Nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển mạnh mẽ, do đó, nhu cầu thành lập doanh nghiệp mới và thay đổi thông tin doanh nghiệp ngày càng gia tăng. Điều này kéo theo việc người dân cũng ngày càng quan tâm tìm hiểu các quy định pháp luật liên quan đến đăng ký kinh doanh. Trong bài viết này, Luật LTV sẽ giới thiệu những quy định của pháp luật về việc không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Mục lục
Một số quy định của pháp luật về con dấu doanh nghiệp
Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể nào định nghĩa rõ ràng về con dấu. Tuy nhiên, có thể hiểu đơn giản rằng con dấu doanh nghiệp là công cụ mà doanh nghiệp sử dụng để đóng lên các văn bản, tài liệu và hợp đồng của mình. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một con dấu riêng, thể hiện sự đặc trưng và không trùng lặp với bất kỳ doanh nghiệp nào khác.
Việc đóng dấu lên tài liệu được coi là xác nhận của doanh nghiệp về nội dung tài liệu đó, các quyền và nghĩa vụ pháp lý được ghi trong tài liệu đều có giá trị và được pháp luật công nhận. Tuy nhiên, với quy định mới về không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục đăng ký mà không cần phải đóng dấu lên các văn bản, tiết kiệm thời gian và giảm bớt thủ tục hành chính. Do đó, con dấu doanh nghiệp thường được bảo quản rất cẩn thận để tránh rủi ro về giả mạo hoặc thất lạc.
Theo quy định tại Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu hiện tại bao gồm hai loại: con dấu mộc được làm tại cơ sở khắc dấu và con dấu dưới hình thức chữ ký số.
Hiện nay, doanh nghiệp không cần phải đăng ký con dấu với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Doanh nghiệp có quyền quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của con dấu dành cho doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác.
Vì vậy, doanh nghiệp có thể tự liên hệ với các cơ sở khắc dấu và các đơn vị cung cấp chứng thư chữ ký số để thực hiện việc lập con dấu cho mình. Đặc biệt, theo quy định mới về không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp không còn cần thiết phải đóng dấu lên các tài liệu đăng ký doanh nghiệp trong các thủ tục hành chính liên quan.
Không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký Doanh nghiệp
Căn cứ theo quy định tại khoản 5 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:
Điều 4. Nguyên tắc áp dụng giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp trên giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, và biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc đóng dấu đối với các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật liên quan.
Như vậy, theo quy định hiện tại, việc không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp trong hồ sơ đăng ký không cần thiết đối với một số tài liệu. Chỉ những tài liệu có quy định cụ thể của pháp luật yêu cầu mới bắt buộc phải có dấu.
Trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, doanh nghiệp không cần phải đóng dấu vào hồ sơ đăng ký, nhưng vẫn phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật cùng với chữ ký của các cá nhân có liên quan theo quy định trong từng trường hợp cụ thể.
Các tài liệu không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký Doanh nghiệp
Các tài liệu không cần đóng dấu
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu / hội đồng thành viên/ hội đồng quản trị/ đại hội đồng cổ đông
- Biên bản họp của hội đồng thành viên/ hội đồng quản trị/ đại hội đồng cổ đông
Lý do không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp
Quy định không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp nhằm mục đích đơn giản hóa thủ tục hành chính. Theo nguyên tắc được quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:
“Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo.”
Vì vậy, việc không cần đóng dấu trên tài liệu trong hồ sơ đăng ký kinh doanh xuất phát từ bản chất của các thông báo thay đổi, khi doanh nghiệp tự kê khai và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của thông tin trong hồ sơ.
Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp mới thành lập, việc chưa có con dấu cũng làm cho quy định không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp trở nên hợp lý.
Tuy nhiên, quy định này không có nghĩa là doanh nghiệp không cần phải đóng dấu vào tài liệu. Doanh nghiệp vẫn cần đóng dấu vào các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật liên quan.
Doanh nghiệp có cần đăng ký con dấu không?
Nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn phát triển nhanh chóng, kéo theo nhu cầu thành lập doanh nghiệp mới và thay đổi thông tin doanh nghiệp ngày càng gia tăng. Điều này dẫn đến việc người dân cũng ngày càng quan tâm đến các quy định pháp luật liên quan đến việc đăng ký kinh doanh. Trong bài viết dưới đây, công ty LTV sẽ giới thiệu các quy định của pháp luật Việt Nam về việc đóng dấu tài liệu của công ty khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Một số quy định của pháp luật về con dấu doanh nghiệp
Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa đưa ra định nghĩa cụ thể nào về con dấu. Tuy nhiên, có thể hiểu một cách đơn giản rằng con dấu doanh nghiệp là công cụ mà doanh nghiệp sử dụng để đóng lên các văn bản, tài liệu và hợp đồng của mình. Mỗi doanh nghiệp sở hữu một con dấu riêng, thể hiện tính đặc trưng và không trùng lặp với các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp trong một số tài liệu nhất định trong quá trình đăng ký kinh doanh.
Việc đóng dấu lên tài liệu có nghĩa là doanh nghiệp đã xác nhận nội dung của tài liệu đó, và các quyền cũng như nghĩa vụ pháp lý được ghi trong tài liệu đều có giá trị và được pháp luật công nhận. Tuy nhiên, với quy định không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp không cần phải đóng dấu vào một số tài liệu trong hồ sơ đăng ký, giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính. Vì lý do này, con dấu doanh nghiệp thường được bảo quản rất cẩn thận để tránh rủi ro về giả mạo hoặc mất mát.
Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, hiện nay có hai loại con dấu: con dấu mộc được làm tại cơ sở khắc dấu và con dấu dưới hình thức chữ ký số.
Hiện nay, doanh nghiệp không cần phải đăng ký con dấu với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Doanh nghiệp có quyền tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của con dấu dành cho doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác.
Do đó, doanh nghiệp có thể tự liên hệ với các cơ sở khắc dấu và các đơn vị cung cấp chứng thư chữ ký số để thực hiện việc lập con dấu cho mình. Điều này cũng liên quan đến quy định không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm bớt thủ tục hành chính khi thực hiện đăng ký doanh nghiệp..
Không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp
Căn cứ theo quy định tại khoản 5 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:
“Điều 4. Nguyên tắc áp dụng giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc đóng dấu đối với các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.
Các tài liệu không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệpTheo quy định tại khoản 5 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp trong các tài liệu sau khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/hội đồng quản trị/đại hội đồng cổ đông;
Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị/đại hội đồng cổ đông;
Lý do không cần đóng dấu tài liệu
Quy định không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp nhằm mục đích đơn giản hóa thủ tục hành chính. Theo nguyên tắc tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:
“Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo.”
Do đó, việc yêu cầu không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp trong hồ sơ đăng ký kinh doanh là do bản chất của các thông báo thay đổi này là doanh nghiệp tự kê khai và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ.
Bên cạnh đó, đối với các doanh nghiệp mới thành lập, việc chưa có con dấu cũng làm cho quy định không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp trở nên hợp lý.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là doanh nghiệp không cần đóng dấu vào tài liệu. Doanh nghiệp vẫn cần phải đóng dấu trên các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật liên quan.
Doanh nghiệp có cần đăng ký con dấu không?
Việc đăng ký dấu đối với doanh nghiệp thành lập tại Việt Nam hiện nay được quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020:
“Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp trong một số tài liệu nhất định.”
So với quy định trước đây của Luật Doanh nghiệp 2014, hiện nay doanh nghiệp không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp với cơ quan công an hoặc phòng đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp tự quyết định và quản lý dấu trong nội bộ của mình.
Trên đây là nội dung tư vấn của Luật LTV, nếu khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì hoặc cần hỗ trợ về tư vấn các vấn đề liên quan tới không bắt buộc đóng dấu tài liệu đăng ký doanh nghiệp, lĩnh vực doanh nghiệp và đầu tư, xin vui lòng liên hệ Luật LTV để được tư vấn cụ thể!
Xem thêm: https://ltvlaw.com/thanh-lap-doanh-nghiep-kinh-doanh-trong-linh-vuc-cong-cu-ho-tro/
