Hướng dẫn quản lý các khoản phí khi vận hành doanh nghiệp

Vận hành một doanh nghiệp đồng nghĩa với việc quản lý hàng loạt khoản chi phí khác nhau, từ lương nhân sự, nguyên vật liệu đến marketing, thuế và bảo hiểm. Nếu không nắm rõ và kiểm soát hiệu quả, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng thâm hụt dòng tiền, lợi nhuận bị bào mòn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các khoản phí khi vận hành doanh nghiệp, phân loại từng nhóm chi phí, nhận diện những khoản ẩn thường bị bỏ sót và gợi ý cách dự toán hợp lý. Qua đó, bạn có thể tối ưu tài chính, duy trì hoạt động ổn định và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

Mục lục

1. Chi phí vận hành là gì?

Trước khi đi sâu vào từng khoản cụ thể, cần hiểu rõ khái niệm chi phí vận hành doanh nghiệp. Đây là toàn bộ các khoản chi tiêu phát sinh trong suốt quá trình doanh nghiệp hoạt động, nhằm duy trì và đảm bảo các chức năng sản xuất, kinh doanh, quản lý được thực hiện liên tục. Chi phí vận hành còn được gọi là Operating Expenses (OPEX) trong thuật ngữ kế toán quốc tế.

Điểm đặc biệt của các khoản chi này là tính chất lặp lại và bắt buộc. Tháng nào cũng phải trả lương nhân viên, nộp thuế giá trị gia tăng, thanh toán điện nước hay chi phí bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp có thể tạm thời hoãn một số kế hoạch đầu tư máy móc, nhưng nếu không chi trả cho chi phí vận hành thì hoạt động sẽ đình trệ ngay lập tức.

Về phân loại, chi phí vận hành thường được chia thành ba nhóm chính:

Chi phí cố định: là những khoản ít thay đổi theo quy mô hoạt động, ví dụ như tiền thuê văn phòng, khấu hao tài sản, lương quản lý.
Chi phí biến đổi: thay đổi theo sản lượng hay doanh thu, như nguyên vật liệu sản xuất, chi phí vận chuyển, chi phí quảng cáo.
Chi phí hỗn hợp: vừa có phần cố định, vừa có phần biến đổi, tiêu biểu như điện, nước, internet.

Điểm cần lưu ý là chi phí vận hành khác với chi phí đầu tư (CAPEX). Nếu chi phí đầu tư liên quan đến việc mua sắm tài sản cố định dài hạn như nhà xưởng hay máy móc thì chi phí vận hành tập trung vào các hoạt động thường nhật. Ngoài ra, chi phí vận hành cũng có sự khác biệt với giá vốn hàng bán (COGS). Giá vốn chỉ phản ánh chi phí trực tiếp để tạo ra sản phẩm, còn chi phí vận hành bao gồm cả quản lý, marketing và các hoạt động hỗ trợ khác.

Nắm rõ phạm vi và bản chất của các khoản phí khi vận hành doanh nghiệp giúp nhà quản lý dự toán ngân sách sát thực tế hơn, tránh tình trạng bỏ sót hoặc đánh giá sai tầm quan trọng của một số chi phí thiết yếu.

2. Các loại chi phí vận hành thường gặp

Khi bóc tách các khoản phí khi vận hành doanh nghiệp, bạn sẽ thấy chúng không chỉ dừng ở lương và tiền thuê văn phòng. Hệ chi phí thường trải rộng từ khâu tạo ra sản phẩm/dịch vụ tới quản trị, bán hàng và tuân thủ pháp lý. Việc gọi tên đúng từng nhóm chi phí giúp bạn thiết kế ngân sách, kiểm soát biên lợi nhuận và tối ưu dòng tiền.

Chi phí nguyên vật liệu

Đây là “đầu vào” trực tiếp đối với doanh nghiệp sản xuất, chế biến hay các mô hình có thành phần vật tư tiêu hao. Chi phí này bao gồm nguyên vật liệu chính (cấu thành phần lớn giá trị sản phẩm) và phụ (bổ trợ quy trình, hoàn thiện thẩm mỹ hoặc chất lượng). Doanh nghiệp nên xây dựng định mức tiêu hao theo từng mã hàng để kiểm soát chặt: mỗi đơn vị sản phẩm cần bao nhiêu kg nguyên liệu, bao nhiêu bao bì, tỉ lệ hao hụt cho phép… Từ đó, chỉ cần nhân với sản lượng và đơn giá để dự toán. Việc chậm cập nhật giá thị trường hoặc thiếu định mức là nguyên nhân phổ biến khiến giá vốn “đội” lên mà không ai nhận ra.

Chi phí nhân công

Ngoài lương cơ bản, chi phí nhân công còn gồm phụ cấp (ăn trưa, đi lại, điện thoại), làm thêm giờ, thưởng hiệu suất và các khoản bảo hiểm bắt buộc. Ở Việt Nam, thông lệ là doanh nghiệp trích khoảng 21,5% quỹ lương cho BHXH, BHYT, BHTN của người lao động; người lao động tự đóng khoảng 10,5%. Với đội ngũ bán hàng, chi phí còn có hoa hồng và thưởng doanh số. Quản trị tốt chi phí nhân công không chỉ là “ép chi” mà là thiết kế thang bảng lương hợp lý, KPI minh bạch và lịch trả lương đúng hạn để giữ người giỏi và ổn định năng suất.

Khấu hao tài sản cố định và bảo trì

Máy móc, thiết bị, phương tiện, nhà xưởng và phần mềm có thời gian sử dụng hữu ích nhất định. Khấu hao giúp phân bổ dần giá trị của các tài sản này vào chi phí vận hành theo năm/tháng, phản ánh đúng chi phí thực của hoạt động. Song song, cần lập ngân sách bảo trì: nếu trì hoãn, chi phí sửa chữa đột xuất và thời gian dừng máy có thể gây thiệt hại lớn hơn rất nhiều so với chi phí bảo dưỡng định kỳ.

Chi phí quản lý và hành chính

Đây là “chi phí nền” để bộ máy chạy trơn tru: thuê văn phòng/kho bãi, điện nước, internet, phần mềm làm việc, an ninh, vệ sinh, văn phòng phẩm, công tác phí, tiếp khách, dịch vụ kế toán/kiểm toán và tư vấn pháp lý. Từng khoản lẻ không lớn nhưng cộng dồn lại đáng kể. Nên áp dụng hạn mức chi theo phòng ban và đặt mua tập trung để có giá tốt.

Chi phí marketing và bán hàng

Quảng cáo trực tuyến, SEO, sản xuất nội dung, KOL/KOC, hội chợ, POSM, chiết khấu đại lý, chăm sóc khách hàng… là những cấu phần thường thấy. Đây là nhóm chi phí dễ “trôi” nếu không đo lường. Hãy gắn mọi khoản chi với mục tiêu định lượng (CPM, CPC, CPL, CAC, tỉ lệ chuyển đổi, doanh thu do kênh tạo ra) và vòng đời khách hàng để biết tiền đang mua kết quả gì.

Thuế và các nghĩa vụ với Nhà nước

Doanh nghiệp cần dự trù cho thuế môn bài (hàng năm), VAT (kê khai theo tháng hoặc quý tùy quy mô), thuế thu nhập doanh nghiệp (tạm nộp theo quý, quyết toán năm), thuế thu nhập cá nhân của nhân viên (khấu trừ – kê khai – nộp), cùng các phí, lệ phí phát sinh theo ngành nghề. Tuân thủ đúng hạn giúp tránh phạt chậm nộp và bảo toàn uy tín pháp lý.

Bảo hiểm và phúc lợi

Ngoài BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc, nhiều doanh nghiệp dự trù thêm bảo hiểm sức khỏe, tai nạn lao động hoặc phúc lợi linh hoạt để giữ chân nhân tài. Nhìn dài hạn, đây là chi phí đầu tư cho năng suất và giảm rủi ro nghỉ việc.

Chi phí tài chính và dịch vụ phụ trợ

Lãi vay, phí tín dụng, phí bảo lãnh ngân hàng, chênh lệch tỷ giá (nếu có), cùng các dịch vụ như logistics, lưu kho, phần mềm bản quyền, đám mây… cũng nằm trong rổ chi phí vận hành. Quản trị cấu trúc vốn và điều khoản thanh toán với ngân hàng/nhà cung cấp có thể giúp giảm đáng kể chi phí tài chính.

3. Tần suất và cách tính chi phí

Không nắm rõ tần suất phát sinh và cách tính là lý do phổ biến khiến doanh nghiệp hụt dòng tiền. Thay vì “đến đâu hay đến đó”, bạn nên chuẩn hóa chu kỳ chi phí và phương pháp dự toán ngay từ đầu.

Tần suất phát sinh

Nhiều chi phí xuất hiện hàng tháng: lương và các khoản trích theo lương, điện nước, internet, thuê văn phòng, phần mềm SaaS, quảng cáo theo ngân sách tháng, VAT (đối với doanh nghiệp kê khai theo tháng). Một số chi phí phát sinh hàng quý: tạm nộp thuế TNDN, chiến dịch marketing theo quý, bảo trì định kỳ máy móc, kiểm kê kho. Các khoản hàng năm gồm: thuế môn bài (thường nộp đầu năm), kiểm toán báo cáo tài chính, gia hạn giấy phép, bảo hiểm nâng cao, bảo trì lớn. Với những hợp đồng lớn trả theo mốc, hãy phân bổ kế hoạch tiền mặt tương ứng để tránh dồn cục.

Cách tính và dự toán

Với nguyên vật liệu, cách dễ kiểm soát nhất là định mức × sản lượng × đơn giá kèm hệ số hao hụt cho phép. Với nhân sự, ngoài tổng lương gross, cần cộng thêm phần doanh nghiệp đóng (khoảng 21,5%) và dự phòng thưởng, phụ cấp, tăng ca. Khấu hao tính theo nguyên giá, thời gian sử dụng hữu ích và phương pháp khấu hao áp dụng; kết hợp lịch bảo trì để tránh sửa chữa đột xuất. Chi phí marketing nên lập theo mục tiêu doanh thu hoặc tỉ lệ trên doanh thu (ví dụ 5–12% tùy ngành) và phân bổ theo kênh có ROAS/CAC khả thi. Thuế TNDN tạm nộp ước theo lợi nhuận trước thuế dự kiến, điều chỉnh theo thực tế từng quý; cuối năm quyết toán để chốt số chính xác.

Ví dụ ngắn về ngân sách tháng

Một doanh nghiệp thương mại 12 nhân sự, doanh thu mục tiêu 2 tỉ/tháng có thể thiết lập: lương và bảo hiểm ~350 triệu, văn phòng – tiện ích ~50 triệu, marketing 6–8% doanh thu (120–160 triệu), logistics – đóng gói ~2% doanh thu, phần mềm – công cụ ~20 triệu, thuế phí dự phòng theo chính sách hiện hành… Mỗi khoản kèm chủ KPI và ngày thanh toán cố định để vận hành “tự động”.

Tóm lại, khi bạn chuẩn hóa tần suất và công thức tính các khoản phí khi vận hành doanh nghiệp, việc kiểm soát dòng tiền, dự báo lợi nhuận và ra quyết định đầu tư sẽ trở nên chủ động, hạn chế tối đa “chi phí bất ngờ”.

4. Ảnh hưởng của quy định pháp luật và chính sách thuế tại Việt Nam

Bất kỳ doanh nghiệp nào khi vận hành tại Việt Nam đều chịu sự chi phối chặt chẽ của hệ thống pháp luật và chính sách thuế. Điều này có nghĩa là ngoài chi phí nội bộ như lương, nguyên vật liệu hay marketing, doanh nghiệp cần dự trù một phần ngân sách cố định cho các nghĩa vụ tài chính bắt buộc với Nhà nước.

Thuế môn bài

Đây là khoản thuế doanh nghiệp phải nộp hàng năm dựa trên vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư. Mức thu dao động từ 2 triệu đến 3 triệu đồng/năm đối với hầu hết các doanh nghiệp. Dù số tiền không lớn, nhưng nếu quên nộp hoặc chậm nộp, doanh nghiệp sẽ bị phạt và tính lãi suất chậm nộp.

Thuế giá trị gia tăng (VAT)

Hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam đều áp dụng VAT với mức 10% (một số lĩnh vực được ưu đãi 5%). Doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế VAT theo tháng hoặc quý tùy quy mô. Chi phí vận hành sẽ chịu ảnh hưởng trực tiếp vì VAT đầu vào và đầu ra cần được cân đối hợp lý.

Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Thuế TNDN hiện hành phổ biến ở mức 20% trên lợi nhuận trước thuế. Doanh nghiệp phải tạm nộp hàng quý và quyết toán vào cuối năm tài chính. Việc không ước tính đúng lợi nhuận để tạm nộp sẽ dẫn đến thiếu hụt ngân sách và bị truy thu kèm phạt.

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và bảo hiểm xã hội

Ngoài các khoản thuế doanh nghiệp trực tiếp gánh, công ty còn có nghĩa vụ khấu trừ và nộp hộ thuế TNCN của nhân viên. Bên cạnh đó, việc đóng BHXH, BHYT, BHTN là bắt buộc. Đây là chi phí không nhỏ, chiếm khoảng 30% tổng quỹ lương, và là gánh nặng lớn với doanh nghiệp có nhiều lao động.

Chính sách ưu đãi và khuyến khích

Ở chiều ngược lại, pháp luật Việt Nam cũng có các chính sách ưu đãi về thuế cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ cao, hoặc đặt tại khu công nghiệp, khu vực kinh tế đặc thù. Nếu tận dụng tốt, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một phần đáng kể chi phí vận hành.

Như vậy, hệ thống thuế và quy định pháp lý không chỉ là nghĩa vụ mà còn là yếu tố định hình chiến lược tài chính. Việc cập nhật kịp thời và áp dụng đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và quản lý chi phí minh bạch.

5. Các chi phí ẩn và dễ bị bỏ sót

Ngoài những khoản chi chính thức, doanh nghiệp thường đối mặt với nhiều loại chi phí ẩn – những khoản khó thấy ngay nhưng âm thầm bào mòn lợi nhuận. Nếu không để ý, chúng có thể trở thành lỗ hổng trong ngân sách.

Chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự

Khi một nhân viên rời đi, doanh nghiệp không chỉ mất chi phí tuyển dụng (quảng cáo tuyển dụng, phỏng vấn, thời gian nhân sự) mà còn phải đào tạo nhân viên mới. Khoản này có thể lên đến vài tháng lương và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất.

Chi phí cơ hội

Đây là khoản chi vô hình khi doanh nghiệp bỏ lỡ một cơ hội kinh doanh do thiếu vốn, thiếu nhân sự hoặc quyết định sai lầm. Dù không hạch toán trực tiếp, nhưng nó ảnh hưởng đến lợi nhuận dài hạn.

Chi phí hao hụt nguyên vật liệu và tồn kho

Hàng tồn kho quá hạn, nguyên liệu hư hỏng, thất thoát trong quá trình sản xuất… đều làm phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Việc thiếu quy trình kiểm kê, lưu trữ hoặc dự báo nhu cầu thị trường khiến doanh nghiệp chịu thiệt hại không nhỏ.

Chi phí bảo trì đột xuất

Không lập kế hoạch bảo trì định kỳ sẽ dẫn đến các khoản chi khẩn cấp khi máy móc hỏng hóc. Chi phí này thường cao hơn nhiều so với chi phí bảo dưỡng phòng ngừa, đồng thời còn gây gián đoạn sản xuất.

Chi phí pháp lý và xử phạt

Một số doanh nghiệp bỏ qua việc dự phòng cho chi phí pháp lý: phí luật sư, xử lý tranh chấp, hoặc tiền phạt vi phạm hành chính (do kê khai sai thuế, vi phạm lao động, chậm nộp báo cáo). Đây đều là những khoản phát sinh bất ngờ nhưng ảnh hưởng mạnh đến dòng tiền.

Việc nhận diện và chủ động kiểm soát các chi phí ẩn trong vận hành doanh nghiệp giúp nhà quản lý không bị động, đồng thời duy trì tính ổn định và sức khỏe tài chính lâu dài.

6. Cách tối ưu hóa và quản lý chi phí vận hành

Sau khi đã nắm rõ các khoản phí khi vận hành doanh nghiệp, bước quan trọng tiếp theo là xây dựng chiến lược tối ưu. Việc này không có nghĩa là cắt giảm chi phí bằng mọi giá, mà là quản lý sao cho đồng vốn bỏ ra đem lại hiệu quả cao nhất.

Ứng dụng công nghệ và tự động hóa

Doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản trị nhân sự, kế toán, quản lý kho, CRM… Việc số hóa giảm nhân lực thủ công, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian. Tự động hóa các khâu lặp lại trong sản xuất giúp hạ giá thành và tối ưu chi phí nhân công.

Kiểm soát chặt chẽ dòng tiền

Lập ngân sách theo tháng, quý, năm; phân loại chi phí cố định, biến đổi và dự phòng. Đối chiếu thường xuyên giữa kế hoạch và thực tế để phát hiện chênh lệch và điều chỉnh kịp thời.

Đàm phán với nhà cung cấp

Với nguyên vật liệu và dịch vụ, thương lượng là then chốt. Hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp uy tín thường có giá tốt hơn và giảm biến động giá. Duy trì tối thiểu hai nguồn cung để tránh rủi ro phụ thuộc.

Quản trị nhân sự hiệu quả

Tập trung vào môi trường làm việc, KPI minh bạch, lịch trả lương ổn định, phúc lợi hợp lý để giữ chân nhân tài. Mục tiêu là tối ưu chi phí nhân công mà không đánh đổi chất lượng đội ngũ.

Tối ưu chi phí marketing

Gắn mọi khoản chi với mục tiêu định lượng như CPA, CAC, ROAS, tỉ lệ chuyển đổi, doanh thu theo kênh. Dừng hoặc chỉnh các chiến dịch không đạt ngưỡng hiệu quả; ưu tiên kênh có ROAS dương bền vững.

Dự phòng chi phí rủi ro

Thiết lập quỹ dự phòng 5–10% tổng chi phí vận hành để ứng phó sự cố máy móc, biến động giá nguyên liệu, rủi ro pháp lý. Đây là tấm đệm giúp hoạt động không bị gián đoạn.

7. Nguyên tắc dự toán chi phí vận hành

Dự toán chi phí là nền tảng để quản lý hiệu quả các khoản phí khi vận hành doanh nghiệp. Nó giúp nhìn trước bức tranh tài chính, chuẩn bị nguồn vốn và hạn chế rủi ro thiếu hụt dòng tiền.

Xác định hạng mục chi phí

Liệt kê đầy đủ các nhóm chi phí: nguyên vật liệu, nhân sự, quản lý, marketing, thuế – nghĩa vụ tài chính, bảo hiểm, tài chính – tín dụng, dịch vụ phụ trợ. Phân nhóm rõ ràng để dễ phân bổ ngân sách và theo dõi.

Phân biệt chi phí cố định và biến đổi

Chi phí cố định (thuê văn phòng, khấu hao…) có thể dự toán sớm cho cả năm. Chi phí biến đổi (nguyên vật liệu, vận chuyển, marketing) cần công thức linh hoạt:
Chi phí biến đổi = Định mức tiêu hao × Sản lượng × Đơn giá.

Xác định tần suất phát sinh

Nhận diện khoản nào phát sinh hàng tháng (lương, bảo hiểm, điện nước), hàng quý (tạm nộp TNDN, bảo trì nhỏ), hàng năm (thuế môn bài, kiểm toán…). Sắp lịch thanh toán để tránh dồn chi vào một thời điểm.

Bổ sung khoản dự phòng

Luôn dự trù 5–10% tổng chi phí cho tình huống bất ngờ: hỏng hóc thiết bị, biến động giá, tranh chấp pháp lý. Dự phòng giúp chủ động mà không ảnh hưởng tới hoạt động cốt lõi.

So sánh giữa dự toán và thực tế

Rà soát định kỳ (tháng, quý). Nếu một hạng mục vượt xa dự toán, phân tích nguyên nhân (đơn giá, định mức, quy trình) và thực hiện biện pháp khắc phục. Điều chỉnh dự toán cho giai đoạn tiếp theo để sát thực tế hơn.

8. Những câu hỏi thường gặp về chi phí vận hành doanh nghiệp

Chi phí vận hành doanh nghiệp là gì?

Chi phí vận hành doanh nghiệp là toàn bộ các khoản chi cần thiết để duy trì hoạt động hằng ngày, bao gồm nhân sự, nguyên vật liệu, quản lý, marketing, thuế, bảo hiểm và chi phí tài chính. Đây là yếu tố quyết định sự ổn định và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Các khoản phí nào bắt buộc doanh nghiệp phải chi trả?

Những khoản bắt buộc gồm lương nhân viên, các loại bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế môn bài, thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân của nhân viên. Đây là những chi phí được pháp luật quy định và doanh nghiệp phải tuân thủ.

Có sự khác biệt giữa chi phí vận hành và chi phí đầu tư không?

Có. Chi phí vận hành là chi phí để duy trì hoạt động hằng ngày, thường lặp lại và ngắn hạn. Chi phí đầu tư là khoản bỏ ra để mua sắm tài sản cố định hoặc xây dựng cơ sở vật chất, mang tính dài hạn.

Doanh nghiệp nhỏ có cần lập dự toán chi phí vận hành không?

Có. Doanh nghiệp nhỏ thậm chí càng cần lập dự toán chi phí để tránh thâm hụt dòng tiền. Một kế hoạch ngân sách rõ ràng sẽ giúp chủ doanh nghiệp biết được khoản nào bắt buộc, khoản nào có thể điều chỉnh, từ đó kiểm soát tốt hơn hiệu quả tài chính.

Những chi phí nào thường bị doanh nghiệp bỏ sót?

Một số chi phí ẩn hay bị bỏ qua như: chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới, chi phí cơ hội do bỏ lỡ kinh doanh, hao hụt nguyên vật liệu, bảo trì khẩn cấp máy móc, chi phí pháp lý và xử phạt hành chính.

9. Kết luận

Quản lý tốt các khoản phí khi vận hành doanh nghiệp chính là chìa khóa để duy trì sự ổn định và tăng trưởng bền vững. Nếu chỉ tập trung vào doanh thu mà bỏ qua chi phí, lợi nhuận sẽ sụt giảm nhanh chóng.

Một doanh nghiệp thông minh không chỉ biết liệt kê và tính toán các chi phí bắt buộc mà còn dự đoán được chi phí biến động và chi phí ẩn. Bằng cách áp dụng nguyên tắc dự toán, xây dựng quỹ dự phòng, tối ưu chi phí nhân sự, nguyên vật liệu và marketing, doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả hơn, giảm rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Bài viết này cung cấp cái nhìn toàn diện, từ định nghĩa chi phí vận hành, các loại chi phí phổ biến, tần suất phát sinh, tác động của pháp luật đến nguyên tắc quản lý và tối ưu. Việc áp dụng đúng các kiến thức trên không chỉ giúp doanh nghiệp tồn tại mà còn tạo nền tảng để mở rộng và phát triển lâu dài.