Thay đổi giấy đăng ký kinh doanh: Những điều cần biết

Thay đổi đăng ký doanh nghiệp là quy trình bắt buộc để cập nhật thông tin pháp lý của doanh nghiệp khi có bất kỳ sự thay đổi nào theo quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục này tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính, khi có bất kỳ thay đổi nào về thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Mục lục

Các trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi đăng ký doanh nghiệp đối với công ty vốn Việt Nam

Thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:

Thay đổi tên công ty (tiếng Việt, tiếng nước ngoài, tên viết tắt).
Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (từ TNHH một thành viên sang TNHH hai thành viên trở lên, từ TNHH sang cổ phần, từ doanh nghiệp tư nhân sang công ty TNHH).
Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty.
Cập nhật số điện thoại, fax, email, website của công ty.
Điều chỉnh ngành nghề kinh doanh.
Thay đổi vốn điều lệ (tăng hoặc giảm).
Điều chỉnh cơ cấu vốn của thành viên công ty.
Thay đổi thông tin cổ đông nước ngoài (tên, tỷ lệ góp vốn, thông tin cá nhân như hộ chiếu, hộ khẩu).
Thay đổi người đại diện theo pháp luật, bao gồm chức danh, thông tin cá nhân như chứng minh thư, hộ khẩu, nơi cư trú.
Cập nhật thông tin chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên (nếu là cá nhân hoặc pháp nhân).

Việc thay đổi các thông tin này cần được thực hiện kịp thời để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Khi có sự thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục cập nhật tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Cụ thể:

Thay đổi hoặc bổ sung ngành nghề kinh doanh.
Cập nhật thông tin đăng ký thuế, bao gồm thay đổi người phụ trách kế toán, địa chỉ nhận thông báo thuế.

Đối với công ty có vốn đầu tư nước ngoài:

Công ty có vốn đầu tư nước ngoài phải thực hiện các thủ tục thay đổi thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ đăng ký tương tự như công ty vốn Việt Nam.
Trong trường hợp doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, nếu có các thay đổi liên quan đến ngành nghề kinh doanh, tên công ty, địa chỉ thực hiện dự án, tăng vốn điều lệ, hoặc thay đổi nhà đầu tư, doanh nghiệp phải thực hiện đồng thời thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
Nếu có nhà đầu tư mới tham gia góp vốn hoặc mua cổ phần, công ty còn phải thực hiện thủ tục đăng ký mua phần vốn góp.

Một số thuật ngữ:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là thuật ngữ cũ, hiện nay được gọi là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Tài liệu này khác với Giấy phép kinh doanh, thường được cấp cho công ty có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ hàng hóa.

Các trường hợp không phải nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh:

Thay đổi thông tin cổ đông trong công ty cổ phần hoặc chuyển nhượng cổ phần.
Thay đổi cổ đông sáng lập, ngoại trừ trường hợp chưa thanh toán hoặc thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua.

Trong các trường hợp này, doanh nghiệp chỉ cần hoàn thiện hồ sơ nội bộ mà không cần nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh, tuy nhiên vẫn phải kê khai thuế thu nhập cá nhân do chuyển nhượng cổ phần.

Các trường hợp doanh nghiệp không được thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh:

Doanh nghiệp đã bị thông báo vi phạm và thuộc diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Đang trong quá trình giải thể theo quyết định của doanh nghiệp.
Theo yêu cầu của Tòa án, cơ quan thi hành án, hoặc cơ quan công an.

Tài liệu cần chuẩn bị:

Khi sử dụng dịch vụ của Công ty Luật LTV, khách hàng chỉ cần cung cấp các thông tin và giấy tờ liên quan đến thay đổi. Công ty Luật LTV sẽ thay mặt khách hàng soạn thảo hồ sơ, thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước và nhận kết quả theo đúng nội dung thay đổi.

Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2025

Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh các nội dung trên đăng ký doanh nghiệp tùy theo từng nội dung sẽ được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Quyết toán thuế với cơ quan quản lý thuế tại trụ sở hiện tại
(Công ty chỉ cần thực hiện bước này khi thay đổi trụ sở công ty sang quận hoặc tỉnh khác).

Doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ quyết toán thuế với chi cục thuế hiện tại khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận hoặc tỉnh khác trước khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh. Đây là một điểm mới được áp dụng từ năm 2025.
Sau khi có xác nhận của cơ quan thuế, công ty tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

Luật LTV tư vấn các điều kiện, quy trình, thủ tục pháp lý liên quan đến mỗi nội dung thay đổi.
Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ của Luật LTV, luật sư sẽ soạn thảo hồ sơ và chuyển cho khách hàng ký.
Nếu khách hàng tự nộp hồ sơ, cần chuẩn bị hồ sơ thay đổi tương ứng với nội dung để nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi, lệ phí công bố thông tin

Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ và đóng lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp.

Phương thức nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

Nộp hồ sơ trực tuyến: Tại website Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hiện nay, tại Hà Nội và TP.HCM, 100% hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh đều phải nộp trực tuyến. Kết quả sẽ được gửi về doanh nghiệp qua đường bưu chính.
Nộp hồ sơ trực tiếp: Chỉ một số trường hợp đặc biệt chưa gộp mã số thuế với mã số doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh mới tiếp nhận hồ sơ giấy trực tiếp.

Bước 4: Nhận kết quả thay đổi đăng ký kinh doanh
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thay đổi thông tin doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia và cấp các giấy tờ pháp lý như:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với nội dung thay đổi.
Giấy xác nhận thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Bước 5: Khắc lại dấu công ty
(Công ty chỉ thực hiện bước này nếu có sự thay đổi thông tin con dấu).

Các trường hợp cần thay đổi con dấu bao gồm:

Thay đổi tên Tiếng Việt.
Thay đổi loại hình công ty.
Thay đổi trụ sở khác tỉnh hoặc khác quận (nếu trên dấu vẫn còn địa chỉ quận).

Doanh nghiệp sẽ tự khắc và quản lý con dấu mà không cần thực hiện thủ tục liên quan với cơ quan nhà nước.

Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

Tùy theo từng nội dung thay đổi, hồ sơ sẽ bao gồm các loại giấy tờ khác nhau, chẳng hạn:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Thông báo về thay đổi người đại diện, chủ sở hữu, hoặc bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Danh sách thành viên/cổ đông (đối với công ty TNHH hoặc cổ phần khi thay đổi vốn góp).
Biên bản họp: Của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên về các thay đổi.
Quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên.
Điều lệ công ty trong trường hợp thay đổi chủ sở hữu.

Hướng dẫn chi tiết hồ sơ thay đổi theo từng nội dung cụ thể:

Thay đổi tên công ty: Cần thông báo thay đổi tên, biên bản họp, quyết định của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên, và điều lệ công ty theo tên mới.
Thay đổi địa chỉ công ty: Thông báo thay đổi địa chỉ, biên bản họp, quyết định của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên, và điều lệ công ty theo địa chỉ mới.
Thay đổi người đại diện theo pháp luật: Thông báo thay đổi, giấy tờ pháp lý của cá nhân đại diện mới, biên bản họp, và quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng thành viên (nếu có).
Tăng vốn điều lệ: Thông báo tăng vốn điều lệ, biên bản họp, quyết định của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng thành viên, và điều lệ công ty theo vốn điều lệ mới.
Giảm vốn điều lệ: Doanh nghiệp phải đảm bảo thanh toán đủ các khoản nợ sau khi giảm vốn. Hồ sơ bao gồm thông báo giảm vốn, biên bản họp, báo cáo tài chính gần nhất, và điều lệ công ty theo vốn điều lệ mới.
Thay đổi ngành nghề kinh doanh: Thông báo thay đổi ngành nghề, biên bản họp, quyết định thay đổi ngành nghề, và điều lệ công ty theo ngành nghề mới.

Thẩm quyền thụ lý hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền xử lý và cấp các giấy tờ pháp lý liên quan sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ.

Lưu ý cụ thể đối với mỗi nội dung khi thay đổi đăng ký kinh doanh

Lưu ý khi thay đổi tên công ty

Tên mới của doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác đã đăng ký.
Nếu công ty chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, tên cũ vẫn có thể được giữ lại.
Doanh nghiệp cần đảm bảo các dấu hiệu nhận diện thương hiệu như nhãn hiệu, tên miền phù hợp với tên mới.
Thay đổi tên công ty sẽ kéo theo nhiều thủ tục khác như thay đổi dấu, chữ ký số, biển hiệu, hóa đơn, giấy phép kinh doanh, và Giấy chứng nhận sở hữu tài sản, vì vậy cần cân nhắc kỹ.

Lưu ý khi thay đổi trụ sở chính công ty

Địa chỉ mới phải rõ ràng và có thể liên lạc được qua mọi hình thức. Nếu không, cơ quan thuế có thể khóa mã số doanh nghiệp.
Trụ sở không được đặt tại căn hộ chung cư có chức năng để ở.
Trong quá trình thay đổi trụ sở, doanh nghiệp cần hạn chế phát hành hóa đơn theo địa chỉ cũ để tránh sai sót về thời gian.

Lưu ý khi bổ sung ngành nghề kinh doanh mới

Các ngành nghề cũ chưa áp mã phải được mã hóa theo mã ngành cấp 4.
Ngành nghề bổ sung mới cũng cần áp mã ngành theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg.
Với các ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp phải đáp ứng đủ điều kiện và cấp giấy phép trước khi kinh doanh.

Lưu ý khi thay đổi tăng vốn điều lệ công ty

Doanh nghiệp cần thông báo thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày tăng vốn.
Vốn góp tăng từ tổ chức phải qua chuyển khoản; cá nhân có thể góp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Tăng vốn có thể ảnh hưởng đến mức thuế môn bài, cần kê khai bổ sung.

Lưu ý khi thay đổi giảm vốn điều lệ công ty

Doanh nghiệp chỉ được giảm vốn sau 2 năm hoạt động và chỉ được giảm theo tỷ lệ phần trăm sở hữu.
Cần lưu ý các ngành nghề yêu cầu vốn pháp định.
Cơ quan nhà nước có thể yêu cầu chứng minh việc đã góp đủ vốn.

Lưu ý khi thêm thành viên cho công ty TNHH 1 thành viên

Khi thêm thành viên, công ty phải thực hiện thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
Thành viên mới và cũ cần cung cấp giấy tờ tùy thân còn hạn và được công chứng theo quy định.

Lưu ý khi chuyển nhượng cổ phần

Chuyển nhượng cổ phần không cần thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
Thuế thu nhập cá nhân là 0.1% trên tổng giá trị chuyển nhượng.
Trường hợp tặng cho cổ phần, thuế thu nhập cá nhân là 10%.

Lưu ý khi chuyển nhượng vốn công ty TNHH

Chuyển nhượng vốn cần thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh và kê khai thuế thu nhập cá nhân cho bên chuyển nhượng.
Bên chuyển nhượng cần nộp thuế khi có chênh lệch, dù chuyển nhượng ngang giá nhưng công ty có lãi thì vẫn phải nộp thuế.
Trường hợp tặng cho vốn góp, người được tặng cho phải nộp thuế thu nhập cá nhân là 10%.

Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Doanh nghiệp có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật, ngoài các chức danh chính, có thể chọn các chức danh khác như Phó Giám đốc, Trưởng phòng.
Một người có thể làm đại diện pháp luật cho nhiều công ty, trừ một số trường hợp đặc thù.
Người đại diện cũ hoặc mới có mã số thuế bị treo thì không thể thay đổi hoặc đăng ký đại diện pháp luật.
Nếu người đại diện là người thuê, cần lưu giữ hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm.
Thay đổi người đại diện có thể kèm theo việc thay đổi tài khoản ngân hàng, thông báo đối tác, và làm thủ tục thay đổi các giấy phép con.

Một số thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh

Thông báo với ngân hàng, cơ quan bảo hiểm, cơ quan chức năng liên quan nếu thay đổi các thông tin quan trọng như tên công ty, địa chỉ, hoặc người đại diện.
Thay đổi biển công ty nếu có thay đổi về tên hoặc trụ sở.
Cập nhật thông tin trên chữ ký số, hóa đơn, và Giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện.
Điều chỉnh thông tin trên các giấy phép điều kiện kinh doanh nếu doanh nghiệp có các giấy phép như Giấy phép lữ hành, Giấy phép vận tải, hoặc đăng ký nhãn hiệu.

Hướng dẫn cụ thể các công việc cần thực hiện sau khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp

Thay đổi tên công ty

Đổi dấu pháp nhân.
Làm lại biển hiệu tại trụ sở.
Thông báo cho cơ quan thuế về việc thay đổi trên hóa đơn.
Thực hiện các thủ tục liên quan tại ngân hàng, bảo hiểm.
Thay đổi tên trên các giấy phép con và thông báo với đối tác.

Thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty

Đổi dấu pháp nhân (nếu thay đổi trụ sở khác quận), khắc dấu và công bố mẫu con dấu.
Làm lại biển hiệu tại trụ sở.
Thông báo với cơ quan thuế và các đơn vị liên quan.
Thay đổi trên các giấy phép con có liên quan.

Thay đổi ngành nghề kinh doanh

Đối với ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp chỉ được hoạt động khi đáp ứng đủ điều kiện.
Sửa đổi điều lệ công ty.

Thay đổi vốn điều lệ công ty

Nộp tờ khai và tiền thuế môn bài khi thay đổi mức vốn.
Kê khai trong báo cáo tài chính về thay đổi nguồn vốn chủ sở hữu.
Sửa đổi điều lệ công ty.

Thay đổi cơ cấu sở hữu góp vốn

Cập nhật sổ cổ đông/sổ thành viên.
Sửa đổi điều lệ công ty.
Kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân do chuyển nhượng.

Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng.
Thông báo với đối tác và cơ quan bảo hiểm.
Sửa đổi điều lệ công ty.
Thay đổi thông tin trên các giấy phép con liên quan.

Thay đổi hoặc thành lập địa điểm/chi nhánh/văn phòng đại diện

Đóng thuế môn bài cho địa điểm mới.
Kê khai thuế cho chi nhánh/văn phòng đại diện.
Treo biển tại chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.

Một số câu hỏi khi thay đổi đăng ký kinh doanh

Khi thay đổi có phải quyết toán thuế và phát hành lại hóa đơn VAT không?

Khi thay đổi trụ sở sang quận hoặc tỉnh khác, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận nhưng không cần quyết toán thuế.
Nếu chuyển đổi loại hình doanh nghiệp và bên tiếp nhận kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế, không cần thực hiện quyết toán thuế trước khi chuyển đổi.
Khi thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan thuế để cập nhật thông tin trên hóa đơn đã phát hành.

Khi thay đổi nội dung nào doanh nghiệp cần khắc lại con dấu (mộc) công ty?

Thay đổi tên công ty.
Thay đổi loại hình doanh nghiệp.
Thay đổi trụ sở khác quận hoặc tỉnh (nếu dấu cũ có hiển thị thông tin quận/tỉnh).

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền quyết định số lượng, hình thức, và nội dung con dấu (bao gồm tên công ty và mã số doanh nghiệp). Doanh nghiệp cũng có thể giữ lại con dấu cũ với tên công ty cũ. Từ năm 2025, việc khắc dấu không cần thông báo tới Sở Kế hoạch và Đầu tư như trước đây.

Tra cứu thông tin thay đổi đăng ký kinh doanh ở đâu?

Thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp có thể tra cứu tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: www.dangkykinhdoanh.gov.vn.

Có thể nộp hồ sơ thay đổi qua mạng không?

Việc nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng hiện nay là bắt buộc, không còn nhận hồ sơ trực tiếp. Trừ một số trường hợp doanh nghiệp thành lập đã lâu nhưng chưa gộp mã số thuế, phải nộp trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Thời gian thay đổi đăng ký kinh doanh mất bao lâu?

Thời gian xử lý hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh là 03 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ được nộp.

Lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh công ty như thế nào?

Lệ phí thay đổi công ty là miễn phí. Doanh nghiệp chỉ cần đóng phí công bố thông tin thay đổi trên cổng thông tin quốc gia: 100.000 VND và phí thay đổi con dấu (nếu có): 200.000 VND.

Dịch vụ của Công ty Luật LTV về thay đổi đăng ký kinh doanh

Tư vấn, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thay đổi tên công ty.
Thực hiện các thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở.
Tư vấn và hỗ trợ thay đổi vốn điều lệ.
Tư vấn và thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Thực hiện thay đổi ngành nghề kinh doanh.
Hỗ trợ chuyển nhượng vốn và thay đổi tỷ lệ sở hữu trong công ty.
Tư vấn các thủ tục sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh.
Đăng ký tài khoản doanh nghiệp với Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Hỗ trợ thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành.
Xác nhận nghĩa vụ thuế khi thay đổi trụ sở khác quận hoặc tỉnh.
Tư vấn các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Nếu quý khách hàng có nhu cầu thay đổi đăng ký kinh doanh, xin vui lòng liên hệ với Công ty Luật LTV để được hỗ trợ tốt nhất!