Để trả lời chính xác câu hỏi một sản phẩm có mấy mã vạch, cần nhìn nhận đây không chỉ là vấn đề kỹ thuật in ấn mà là vấn đề quản lý pháp lý và lưu thông hàng hóa. Phần lớn sai sót hiện nay xuất phát từ việc hiểu chưa đúng bản chất của mã số mã vạch trong hệ thống tiêu chuẩn quốc tế GS1.
Mục lục
Khái niệm đơn vị thương mại theo chuẩn GS1
Theo GS1, “đơn vị thương mại” là bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào có thể được định giá, đặt hàng, lưu kho hoặc thanh toán trong chuỗi cung ứng. Mỗi đơn vị thương mại phải được nhận diện bằng một mã số duy nhất để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
Điểm quan trọng là đơn vị thương mại không đồng nghĩa với nhãn hiệu hay tên sản phẩm. Một nhãn hiệu có thể bao gồm nhiều đơn vị thương mại khác nhau nếu tồn tại nhiều quy cách, dung tích hoặc hình thức đóng gói.
Nguyên tắc một mã vạch chỉ gắn với một đơn vị thương mại
Nguyên tắc cốt lõi của GS1 là một mã vạch chỉ được sử dụng cho một đơn vị thương mại duy nhất. Điều này nhằm đảm bảo khi quét mã, hệ thống có thể truy xuất chính xác thông tin về sản phẩm, từ định lượng, giá bán đến dữ liệu lưu kho.
Nếu doanh nghiệp sử dụng cùng một mã vạch cho hai đơn vị thương mại khác nhau, dữ liệu sẽ bị sai lệch, gây nhầm lẫn trong quản lý và phân phối. Đây là lỗi thường gặp khi doanh nghiệp mở rộng sản phẩm nhưng không cập nhật lại hệ thống mã.
Khi nào thay đổi sản phẩm buộc phải thay đổi mã vạch
Theo hướng dẫn của GS1, mọi thay đổi ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của người tiêu dùng đều yêu cầu cấp mã vạch mới. Các thay đổi này bao gồm định lượng, thành phần chính, công thức sản phẩm hoặc hình thức đóng gói làm thay đổi giá trị thương mại.
Trong thực tế, việc thay đổi “nhẹ” như tăng dung tích hoặc điều chỉnh công thức nhưng vẫn giữ nguyên mã vạch cũ có thể dẫn đến việc thông tin sản phẩm không còn phù hợp với dữ liệu đã đăng ký, gây rủi ro khi bị kiểm tra.
Kết luận nguyên tắc không tồn tại con số cố định cho mỗi sản phẩm
Từ các nguyên tắc trên có thể khẳng định, không có quy định nào xác định một sản phẩm chỉ được có một mã vạch. Số lượng mã vạch phụ thuộc vào số lượng đơn vị thương mại hợp pháp mà doanh nghiệp đưa ra thị trường.
Doanh nghiệp cần hiểu rằng mã vạch là công cụ quản lý dữ liệu, không phải yếu tố mang tính hình thức. Việc áp dụng đúng ngay từ đầu giúp tránh rủi ro pháp lý và tiết kiệm chi phí vận hành lâu dài.
Các trường hợp một sản phẩm chỉ cần một mã vạch duy nhất
Không phải mọi sản phẩm đều phải sử dụng nhiều mã vạch. Trong nhiều trường hợp, một mã vạch duy nhất là hoàn toàn phù hợp và đúng chuẩn GS1, nếu sản phẩm đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính thống nhất trong lưu thông.
Chỉ có một quy cách đóng gói và một hình thức phân phối
Nếu sản phẩm chỉ tồn tại duy nhất một hình thức đóng gói, một dung tích và được phân phối theo một cách thống nhất trên thị trường, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một mã vạch duy nhất.
Ví dụ, một sản phẩm mỹ phẩm chỉ có một dung tích 50ml, bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng, không có phiên bản combo hoặc đóng thùng phân phối, thì chỉ cần một mã vạch trong suốt vòng đời sản phẩm.
Không thay đổi thành phần, định lượng hoặc công dụng
Trong trường hợp sản phẩm không có sự thay đổi về thành phần, định lượng hay công dụng kể từ khi đưa ra thị trường, mã vạch ban đầu vẫn tiếp tục được sử dụng hợp pháp.
Việc giữ ổn định các yếu tố này giúp dữ liệu sản phẩm luôn khớp với thông tin trên hệ thống GS1 và các kênh phân phối, giảm thiểu rủi ro bị yêu cầu điều chỉnh hoặc cập nhật lại mã.
Ví dụ thực tế một sản phẩm một mã vạch đúng chuẩn
Trong thực tiễn tư vấn, nhiều doanh nghiệp thực phẩm khô chỉ có một loại bao bì, một trọng lượng và một kênh phân phối nội địa. Với mô hình này, việc sử dụng một mã vạch duy nhất cho sản phẩm là hoàn toàn đúng chuẩn và được các hệ thống bán lẻ chấp nhận.
Một doanh nghiệp có thể dùng chung mã vạch cho nhiều sản phẩm không
Đây là câu hỏi rất phổ biến khi doanh nghiệp mới bắt đầu đăng ký mã số mã vạch. Việc hiểu sai ở giai đoạn này thường dẫn đến hệ thống mã sản phẩm lộn xộn, khó kiểm soát khi doanh nghiệp mở rộng.
Doanh nghiệp đăng ký mã vạch một lần hay nhiều lần
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký mã doanh nghiệp một lần tại GS1 Việt Nam. Mã doanh nghiệp này được sử dụng lâu dài cho toàn bộ hệ thống sản phẩm của doanh nghiệp, miễn là còn duy trì nghĩa vụ hằng năm.
Doanh nghiệp không cần và không nên đăng ký mã doanh nghiệp mới cho từng sản phẩm riêng lẻ.
Phân biệt mã doanh nghiệp và mã sản phẩm
Mã doanh nghiệp là phần cố định do GS1 cấp, dùng để xác định chủ thể sở hữu hệ thống mã vạch. Trong khi đó, mã sản phẩm là phần do doanh nghiệp tự phân bổ cho từng đơn vị thương mại cụ thể.
Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn hai khái niệm này và cho rằng có thể dùng chung mã sản phẩm cho nhiều hàng hóa khác nhau. Trên thực tế, chỉ mã doanh nghiệp được dùng chung, còn mã sản phẩm thì không.
Nguyên tắc cấp mã sản phẩm nội bộ đúng chuẩn GS1 Việt Nam
Doanh nghiệp cần xây dựng quy tắc cấp mã sản phẩm nội bộ rõ ràng, đảm bảo mỗi đơn vị thương mại có một mã duy nhất và không trùng lặp. Việc này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp có nhiều dòng sản phẩm hoặc thường xuyên cải tiến mẫu mã.
Giải đáp nhanh các câu hỏi thường gặp về một sản phẩm có mấy mã vạch
Để giúp doanh nghiệp và cá nhân dễ hình dung và áp dụng đúng, dưới đây là phần tổng hợp các câu hỏi thường gặp nhất liên quan đến việc sử dụng mã vạch cho sản phẩm.
Một sản phẩm có thể có nhiều mã vạch không
Một sản phẩm chỉ nên có một mã vạch chính thức cho một đơn vị thương mại cụ thể. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc thù như phân phối ở nhiều thị trường hoặc thay đổi hình thức đóng gói, cùng một sản phẩm có thể tồn tại nhiều mã vạch khác nhau tương ứng với từng đơn vị thương mại khác nhau.
Có được đổi mã vạch khi chưa thay đổi sản phẩm không
Việc đổi mã vạch khi sản phẩm không thay đổi bản chất là không được khuyến khích. Mã vạch gắn liền với lịch sử lưu thông của sản phẩm. Việc thay đổi tùy tiện có thể gây đứt gãy dữ liệu và ảnh hưởng đến hệ thống quản lý kho, bán hàng và truy xuất nguồn gốc.
Sản phẩm chưa đăng ký mã vạch có được bán không
Pháp luật Việt Nam không bắt buộc mọi sản phẩm đều phải có mã vạch. Tuy nhiên, trong thực tế, hầu hết hệ thống phân phối hiện đại đều yêu cầu sản phẩm phải có mã vạch hợp lệ. Vì vậy, việc không đăng ký mã vạch sẽ khiến doanh nghiệp gần như không thể đưa hàng vào siêu thị, chuỗi bán lẻ hoặc sàn thương mại điện tử.
Có thể tự tạo mã vạch trên mạng để sử dụng không
Doanh nghiệp không được phép tự ý tạo mã vạch ngẫu nhiên trên mạng nếu không gắn với mã doanh nghiệp hợp pháp do GS1 cấp. Việc này có thể dẫn đến trùng mã, sai thông tin và bị xem là sử dụng mã vạch không hợp lệ.
Doanh nghiệp nhỏ có cần tư vấn khi đăng ký mã vạch không
Đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc startup, việc tư vấn ngay từ đầu giúp tránh các sai lầm phổ biến như phân bổ mã sai, dùng chung mã hoặc không phù hợp với kế hoạch mở rộng sản phẩm. Chi phí tư vấn ban đầu thường thấp hơn rất nhiều so với chi phí khắc phục sai sót về sau.
