Lưu ý khi thương thảo hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

Thương thảo được hiểu là quá trình trao đổi và thống nhất giữa hai hoặc nhiều bên về một hoặc nhiều vấn đề mà các bên cùng quan tâm, nhằm đạt được kết quả mong muốn. Do đó, quá trình thương thảo hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là sự trao đổi và thống nhất giữa các bên muốn ký kết hợp đồng, xoay quanh các vấn đề liên quan đến hợp đồng. Qua đó, mỗi bên đều hướng đến việc đạt được lợi ích riêng, chẳng hạn như bên bán mong muốn bán được nhiều hàng với giá cao, trong khi bên mua lại muốn mua được hàng hóa với giá thấp. Chính vì lợi ích và mong muốn của các bên thường khác biệt, thậm chí đối lập, việc thương thảo trở thành một nhiệm vụ không hề dễ dàng, đòi hỏi nhiều nỗ lực và thời gian để có thể đi đến ký kết hợp đồng.

Mục lục

Thương thảo là bước quan trọng để hình thành một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, thường được thực hiện dưới hai hình thức: thương thảo trực tiếp và thương thảo gián tiếp.

Thương thảo trực tiếp diễn ra khi các bên liên quan gặp mặt trực tiếp tại một địa điểm cụ thể để cùng bàn bạc và thống nhất các nội dung của hợp đồng. Hình thức này có lợi thế tiết kiệm thời gian, cho phép các bên trực tiếp bày tỏ ý kiến và nhận được phản hồi ngay lập tức. Tuy nhiên, nó cũng có thể phát sinh nhiều chi phí liên quan đến việc tổ chức và chuẩn bị cho cuộc gặp gỡ.
Thương thảo gián tiếp được thực hiện thông qua các phương tiện như văn bản giấy, email, cuộc gọi hoặc các cuộc hội thoại trực tuyến. Dù thường mất nhiều thời gian hơn, hình thức này lại cho phép các bên có thêm thời gian nghiên cứu và chuẩn bị trước khi đưa ra câu trả lời. Tuy vậy, thương thảo gián tiếp cũng có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như chênh lệch múi giờ, ngày nghỉ lễ, cuối tuần hoặc các vấn đề kỹ thuật.

Tùy thuộc vào điều kiện và mục tiêu, các bên có thể lựa chọn hình thức thương thảo phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Trong quá trình thương thảo hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, các bên thường tập trung trao đổi và thống nhất về các nội dung chính như:

Hàng hóa: tên, chủng loại, đặc điểm, yêu cầu bảo quản và tính phù hợp.
Số lượng: xác định số lượng hàng hóa cụ thể.
Giá cả: thương lượng về mức giá thỏa đáng.
Vận chuyển: điều kiện giao hàng, bên vận chuyển, cảng đi và cảng đến.
Luật áp dụng: quy định pháp lý điều chỉnh hợp đồng.
Điều khoản miễn trách nhiệm và bất khả kháng: quy định về trường hợp ngoại lệ.
Cơ quan giải quyết tranh chấp: thỏa thuận về cơ quan sẽ giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.

Việc thống nhất các nội dung này giúp các bên đạt được sự đồng thuận, tạo nền tảng cho việc ký kết hợp đồng.

Những nội dung trên là các vấn đề cốt lõi trong hợp đồng. Tuy nhiên, quá trình thương thảo thường gặp nhiều khó khăn do chịu ảnh hưởng từ hai yếu tố: pháp lý và thực tiễn kinh doanh. Hai yếu tố này vừa có vai trò hỗ trợ, vừa tiềm ẩn sự đối lập.

Yếu tố pháp lý yêu cầu các bên tuân thủ những chuẩn mực và khuôn khổ nhất định, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về quy định pháp luật và kiến thức pháp lý liên quan.
Yếu tố thực tiễn kinh doanh lại gắn liền với vị thế của các bên, thực tế trong ngành nghề, đặc điểm văn hóa kinh doanh, cũng như tình hình thị trường của mỗi bên.

Ngoài ra, sự chênh lệch về vị thế và kinh nghiệm giữa các bên có thể làm nghiêng cán cân lợi ích, dẫn đến việc một bên chiếm ưu thế hơn trong quá trình thương thảo. Chính vì vậy, thương thảo hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là một nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi các bên phải có kinh nghiệm và sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Một số lưu ý khi đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế

Về việc xác định hàng hóa:

Các bên cần làm rõ các nội dung liên quan đến đối tượng hàng hóa trong hợp đồng, bao gồm:

Đối tượng hàng hóa: Xác định chính xác loại hàng hóa được mua bán, xuất xứ, mục đích sử dụng, cũng như các yêu cầu về vận chuyển và bảo quản.
Ví dụ cụ thể: Nếu hợp đồng mua bán quốc tế liên quan đến tôm đông lạnh, điều khoản có thể được nêu như sau: Hàng hóa: Tôm đông lạnh
Xuất xứ: Tỉnh Cà Mau
Mục đích sử dụng: Phân phối cho hệ thống bán lẻ đến người tiêu dùng
Yêu cầu bảo quản: Bảo quản lạnh ở nhiệt độ từ 2°C – 4°C

Nếu bên mua không yêu cầu cụ thể về điều kiện bảo quản, trường hợp bên bán giao hàng không đảm bảo chất lượng hoặc hàng hóa bị hư hỏng, bên bán có thể lập luận rằng không có quy định rõ ràng trong hợp đồng về bảo quản. Tương tự, nếu mục đích sử dụng không được xác định, bên bán có thể giao tôm loại dùng cho chế biến thực phẩm thay vì loại phù hợp để phân phối trực tiếp tới người tiêu dùng.

Do đó, tùy vào kinh nghiệm và mục tiêu của các bên, việc xác định rõ ràng và chi tiết điều khoản này là rất quan trọng nhằm tránh các tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Một số lưu ý về xác định số lượng và giá cả hàng hóa trong hợp đồng thương mại quốc tế

Về xác định số lượng hàng hóa:

Các bên cần quy định rõ đơn vị đo lường số lượng, chẳng hạn như kilogram (kg), tấn, hoặc container, để đảm bảo sự chính xác và tránh hiểu nhầm.

Về xác định giá cả:

Trong thực tiễn, các bên thường ghi rõ giá cả trong hợp đồng. Tuy nhiên, theo Điều 14 Công ước Viên 1980, giá cả cũng có thể được quy định theo “thể thức xác định”, ví dụ:
- “Giá cả sẽ được xác định theo giá thị trường tại thời điểm giao hàng”.
- “Giá cả sẽ được xác định theo giá thị trường tại thời điểm nhận hàng”.
Khi áp dụng thể thức xác định giá cả, các bên cần làm rõ giá thị trường được tính theo khu vực nào: thị trường bên bán, thị trường bên mua, hay thị trường của bên thứ ba. Nếu không quy định cụ thể, trong trường hợp tranh chấp, mỗi bên có thể diễn giải theo hướng có lợi cho mình, dẫn đến khó khăn trong giải quyết.
Nếu hai bên không xác định giá cả cụ thể, cũng không quy định thể thức xác định giá cả, theo Điều 55 Công ước Viên 1980, giá sẽ được xác định dựa trên: “Giá đã được ấn định cho loại hàng hóa tương tự khi được bán trong những điều kiện tương tự của ngành buôn bán hữu quan”.
Điều này có thể gây bất lợi nếu đối tượng hợp đồng là hàng hóa nhạy cảm với biến động giá thị trường, chẳng hạn như dầu thô hoặc nông sản.
Các loại thuế liên quan đến giao dịch mua bán cần được làm rõ trong hợp đồng: liệu chúng đã được bao gồm trong giá hàng hóa hay chưa. Quy định rõ điều này sẽ giúp các bên tránh tranh cãi về trách nhiệm thanh toán thuế.

Một số lưu ý trong hợp đồng thương mại quốc tế

Về vấn đề vận chuyển:

Điều kiện giao hàng:
Các điều kiện giao hàng theo Incoterms được sử dụng phổ biến, mỗi điều kiện mang đặc điểm riêng. Trong xuất nhập khẩu, điều kiện FOB và CIF là hai điều kiện thường được sử dụng:
- FOB (Free on Board): Rủi ro về hàng hóa chuyển sang bên mua khi hàng được xếp qua lan can tàu. Điều kiện này phù hợp với các doanh nghiệp nhập khẩu có đối tác vận chuyển tin cậy, đảm bảo an toàn hơn trong quá trình vận chuyển.
- CIF (Cost, Insurance, and Freight): Bên bán chịu trách nhiệm thuê tàu và giao hàng tới cảng của bên mua. Mặc dù điều kiện này có thể giảm giá tiền hàng trước mắt, nhưng chi phí vận chuyển thường cao hơn, và đôi khi bên bán thuê tàu cũ, kém chất lượng, dẫn đến rủi ro hàng hóa ngay khi được xếp qua lan can tàu.
Cảng đi – cảng đến:
Cần ghi chính xác và đồng bộ thông tin cảng trong hợp đồng, vận đơn thuê tàu, và L/C. Nếu có sự không khớp, ngân hàng có thể từ chối thanh toán tiền hàng.

Về luật áp dụng:

Theo quy tắc tư pháp quốc tế, các bên được quyền thỏa thuận chọn luật áp dụng, và luật này phải là luật thực chất của một quốc gia.
Công ước Viên 1980 (CISG): Với 84 quốc gia thành viên (tính đến tháng 12/2015), công ước này có thể tự động áp dụng nếu các bên không thỏa thuận luật cụ thể và cả hai bên đến từ quốc gia thành viên. Nếu không muốn áp dụng CISG, các bên cần đưa ra điều khoản loại trừ trong hợp đồng.
Trong trường hợp các bên chọn luật của nước thứ ba, mỗi bên cần đánh giá kỹ năng lực pháp lý và khả năng đàm phán của mình để tránh bị bất lợi nếu đối tác có vị thế đàm phán cao hơn.

Về trường hợp miễn trách nhiệm và điều khoản bất khả kháng:

Luật áp dụng hoặc Công ước Viên 1980 thường quy định rõ các sự kiện được coi là bất khả kháng và điều kiện để miễn trách nhiệm.
Các bên cũng có thể tự thỏa thuận và quy định chi tiết điều khoản này trong hợp đồng. Khi tranh chấp xảy ra, cơ quan giải quyết sẽ dựa vào nội dung thỏa thuận để xử lý.

Về cơ quan giải quyết tranh chấp:

Các bên cần thống nhất chọn Tòa án hoặc Trọng tài làm cơ quan giải quyết tranh chấp, và xác định rõ tòa án tại quốc gia nào hoặc trung tâm trọng tài nào.
Ví dụ: Nên ghi cụ thể: “Cơ quan giải quyết tranh chấp phát sinh từ hợp đồng này là Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam”.
Tránh quy định chung chung như:
“Trung tâm trọng tài tại Việt Nam”.
Quy định không rõ ràng có thể làm vô hiệu điều khoản trọng tài, khiến tranh chấp được đưa ra tòa án, gây mất thời gian và chi phí.

Về văn hóa ứng xử trong thương thảo hợp đồng

Trong quá trình thương thảo và đàm phán hợp đồng, nhiều doanh nghiệp thường có xu hướng thiếu chuyên nghiệp, đơn giản hóa quy trình để nhanh chóng đi đến ký kết. Điều này có thể xuất phát từ mong muốn duy trì quan hệ đối tác hoặc giảm thiểu thời gian đàm phán. Tuy nhiên, nếu xảy ra bất đồng, các điều khoản trong hợp đồng thường quá sơ sài và thiếu chế tài cưỡng chế rõ ràng, tạo điều kiện cho một bên dễ dàng xâm phạm lợi ích của bên còn lại.

Đặc biệt, nhiều doanh nghiệp trong nước thường có tâm lý rằng hợp đồng không cần quá chi tiết, chỉ nên đơn giản với ít điều khoản. Ngay cả một số luật sư cũng khuyến nghị doanh nghiệp đơn giản hóa nội dung hợp đồng, vì tin rằng các điều khoản tùy nghi của pháp luật có thể điều chỉnh các vấn đề mà hợp đồng không quy định. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, pháp luật đôi khi có cách xử lý khác nhau đối với cùng một vấn đề, khiến việc giải quyết tranh chấp trở nên khó khăn và không có căn cứ rõ ràng cho các giao dịch cụ thể.

Vì vậy, trong quá trình thương thảo hợp đồng, các bên cần:

Thận trọng và đàm phán chi tiết, đặc biệt với những nội dung nhạy cảm hoặc gây e ngại cho bên còn lại.
Xây dựng thói quen sử dụng ý kiến tư vấn pháp lý từ bộ phận pháp chế hoặc luật sư. Điều này giúp đảm bảo các nội dung thương thảo và hợp đồng được tuân thủ đúng quy định pháp luật, đồng thời bảo vệ lợi ích của các bên khi có tranh chấp xảy ra.

Thương thảo hợp đồng luôn là một nhiệm vụ đầy thách thức, đặc biệt đối với các doanh nghiệp Việt Nam khi còn thiếu kinh nghiệm về pháp lý và kinh doanh quốc tế. Trong nhiều trường hợp, bên yếu thế thường phải chịu áp lực từ bên mạnh hơn hoặc buộc phải chấp nhận các điều khoản từ hợp đồng mẫu mà không có nhiều cơ hội thương lượng. Điều này khiến bên yếu thế dễ rơi vào tình trạng bất lợi khi tranh chấp phát sinh.

Do đó, việc nghiên cứu kỹ lưỡng các quy định pháp luật và cụ thể hóa các điều khoản trong hợp đồng càng chi tiết càng tốt là giải pháp quan trọng giúp tăng cường sự cân bằng giữa các bên trong quá trình thương thảo.

Bên cạnh đó, văn hóa kinh doanh đóng vai trò không nhỏ trong việc hỗ trợ thương thảo và duy trì mối quan hệ đối tác bền vững. Ví dụ, bên bán thường áp dụng chính sách chiết khấu nhất định cho bên mua để tăng cường thiện chí. Khi có tranh chấp, các bên cũng nên ưu tiên thương thảo lại để điều chỉnh hợp đồng và giải quyết hậu quả một cách hợp tình hợp lý.

Việc đưa tranh chấp ra giải quyết tại Tòa án hoặc trọng tài chỉ nên xem là giải pháp cuối cùng, vì thường không phải là lựa chọn mong muốn của bất kỳ bên nào.

Mọi khó khăn vướng mắc liên quan đến hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế, Quý khách hàng vui lòng liên hệ công ty LTV để được tư vấn chi tiết.