Năm 2025, việc đăng ký nhãn hiệu, thương hiệu trở thành bước bắt buộc để bảo vệ uy tín và tài sản trí tuệ của doanh nghiệp. Theo Luật Sở hữu trí tuệ 2022 và Nghị định 65/2023/NĐ-CP, quy trình đăng ký được chuẩn hóa, cho phép nộp trực tiếp hoặc trực tuyến tại Cục Sở hữu trí tuệ. Bài viết này hướng dẫn ngắn gọn thủ tục đăng ký nhãn hiệu độc quyền mới nhất 2025, giúp bạn hoàn thiện hồ sơ nhanh, đúng quy định và sớm nhận văn bằng bảo hộ hợp pháp.
Mục lục
Hướng dẫn quy trình đăng ký nhãn hiệu
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký nhãn hiệu
Cá nhân, tổ chức có nhu cầu đăng ký nhãn hiệu cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
- Tờ khai đăng ký nhãn hiệu theo Mẫu số 08 – Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 65/2023/NĐ-CP (02 bản); Tải về
- Mẫu nhãn hiệu (06 mẫu – trong đó 01 mẫu gắn trực tiếp trên tờ khai; kích thước từ 2cm x 2cm đến tối đa 8cm x 8cm);
- Danh mục hàng hóa, dịch vụ cần đăng ký, phân nhóm theo bảng phân loại quốc tế Nice phiên bản 12 (2025);
- Giấy ủy quyền (nếu nộp đơn thông qua đại diện sở hữu công nghiệp);
- Tài liệu chứng minh quyền sử dụng đối với các dấu hiệu đặc biệt như quốc kỳ, biểu tượng tổ chức, tên nhân vật lịch sử, chỉ dẫn địa lý, v.v.;
- Chứng từ nộp phí, lệ phí theo quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký tại Cục Sở hữu trí tuệ
Người nộp đơn có thể nộp hồ sơ:
- Trực tiếp tại trụ sở hoặc các văn phòng đại diện của Cục Sở hữu trí tuệ;
- Hoặc nộp thông qua đơn vị đại diện sở hữu công nghiệp hợp pháp.
Lưu ý: Đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài không có địa chỉ thường trú hoặc cơ sở kinh doanh tại Việt Nam, bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thông qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp được cấp phép.
Bước 3: Thẩm định hình thức đơn
Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nộp đơn, Cục Sở hữu trí tuệ tiến hành xem xét tính hợp lệ về hình thức của hồ sơ, bao gồm:
- Tính đầy đủ, chính xác của tờ khai;
- Phân nhóm hàng hóa, dịch vụ có đúng quy định;
- Đánh giá tính thống nhất của nhãn hiệu với mô tả;
- Kiểm tra lệ phí đã nộp đủ hay chưa.
Nếu đơn hợp lệ, Cục ra Thông báo chấp nhận đơn hợp lệ.
Nếu đơn không hợp lệ, Cục ra Thông báo từ chối chấp nhận, yêu cầu sửa đổi. Chủ đơn cần hoàn thiện và nộp lại hồ sơ kèm phí bổ sung nếu có.
Bước 4: Công bố đơn đăng ký
Trong vòng 02 tháng kể từ ngày có Thông báo chấp nhận đơn hợp lệ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ:
- Đăng tải thông tin đơn hợp lệ trên Công báo sở hữu công nghiệp;
- Nội dung bao gồm mẫu nhãn hiệu, danh mục sản phẩm/dịch vụ và thông tin chủ đơn.
Bước 5: Thẩm định nội dung đơn
Thời hạn thẩm định nội dung là 09 tháng kể từ ngày công bố đơn.
Cục Sở hữu trí tuệ sẽ đánh giá:
- Tính khả năng phân biệt của nhãn hiệu;
- Khả năng trùng/tương tự với nhãn hiệu đã đăng ký hoặc đang xét duyệt;
- Mức độ xâm phạm quyền của chủ thể khác (nếu có);
- Đầy đủ điều kiện cấp văn bằng hay không.
Bước 6: Thông báo cấp văn bằng
Nếu kết quả thẩm định nội dung cho thấy nhãn hiệu đáp ứng đầy đủ các điều kiện bảo hộ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra Thông báo dự định cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu. Chủ đơn có nghĩa vụ:
- Nộp phí cấp văn bằng và phí công bố theo mức quy định;
- Thời hạn nộp phí là 03 tháng kể từ ngày ký Thông báo dự định cấp văn bằng.
Sau khi hoàn tất việc nộp phí, Cục sẽ:
- Cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu cho chủ sở hữu;
- Công bố thông tin văn bằng bảo hộ trong Công báo sở hữu công nghiệp.
Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có hiệu lực 10 năm kể từ ngày nộp đơn, và có thể gia hạn liên tiếp nhiều lần, mỗi lần 10 năm.
Thủ tục đăng ký bảo hộ thương hiệu, nhãn hiệu độc quyền
Hình thức nộp đơn đăng ký nhãn hiệu
Người nộp đơn có thể tiến hành đăng ký nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ (Cục SHTT) theo hai hình thức dưới đây:
1. Nộp hồ sơ trực tiếp (bản giấy)
Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện đến một trong các địa chỉ tiếp nhận đơn của Cục SHTT:
- Trụ sở chính: 386 Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
- Văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh: Lầu 7, Tòa nhà Hà Phan, số 17/19 Tôn Thất Tùng, phường Phạm Ngũ Lão, quận 1, TP. Hồ Chí Minh.
- Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: Tầng 3, số 135 Minh Mạng, phường Khuê Mỹ, quận Ngũ Hành Sơn, TP. Đà Nẵng.
2. Nộp hồ sơ trực tuyến (online)
Người nộp đơn có thể đăng ký qua Cổng dịch vụ công trực tuyến của Cục SHTT tại địa chỉ: https://dichvucong.ipvietnam.gov.vn/
Để nộp online, cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Có chữ ký số hợp lệ (USB Token).
- Đăng ký tài khoản trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến.
Trong vòng 01 tháng kể từ ngày gửi hồ sơ online, người nộp đơn phải đến một trong các điểm tiếp nhận của Cục SHTT để:
- Xuất trình phiếu xác nhận nộp trực tuyến và tài liệu gốc (nếu có).
- Nộp phí/lệ phí theo quy định.
Nếu hồ sơ và phí/lệ phí hợp lệ, cán bộ tiếp nhận sẽ cấp số đơn chính thức trên hệ thống.
Ngược lại, nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa thanh toán phí, đơn có thể bị từ chối tiếp nhận.
Trường hợp không hoàn tất trong thời hạn quy định, tài liệu trực tuyến sẽ bị hủy, và hệ thống sẽ gửi thông báo hủy đơn cho người nộp.
Quy trình giải quyết đơn đăng ký nhãn hiệu
Theo quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ 2022 và Nghị định 65/2023/NĐ-CP, Cục SHTT thực hiện việc xem xét và xử lý đơn đăng ký nhãn hiệu theo các giai đoạn sau:
- Thẩm định hình thức: Trong vòng 01 tháng kể từ ngày nộp đơn.
- Công bố đơn: Trong vòng 02 tháng kể từ ngày có Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ.
- Thẩm định nội dung: Không quá 09 tháng kể từ ngày công bố đơn.
Trên thực tế, tổng thời gian xử lý có thể kéo dài 16–18 tháng hoặc hơn, do số lượng đơn nộp vào Cục SHTT thường rất lớn.
Chi phí và lệ phí đăng ký nhãn hiệu
Sau khi tra cứu chuyên sâu và nhãn hiệu được đánh giá có khả năng đăng ký, chủ đơn nộp hồ sơ và đồng thời nộp các khoản phí sau:
1. Chi phí nộp đơn cho đơn cho nhãn hiệu có 01 nhóm sản phẩm/dịch vụ (mỗi nhóm tối đa 06 sản phẩm/dịch vụ)
- Lệ phí nộp đơn: 150.000 đồng/01 nhãn hiệu/01 nhóm
- Phí thẩm định nội dung: 550.000 đồng
- Phí tra cứu phục vụ thẩm định đơn: 180.000 đồng
- Phí công bố đơn: 120.000 đồng
-> Phí nhà nước cho việc đăng ký nhãn hiệu cho 01 nhóm sản phẩm/ dịch vụ ( tối đa 6 sản phẩm/ dịch vụ) là 1.000.000 đồng.
2. Chi phí nộp đơn cho nhóm thứ 02 trở lên trên mỗi nhãn hiệu (mỗi nhóm tối đa 06 sản phẩm/dịch vụ)
- Phí tra cứu phục vụ thẩm định đơn: 180.000 đồng
- Phí thẩm định đơn: 550.000 đồng
-> Phí nhà nước cho việc nộp đơn cho nhóm thứ 02 trở lên trên mỗi nhãn hiệu (mỗi nhóm tối đa 06 sản phẩm/dịch vụ) là 730.000 đồng.
3. Phần phát sinh khi một nhóm có trên 06 sản phẩm/dịch vụ (tính từ sản phẩm/dịch vụ thứ 7 trở đi) trên mỗi nhóm:
- Phí tra cứu phục vụ thẩm định đơn: 30.000 đồng/sản phẩm, dịch vụ
- Phí thẩm định đơn: 120.000 đồng/sản phẩm, dịch vụ
-> Phí phát sinh khi có sản phẩm thứ 7 trở đi trên mỗi nhóm là 150.000 đồng/ sản phẩm.
Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam là cơ quan tiếp nhận, xử lý hồ sơ và thu lệ phí đăng ký.
Điều kiện bảo hộ nhãn hiệu
Nhãn hiệu phải là dấu hiệu có thể nhìn thấy được
Dấu hiệu được xem xét bảo hộ phải thể hiện dưới dạng có thể nhận biết được bằng thị giác, bao gồm:
- Chữ cái, từ ngữ, hình vẽ, hình ảnh;
- Hình khối ba chiều;
- Hoặc sự kết hợp các yếu tố nêu trên;
- Có thể được thể hiện bằng một hoặc nhiều màu sắc;
- Hoặc là dấu hiệu âm thanh, với điều kiện phải thể hiện được dưới dạng đồ họa (theo sửa đổi mới nhất từ ngày 01/01/2023).
Lưu ý: Những dấu hiệu không thể nhìn thấy (như mùi hương) hiện chưa đủ điều kiện để được bảo hộ dưới dạng nhãn hiệu tại Việt Nam.
Nhãn hiệu cần có Khả năng phân biệt
Đây là điều kiện cốt lõi để một nhãn hiệu được cấp Giấy chứng nhận bảo hộ. Theo đó, dấu hiệu đăng ký phải có khả năng giúp người tiêu dùng phân biệt được hàng hóa, dịch vụ của một chủ thể cụ thể so với hàng hóa, dịch vụ của các chủ thể khác trên thị trường.
Dấu hiệu không có khả năng phân biệt bao gồm:
- Các hình, biểu tượng, từ ngữ mang tính mô tả chung chung, thông dụng;
- Dấu hiệu chỉ mô tả đặc tính, công dụng, xuất xứ, phương pháp sản xuất… của hàng hóa/dịch vụ;
- Các từ ngữ, ký hiệu không tạo được ấn tượng riêng biệt (ví dụ: “Tốt”, “Cao cấp”, “Giảm giá”…);
- Các hình học cơ bản hoặc chữ cái, con số đơn lẻ không được cách điệu.
Đối với các nhãn hiệu có yếu tố nước ngoài (ngôn ngữ, địa danh), chủ đơn cần phiên âm, dịch nghĩa, và trong một số trường hợp phải chứng minh quyền sử dụng hợp pháp dấu hiệu liên quan.
Nhãn hiệu không được trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã đăng ký trước
Theo nguyên tắc bảo hộ, một nhãn hiệu không được cấp văn bằng nếu:
- Trùng hoặc tương tự với nhãn hiệu đã được cấp Giấy chứng nhận;
- Trùng hoặc tương tự với tên thương mại, kiểu dáng công nghiệp, chỉ dẫn địa lý đã được xác lập trước đó;
- Gây nhầm lẫn về nguồn gốc thương mại, xuất xứ hàng hóa hoặc mối liên hệ giữa các chủ thể.
Vì vậy, việc tra cứu nhãn hiệu trước khi đăng ký là bước cần thiết nhằm đánh giá khả năng bảo hộ và tránh rủi ro bị từ chối do xung đột với quyền sở hữu trí tuệ của bên thứ ba.
Nhãn hiệu không thuộc các trường hợp bị loại trừ bảo hộ
Pháp luật Việt Nam quy định một số dấu hiệu không được bảo hộ dưới dạng nhãn hiệu, bao gồm:
- Quốc kỳ, quốc huy, huy hiệu của các quốc gia;
- Tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội;
- Biểu tượng tôn giáo, tín ngưỡng;
- Tên nhân vật lịch sử, danh nhân, trừ khi được phép sử dụng;
- Các dấu hiệu vi phạm đạo đức xã hội, trật tự công cộng;
- Dấu hiệu vi phạm quyền của bên thứ ba (về bản quyền, quyền hình ảnh, tên thương mại…).
Câu hỏi thường gặp
1. Nhãn hiệu bảo hộ bao lâu?
Theo quy định tại Điều 93 Luật Sở hữu trí tuệ, nhãn hiệu được cấp Giấy chứng nhận đăng ký sẽ có hiệu lực 10 năm kể từ ngày nộp đơn. Sau mỗi 10 năm, chủ sở hữu có quyền gia hạn không giới hạn số lần, miễn là thực hiện đúng thủ tục và nộp lệ phí gia hạn theo quy định.
- Có được hoàn phí nếu không cấp bằng?
Không. Phí và lệ phí đã nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ là không hoàn lại trong mọi trường hợp, bao gồm cả trường hợp đơn bị từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu. Đây là quy định hành chính áp dụng thống nhất, do vậy chủ đơn cần cân nhắc kỹ trước khi nộp và nên thực hiện tra cứu, tư vấn chuyên môn để hạn chế rủi ro bị từ chối.
- Thời gian thực tế để được cấp bằng?
Theo quy định, thời gian xử lý một đơn đăng ký nhãn hiệu thông thường như sau:
Thẩm định hình thức: 1 tháng;
Công bố đơn: Trong vòng 2 tháng kể từ ngày chấp nhận đơn hợp lệ;
Thẩm định nội dung: Tối đa 9 tháng kể từ ngày công bố đơn;
Cấp văn bằng: 2–3 tháng sau khi nộp lệ phí cấp văn bằng.
Tổng thời gian thực tế: Thường kéo dài từ 12 đến 18 tháng, tùy vào tình trạng hồ sơ và số lượng đơn xử lý tại Cục SHTT. Thời gian có thể lâu hơn nếu phát sinh sửa đổi, khiếu nại hoặc phản đối từ bên thứ ba.
2. Quyền ưu tiên là gì?
Quyền ưu tiên là quyền mà người nộp đơn đăng ký nhãn hiệu được hưởng, khi nộp đơn tại Việt Nam trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày nộp đơn đầu tiên tại một quốc gia thành viên khác của Công ước Paris hoặc Hệ thống Madrid.
Trong thời hạn đó, đơn tại Việt Nam sẽ được xem như nộp cùng ngày với đơn đầu tiên, tạo lợi thế về thời gian xác lập quyền, giúp chủ thể giữ quyền đăng ký trong trường hợp có người nộp đơn sau nhưng nhanh tay hơn tại Việt Nam.
