuân theo điều kiện luật định, trong đó có việc phải được sự đồng ý của bên ủy quyền ban đầu và không vượt quá phạm vi đã được ủy quyền. Việc ủy quyền lại cũng phải thể hiện bằng văn bản. Điều này thường phát sinh khi hồ sơ được chuyển giao giữa các đơn vị hoặc khi có sự thay đổi tổ chức đại diện.

Về thời điểm nộp, giấy ủy quyền tốt nhất nên có ngay khi nộp đơn. Tuy nhiên, pháp luật cho phép nộp bổ sung trong một thời hạn nhất định kể từ ngày nộp đơn. Nếu tại thời điểm nộp chưa có bản gốc giấy ủy quyền, tổ chức đại diện vẫn có thể tiến hành nộp đơn và bổ sung tài liệu này sau trong thời hạn quy định. Quá thời hạn mà không bổ sung, các giao dịch do bên nhận ủy quyền thực hiện có thể không được Cục thừa nhận. Vì thời hạn cụ thể có thể thay đổi theo văn bản hướng dẫn, chủ đơn nên hỏi rõ mốc thời gian này với đơn vị làm hồ sơ.

Những lỗi thường gặp khiến đơn bị thiếu sót

Nhiều đơn bị ra thông báo thiếu sót chỉ vì những sai sót nhỏ ở giấy ủy quyền. Các lỗi phổ biến gồm:

• Thông tin không khớp với tờ khai. Tên, địa chỉ chủ đơn trên giấy ủy quyền viết khác với thông tin trong tờ khai đăng ký, dẫn tới việc Cục không chấp nhận.
• Thiếu chữ ký, con dấu hoặc ký sai thẩm quyền. Ví dụ người ký không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mà không có văn bản chứng minh thẩm quyền.
• Không ghi hoặc ghi sai ngày ký, khiến khó xác định hiệu lực so với thời điểm nộp đơn.
• Phạm vi ủy quyền quá hẹp, không bao gồm các công việc cần thiết như trả lời thông báo hay nhận kết quả, buộc phải làm lại giấy ủy quyền mới.
• Nộp bản photo, bản scan mờ trong khi yêu cầu là bản gốc.
• Quên bổ sung bản gốc trong thời hạn cho phép khi đã nộp đơn trước.

Những lỗi này tuy nhỏ nhưng có thể làm chậm tiến độ xử lý đơn hoặc phát sinh chi phí bổ sung. Việc rà soát kỹ ngay từ đầu giúp tránh mất thời gian đáng kể trong quá trình thẩm định.

Câu hỏi thường gặp

Giấy ủy quyền đăng ký nhãn hiệu có cần công chứng không?

Với chủ đơn trong nước, giấy ủy quyền cho tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp thông thường không cần công chứng hay chứng thực, chỉ cần ký và đóng dấu đúng thẩm quyền. Chủ đơn nên đối chiếu lại với hướng dẫn hiện hành của Cục Sở hữu trí tuệ nếu có điểm chưa rõ.

Người nước ngoài đăng ký nhãn hiệu có bắt buộc ủy quyền không?

Có. Cá nhân, tổ chức nước ngoài không thường trú hoặc không có cơ sở kinh doanh tại Việt Nam bắt buộc phải nộp đơn thông qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp tại Việt Nam, do đó giấy ủy quyền là tài liệu đi kèm bắt buộc. Thủ tục này liên quan chặt chẽ đến việc đăng ký nhãn hiệu quốc tế khi doanh nghiệp mở rộng ra nước ngoài.

Giấy ủy quyền của người nước ngoài có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

Theo thông lệ áp dụng lâu nay, giấy ủy quyền cho tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp thường không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, để chắc chắn, chủ đơn nên xác nhận lại với tổ chức đại diện hoặc Cục Sở hữu trí tuệ trước khi gửi tài liệu.

Có thể nộp đơn trước rồi bổ sung giấy ủy quyền sau không?

Được. Pháp luật cho phép nộp bổ sung giấy ủy quyền trong một thời hạn nhất định kể từ ngày nộp đơn. Nếu quá thời hạn mà không bổ sung, các giao dịch do bên nhận ủy quyền thực hiện có thể không được thừa nhận, vì vậy nên bổ sung sớm.

Một giấy ủy quyền có dùng cho nhiều đơn không?

Trên thực tế, một giấy ủy quyền có thể được lập để bao quát nhiều đơn hoặc nhiều công việc nếu ghi rõ phạm vi. Tuy nhiên, để tránh nhầm lẫn, nhiều trường hợp vẫn lập giấy ủy quyền riêng cho từng hồ sơ. Chủ đơn nên trao đổi với đơn vị làm hồ sơ để chọn phương án phù hợp.

Kết luận

Giấy ủy quyền tuy chỉ là một tài liệu trong bộ hồ sơ nhưng lại quyết định tư cách pháp lý của bên đại diện trước Cục Sở hữu trí tuệ. Chuẩn bị đúng nội dung, đúng hình thức và nộp đúng thời điểm sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ, tránh những thông báo thiếu sót không đáng có. Nếu bạn chưa chắc về mẫu giấy ủy quyền hay về các mốc thời hạn, hãy tham khảo ý kiến của người có chuyên môn hoặc kiểm tra trực tiếp thông tin từ Cục Sở hữu trí tuệ trước khi hoàn thiện hồ sơ.